Аудит - это способ оценивания системы менеджмента качества путем систематического, независимого и документированного получения связанной с определенными критериями количественной и качественной информации.
Общие сведения об аудите системы менеджмента качества
К системе менеджмента качества (далее СМК) предъявляют определенные требования. Для того чтобы определить степень их выполнения, принято проводить, так называемые аудиты (проверки). Они представляют собой систематический, независимый и документированный процесс получения информации, которая связана с критериями аудита. Эта информация, которая может быть количественной и качественной, называется свидетельствами аудита.
Полученная информация подлежит объективному оцениванию. Целью данной работы является установление степени выполнения согласованных критериев аудита. Речь идет про политику, процедуры, требования.
Аудит проводится группой аудиторов (компетентных, т. е. способных применять свои знания и навыки, лиц). По результатам аудита они предоставляют выходные данные, оформленные в виде заключения.
Различают два вида аудита - внутренний и внешний. Внутренний аудит проводится самим предприятием для внутренних целей (так, результаты внутреннего аудита могут использоваться предприятием для заявления о своем соответствии). Внешний аудит проводится как клиентами предприятия (или другими лицами от их имени), так внешними независимыми аккредитованными организациями, которые проводят сертификацию.
Основы внутреннего аудита СМК
Проведение внутренних аудитов обусловлено внедрением системы менеджмента качества на предприятия и желанием руководства оценить ситуацию на предприятии с точки зрения качества в силу следующих причин:
- выявление и устранение недочетов перед проведением внешней проверки предприятия;
- реализация на предприятии программы всеобщего управления качеством, что требует соответствующего наблюдения за ситуацией;
- получение выгоды от публичного признания высокого качества продукции и др.
Внутренний аудит является результативным и надежным методом поддержания системы менеджмента качества. Это связано с соблюдением ряда принципов и, в частности, принципа беспристрастности, который подразумевает представление правдивых и точных отчетов, составляемых на основе объективных и тщательно отобранных сведений.
Привлекаемые аудиторы должны быть в свой деятельности независимыми, свободными от предубеждений и конфликтов интересов, профессионально осмотрительными. Их поведение должно быть этичным, что проявляется в ответственности, неподкупности, умении хранить тайну, осмотрительности.
Аудит должен проводиться в соответствии с программой аудита. В ней запланировано проведение нескольких аудитов на конкретный период времени, которые преследуют конкретную цель. Таким образом, программа аудита позволяет аудируемому предприятию определить результативность системы менеджмента качества, поскольку показатели ее деятельности отслеживаются и оцениваются во времени.
Содержание внутреннего аудита СМК
В соответствии с действующими национальными и международными стандартами типовые действия при проведении внутреннего аудита представляют собой следующие последовательно выполняемые операции:
- Организация проведения внутреннего аудита.
- Подготовка к проведению внутреннего аудита на месте.
- Проведение внутреннего аудита на месте.
- Составление и отправка отчета по внутреннему аудиту.
- Завершение внутреннего аудита.
- Принятие мер по результатам внутреннего аудита (в случае необходимости).
Первый этап начинается с установления первоначального контакта группы аудиторов с проверяемыми сотрудниками предприятия. Это предполагает установление связи и каналов для передачи информации, предоставление необходимой информации, получение разрешений (согласование и т.д.). Затем определяют возможность проведения аудита. Речь идет про оценку достаточности информации, времени и ресурсов, а также про наличие содействия и сотрудничества со стороны проверяемых лиц.
При подготовке к проведению аудита, как правило, анализируют имеющуюся документацию и подготавливают необходимые рабочие документы. Важным мероприятием является планирование (составление и утверждение плана) аудита. Оно позволяет заблаговременно распределить работы между аудиторами внутри группы.
Непосредственному проведению внутреннего аудита предшествует проведение предварительного совещания. После него начинается основная деятельность. В частности, производят анализ документов, сбор, верификацию и обмен информацией. При работе группы аудиторов могут присутствовать наблюдатели и сопровождающие лица, способные на оказание квалифицированной помощи. Ближе к окончанию работ формируют выводы аудита, которые впоследствии используются во время подготовки заключения. Завершающим действием на данном этапе является проведение заключительного совещания.
За подготовку и содержание отчета по аудиту ответственность несет руководитель группы аудиторов. В этом документе нужно отразить такие аспекты внутреннего аудита, как цель, область, заказчика, группу аудиторов, дату и место проведения, критерии, выводы, заключение. Отчет должен быть подготовлен и представлен проверяемой организации в согласованные сроки.
Аудит считается завершенным, если все процедуры, которые предусмотрены планом аудита, выполнены и утвержденный отчет по результатам аудита разослан. Из тех наблюдений и выводов, которые были получены при проведении внутреннего аудита, предприятию нужно извлекать необходимые уроки и в дальнейшем включать соответствующие действия в процесс постоянного улучшения своей системы менеджмента качества.
