Жизненный цикл - это совокупность последовательных этапов реализации программы проекта, осуществление которых приводит к достижению поставленных целей программы.
Как правило, полный жизненный цикл программы проекта состоит из последовательности следующих этапов:
- Обоснование программы.
- Определение программы.
- Запуск программы.
- Исполнение программы и получение результатов (выгод).
- Завершение программы.
Первый этап жизненного цикла программы
Жизненный цикл программы проектов традиционно начинается с того, что анализируется ее осуществимость, а она сама получает соответствующее обоснование. Указанное совершают для того, чтобы обеспечить поддержку и одобрение программы.
Обычно цели развития бизнеса диктуют необходимость реализации программы. В связи с этим программа получает краткое описание, в котором указываются стратегические цели и ожидаемые результаты (выгоды).
Следует сказать, что первый этап жизненного цикла направлен на обоснование потребности в реализации всей программы, а не отдельных проектов. С этой целью совершают ряд действий. В частности, определяют цели программы, которые должны соответствовать стратегическим целям компании.
Идентифицируют ключевые заинтересованные стороны, которые будут принимать участие в процессе одобрения программы. Требуется определить, что они ожидают и в чем заключаются их интересы.
Осуществимость и необходимость программы могут быть продемонстрированы посредством, так называемого, бизнес-кейса (конкретной деловой ситуации). Именно на этой основе находит себе подтверждение стратегическая ценность бизнес-изменения, осуществить которое предложено через программу проектов.
У программы должны быть устав, который подлежит согласованию и утверждению ключевыми заинтересованными сторонами. В соответствии с уставом утверждение совета управления программой и назначение ее руководителя.
На первом этапе еще разрабатывают план запуска программы (т.е. план осуществления третьего этапа).
Основными факторами одобрения (отклонения) программы являются стратегическое соответствие целей, ожидаемые выгоды, бюджет, доступность ресурсов, риски. Решение об одобрении (отклонении) программы принимается на уровне того структурного подразделения (должностного лица), на которого в компании возложена ответственность за принятие стратегических решений.
Второй и третий этапы жизненного цикла программы
Следующий этап жизненного цикла программы проектов предполагает ее определение. Оно нацелено на то, чтобы был создан план управления программой, согласованный с ключевыми заинтересованными сторонами.
В рамках второго этапа совершают следующие действия:
- уточняют, что миссия, видение, ценности программы соответствуют целям компании;
- дополнительно прорабатывают и оценивают экономическую и техническую осуществимость программы;
- разрабатывают стратегическую карту реализации программы, в которой находят отражение основные вехи и укрупненный бюджет;
- составляют структуру программы и определяют ее основные компоненты (речь идет про проекты, процессы, мероприятия);
- предварительно формируют команду управления программой.
Запуск программы происходит на третьем этапе ее жизненного цикла. Исполнение программы и проектов, которые входят в ее состав, должны поддерживаться специально созданной инфраструктурой.
Это, в частности, означает, что должна быть окончательно сформирована команда программы, а также офис управления ею. Требуется создание системы руководства программой, которая бы функционировала с учетом соответствующих процедур одобрения и отчетности. Еще должны быть сформулированы процедур мониторинга и контроля проектов, программы, выгод.
Важными направлениями работы по запуску программы проектов являются поставка оборудования, создание информационных и коммуникационных систем, создание программы технической инфраструктуры.
Четвертый этап жизненного цикла программы
Исполнение программы и достижение выгод составляют суть четвертого этапа жизненного цикла. Он заключается, во-первых, в инициации проектов, которые входят в состав программы, во-вторых, в координации целей для достижения ожидаемых выгод.
Этот этап может длиться неопределенно долго, поскольку он является итеративным, т.е. работы повторяются столько раз, сколько это необходимо. В результате происходит постепенное накопление выгод (положительных результатов).
Работами четвертого этапа являются:
- формирование в рамках программы структуры проектов;
- создание организационных структур исполнения проектов
- запуск процессов контроля исполнения проектов;
- обеспечение методологии управления проектами;
- выявление рисков и управление ими;
- ведение коммуникаций с участниками и др.
Пятый этап жизненного цикла программы
Жизненный цикл программы оканчивается этапом ее завершения. Оно означает выполнение процедур, которые необходимы для закрытия программы. Такой процедурой, например, является обсуждение выгод с участниками программы.
Команда программы после ее завершения распускается. Точнее говоря, члены команды переводятся на другие работы.
Происходит демонтаж инфраструктуры. Оставшиеся ресурсы (оборудование) тоже должны быть переведены для того, чтобы они могли быть использованы в дальнейшем.
Обязательной процедурой является подготовка отчетных документов, в ходе осуществления которой анализируются извлеченные уроки (недостатки и примеры лучшего опыта). Происходит отбор необходимой информации и ее сохранение в базе данных компании. Это облегчит реализацию подобных программ проектов в будущем.
Таким образом, реализация программы проекта может быть рассмотрена при помощи такой категории, как жизненный цикл, в котором систематизируется поэтапное выполнение работ.
