Выравнивание ресурсов - это часть управления проектом, которая заключается в устранении диспропорций в распределении ресурсов между требующими выполнения проектными работами.
Общее представление о выравнивании ресурсов проекта
Нередкой во многих современных проектов возникает проблема выравнивания ресурсов. Она, как правило, появляется в случае выполнения либо большого числа проектов, либо проектов, которые характеризуются длительностью выполнения и необходимостью использования значительного объема ресурсов (в данном случае речь в основном идет про мультипроекты, программы, портфели).
В контексте выравнивания ресурсы рассматриваются с точки зрения широкого понимания - денежные средства, сотрудники, здания и помещения, организационные возможности, производственные мощности и т. д. Если для одиночного проекта обычным является постоянство ресурсов в течение всего его жизненного цикла (за исключением, разве что, короткого стартового периода), то программам присуща возможность сильного изменения характера и объемов ресурсов.
Специалисты сейчас не решаются предлагать способ выравнивания ресурсов, который стал бы универсальным для всех программ. Конечно, разработаны методы решения сложных оптимизационных задач, но их применение возможно только при использовании мощного математического аппарата и только после трудоемкого построения соответствующей модели. В связи с этим предлагается для каждой программы конструировать специальную методику оптимального использования ресурсов, что потребует меньше затрат времени и денег, чем освоение универсальных методов.
Таким образом, проблема выравнивания ресурсов проекта может быть решена различными способами, выбор конкретного из них обуславливается контекстом решаемых задач и окружающих условий.
Выравнивание загрузки персонала проекта
Чаще всего проблема выравнивания ресурсов в проекте представляет собой проблему оптимального использования персонала, т. е. объектом выравнивания является загрузка персонала. Обычно данная проблема возникает у тех компаний, которые занимаются одновременной реализацией сразу нескольких проектов. По этой причине специалистов вынуждены задействовать сразу в нескольких проектах. Если управление загрузкой персонала в подобной компании не осуществляется, то скорее всего одни сотрудники окажутся перегруженными, а другие - недогруженными.
Для решения проблемы выравнивания загрузки персонала проекта в настоящее время, прежде всего, практикуется тотальное почасовое управление персоналом. В соответствии с ним работники планируют каждый рабочий час и отчитываются за каждый час. В целях распространения и внедрения подобного способа управления персоналом было разработано множество электронных программ, способных вести учет проектам разного масштаба.
Основанием почасового управления персоналом является корпоративная культура. Кроме того, в рамках его внедрения у компании должны быть разработаны собственные почасовые нормативы, например, время, которое уходит на написание одной страницы отчета, на составление бизнес-плана, на разработку одного чертежа формата А3 и т.д.
Тем компаниям, которые еще не перешли к почасовому управлению персоналом или только начали внедрять у себя данный способ, рекомендуется временно воспользоваться более простыми способами выравнивания:
- применение метода «один проект - один специалист»;
- применение метода «несколько проектов - одна штатная группа»;
- привлечение специалистов по аутсорсингу.
Согласно методу «один проект - один специалист», управление каждым проектом осуществляется своей командой. При этом в качестве обязательного условия выдвигается запрет на участие членов этой команды в управлении другими проектами.
Применение указанного метода сопряжено с затратами на «излишний», дополнительный персонал. Однако эти затраты вполне себя окупают, если учесть, какие убытки могут возникнуть в результате проектных кризисов (срывов проектов).
Метод «несколько проектов - одна штатная группа» считается промежуточным способом выравнивания загрузки персонала. В соответствии с ним создается штатная группа в количестве 5-15 человек, которой поручается одновременное ведение сразу нескольких проектов. В группе имеет место постоянное подчинение всех работников руководителю группы, что позволяет предотвратить возникновение проблем, которые присущи матричному управлению.
Благодаря специалистам, привлеченным по аутсорсингу, компания может переложить на них «излишнюю» нагрузку ряда штатных специалистов. Кроме того, можно полностью поручить реализацию проекта сторонней подрядной организации, которая уже имеет опыт подобной работы и способна избежать проблемы неравномерного распределения нагрузки между сотрудниками.
Выравнивание загрузки персонала проекта также стоит рассматривать в контексте соответствия имеющихся у сотрудников компетенций возлагаемым на них обязательств. Если не обеспечить данного соответствия, то уровень качества выполнения проектных работ будет низким, что поставит под угрозу достижение поставленных целей. Подобную ситуацию можно разрешить либо через подбор соответствующего персонала, либо через отправку сотрудников на дополнительное обучение.
Таким образом, в процессе управления проектом менеджерам нередко приходится решать проблему выравнивания ресурсов. Она, как правило, возникает из-за того, что компания реализует несколько проектов одновременно или некие масштабные проекты. Зачастую данная проблема представляется в виде необходимости оптимизации использования персонала (оптимального распределения нагрузки между сотрудниками). Чтобы решить эту проблему, нужно использовать специальные методы с учетом специфики компании и реализуемого проекта.
