Делопроизводство – это деятельность, которая охватывает организацию работы с документами и документирование.
Сущностная характеристика кадрового делопроизводства в ДОУ
Основными целями кадрового делопроизводства в ДОУ являются:
- Уменьшение имеющихся информационных потоков до оптимального минимума.
- Обеспечение удешевления и упрощения процессов по сборке, обработке и передачи кадровой информации.
Установленная государством система кадрового делопроизводства определяет единые требования к организации работы с документами учреждений и к документированию в общем. Соответственно, организация кадрового делопроизводства в ДОУ, ориентируется на государственные требования и стандарты.
Организация кадрового делопроизводства в ДОУ регламентируется следующими документами:
- ФЗ «Об образовании».
- Письмом Министерства образования РФ «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в России».
- Положением о порядке лицензирования образовательных организаций.
В ведение кадрового делопроизводства ДОУ выделяют следующие типы документов:
- Информационно-справочная документация – представлена документами, которые включают в себя информацию побуждающие к выполнению определенных действий или к принятию мер.
- Организационная документация – включает в себя документы, которые регламентируют структуру, цель, задачи и функции ДОУ, порядок организации его деятельности, а также права, ответственность и обязанности сотрудников ДОУ и его руководителя.
- Распорядительная документация – представляет собой документы, которые издает руководитель ДОУ, они включают в себя информацию, обязательную к исполнению сотрудниками.
- Документация по личному составу – представлена личными делами сотрудников ДОУ.
Лицами, ответственными за хранение документации в ДОУ являются: руководители подразделений (старший воспитатель, методист, старшая медицинская сестра, заместитель заведующего по хозяйственной части). Вся документация, должна быть оформлена в соответствии с установленными требованиями делопроизводства в конкретном ДОУ.
Особенности оформления некоторой документации в ДОУ
Заявление – это официальное письменное обращение сотрудника ДОУ по определенному вопросу к руководству ДОУ.
Заявление оформляется в соответствии с принятыми нормами: на белом листе бумаги формата А4, синей или черной пастой, либо набирается в печатном виде. Основные разделы заявления: «шапка» (включает в себя информацию кому и от кого подается заявление), основная часть (содержит непосредственно обращение, требование или просьбу, которую необходимо описать подробно), подпись заявителя и дату.
Докладная записка – это документ, который адресован руководителю ДОУ, содержит изложение определенного вопроса с предложениями и выводами. ]
Основной целью докладной записки является необходимость поставить руководителя ДОУ в известность по каким-либо событиям или фактам. Требования к оформлению схожи с требованиями к заявлению Разница состоит лишь в том, что основная часть делится на две части. Первая часть – это изложение события или факта, которые послужили поводом для составления записки, вторая часть – это личные выводы и предложения докладчика, которые, по его мнению, руководство должно принять во внимание.
Докладные записки могут быть двух видов:
- внутренние – составляются сотрудником ДОУ и подаются на рассмотрение руководителю ДОУ;
- внешние – составляются сотрудником ДОУ, подписываются руководителем ДОУ и подаются на рассмотрение в вышестоящие органы.
Объяснительная записка – составляется по различным трудовым и производственным правоотношениям.
Объяснительная записка составляется в произвольной форме. Ее содержание должно включать в себя объяснение сотрудником тех фактов, которые привели к определенным нарушениям.
Протокол – это документ, который фиксирует ход собрания, совещания или заседания, на которых рассматриваются и решаются разнообразные вопросы и принимаются решения.
Протокол ведет во время заседания секретарь, который кратко записывает выступления всех участников. При оформлении протокола учитывают следующие требования:
- обязательно указывается дата проведения собрания и его порядковый номер с начала года;
- указывается коллегиальный орган, председатель и секретарь;
- повестка дня, в которой описываются вопросы, подлежащие рассмотрению;
- перечень присутствующих (общее количество);
- основная часть, которая содержит информацию о том, кто выступал, по какому вопросу, что решили (постановили);
- приложения – могут содержать тексты выступлений всех участников.
Протокол подписывается руководителем ДОУ и секретарем. Они относятся к важным документам и поэтому подлежат хранению в течение 10 лет.
Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает наличие у сотрудника общего, непрерывного и специального стажа работы, в соответствии со ст. 66 Трудового Кодекса РФ.
Трудовая книжка заводится на каждого впервые поступающего сотрудника в его присутствии. Хранение осуществляет лицо, которое ведет в ДОУ документацию по сотрудникам. В трудовую книжку вносится официальная информация (данные сотрудника в соответствии с паспортом, занимаемая должность и т.д.). Прием на работу без трудовой книжки – запрещен.
Личная карточка – это основной документ по учету сотрудников ДОУ.
Личные карточки заводятся на всех сотрудников ДОУ, вне зависимости от того, принят сотрудник на определенное время (на летний период, на время декретного отпуска и т.д.) или же принят на постоянную работу. Все записи в личной карточке делаются на основании официальных документов, которые представляет сотрудник (паспорт, трудовая книжка, документы об образовании и т.д.).
Личное дело сотрудника ДОУ – это совокупность документов, которые содержат сведения о конкретном сотруднике.
Личные дела заводятся на всех сотрудников ДОУ, они оформляются делопроизводителем после того как издан приказ о приеме сотрудника на работу. Личное дело включает в себя совокупность документов (анкета, автобиография, ИНН, трудовой договор и т.д.)
