Понятие корпоративного документооборота
Корпоративный документооборот представляет собой документооборот внутри корпорации.
Документооборот – это процесс движения документов, начиная с момента их формирования либо получения и заканчивая моментом их исполнения, завершения или отправки.
Таким образом, в основе корпоративного документооборота лежит организация процесса движения документов. Сами же документы делятся на три базовых вида (рисунок 1).
Рисунок 1. Основные виды документов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Первые поступают в корпорацию из вне, вторые, наоборот, отправляются во внешнюю среду, а третьи - создаются внутри корпорации и не выходят за ее пределы.
Поимо этого корпоративные документы могут быть организационного, распорядительного, нормативного или финансового характера. Все они имеют свои функции и особенности. Их движение, передача и обработка лежат в основе построения корпоративных систем управления документами.
Основными принципами корпоративного документооборота являются:
- четкость организации движения корпоративных документов;
- однократность пребывания;
- оперативность обработки;
- согласованность.
Сам по себе процесс корпоративного документооборота предполагает необходимость последовательного прохождения ряда этапов, включая прием, обработку, регистрацию, распределение корреспонденции, передачу и доставку документов, учет объема документов и контроль за их исполнением.
Корпоративный документооборот принято считать одним из важнейших звеньев организации делопроизводства в компании. Благодаря ему определяются не только инстанции движения документов, но и сама скорость их движения.
Играя огромную роль в деятельности корпоративных структур, документооборот выступает в качестве информационного обеспечения деятельности управленческого аппарата компании. Он же обеспечивает ее документирование, а также хранение и использование ранее созданных документов.
В основе организации документооборота корпорации лежит построение соответствующих систем движения документов. Рассмотрим их эволюцию более подробно.
Эволюция систем корпоративного документооборота
Изначально, на первых порах развития института корпоративной собственности (еще до появления персональных компьютеров и сети Интернет), корпоративный документооборот осуществлялся посредством бумажных носителей. Процесс его организации был весьма длительным и труд затратным. Однако вместе с развитием информационных технологий сфера документооборота претерпела существенные изменения и была автоматизирована.
Начало использования ЭВМ в корпоративном секторе было зафиксировано в конце 1960-х – начале 1970-х гг. В то время автоматизация документооборота использовалась в основном для организации процедур контроли исполнения документов, а также при заполнении регистрационных карточек и ведения электронной картотеки.
Спустя десятилетие свое распространение получило использование электронной почты с редактором документов, позволяющим не только создавать электронные документы, но и отправлять их по электронной почте.
В середине 1980-х гг. появились первые системы, автоматизирующие хранение электронных документов. Бумажные документы при помощи специальных устройств подвергались сканированию. В результате пользователи стали иметь дело с цифровыми копиями, отличающимися более высокой доступностью и удобством хранения и использования.
В начале 1990-х гг. на первый план стало выходить ответственное выполнения сотрудниками корпоративных структур порученных им работ. В связи с этим появилась новая технология «work flow», основанная на управлении потоками работ. Основными особенностями таких систем стали:
- рассмотрение документов в качестве лишь одного из множества типов данных наряду с аудио, видео и графикой;
- выделение в автоматизирующих системах бизнес-заданий и бизнес-процессов, для своего исполнения требующих своевременной поставки необходимых документов.
Для решения поставленных задач стали использовать специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (сокращенно – СУЭД). Позднее они были переквалифицированы в информационные системы управления документами (ИСУД). В общем виде их разновидности представлены на рисунке 2.
Рисунок 2. Разновидности ИСУД. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
В последующие годы корпоративные информационные системы управления документами активно развивались, расширялись и дополнялись. Их функционал увеличивался, а число пользователей – неуклонно росло. Рассмотрим современные электронные системы корпоративного документооборота более подробно.
Электронные системы корпоративного документооборота
Современные электронные системы документооборота являются мощным средством автоматизации процессов управления документами и их оборотом. В их основе лежит соответствующее программное обеспечение, нередко интегрированное в общую информационную систему управления корпорацией.
Основными преимуществами их использования являются:
- высокая степень производительности;
- интегрируемость в другие управленческие системы;
- масштабируемость;
- гибкость и возможность подстройки под запросы конкретных пользователей и пр.
Считается, что использование подобных систем позволяет с одной стороны обеспечить эффективный учет и контроль бизнес-процессов корпорации, а с другой – оперативное и эффективно управлять корпоративными документами и маршрутами их движения.
Основной целью разработки, внедрения и использования электронных систем корпоративного документооборота выступает оптимизация и ускорение корпоративного документооборота, а также обеспечение эффективного контроля за исполнением документов.
Как показывает практика, чаще всего такие системы разрабатываются сторонними фирмами - профессиональными игроками рынка программных продуктов для бизнеса. В России одним из наиболее известных разработчиков систем электронного документооборота является компания «1С».
