Управление работами по проекту

Работа по проекту и ее параметры

Любой проект представляет собой деятельность по выполнению множества взаимосвязанных работ. Каждая работа проекта по отдельности, в свою очередь, представлена совокупностью взаимосвязанных действий, которые направлены на достижение желаемого (запланированного) результата. Причем этот результат должен быть достигнут за намеченный (заданный) интервал времени, т. е. к определенному сроку.

Работа как составная часть проекта также может быть охарактеризована следующими основными параметрами:

• сроки выполнения работ;
• объем работ;
• бюджет, утвержденный в отношении работ;
• ресурсы, необходимые для выполнения работ;
• риск невыполнения или ненадлежащего выполнения работ и др.

Важнейшей характеристикой работы проекта является ее объем. Для того чтобы охарактеризовать объем работы, обычно использует несколько различных показателей - стоимости, продолжительности, трудоемкости и др. Это связано с тем, что именно объем предопределяет, сколько времени понадобиться для выполнения работы, сколько и каких ресурсов она потребует, какими будут условия ее выполнения и др.

Одним из выражений объема работы является ее продолжительность. Она характеризуется сроками начала работы, которое может быть ранним или поздним, и сроками окончания работы, которое тоже может быть ранним или поздним. Точные значения указанных временных параметров определяется в момент составления (расчета) расписания / календарного графика.

В целях управления работой по проекту необходимо запланировать в ее отношении потребность в ресурсах. Она определяется на основании номенклатуры требуемых ресурсов и их необходимого количества. Информация об этом может быть получена из нормативных показателей, из структуры разбиения работ, из содержания работ, из целей проекта.

В некоторых ситуациях оценка потребности в конкретных ресурсах на работу оказывается нецелесообразной или трудно выполнимой. Это, например, касается потребности в выполнении административных работ, в оказании услуг и т. п. Тогда планируемая стоимость проектных работ может быть определена через применение одного из следующих способов:

• использование установленных нормативов на анализируемые виды работ;
• учет условий договоров, которые были заключены в целях реализации проекта;
• получение оценок от приглашенных экспертов;
• учет предыдущего опыта выполнения подобных работ ранее.

Показатели продолжительности работы, планируемой потребности в ресурсах и планируемой стоимости взаимосвязаны друг с другом. Это означает, что изменение одного из этих показателей станет причиной для изменения остальных показателей.

Еще одним важным параметром работ по проекту является риск их невыполнения. Риск - это вероятностная категория, которая сообщает о том, насколько возможным является наступление тех или иных событий и насколько масштабными (значимыми) могут оказаться последствия их наступления.

Оценка рисков проводится для того, чтобы на стадии планирования сделать выбор, как правило, в пользу выполнения менее рискованных работ, а также предпринять ряд мер, которые призваны снизить вероятность воздействия на проект негативных факторов и уменьшить тяжесть их последствий.

Сущность управления работами по проекту

Управление работами по проекту, как и любая другая управленческая деятельность, состоит из нескольких традиционных функций управления. Речь идет про планирование, прогнозирование, организацию, координацию, учет, анализ, контроль, мотивацию и др.

Для достижения целей проекта необходимо осуществить идентификацию и документальное оформление действий, из которых состоят работы по проекту. В этом состоит суть определения проектных работ. Оно выполняется на этапе планирования проекта, когда устанавливается, что нужно сделать для достижения поставленных целей и получения желаемых результатов.

При этом важно заранее знать, в каких условиях придется выполнять работы по проекту. Подобная задача решается по итогам прогнозирования.

Организация и координация работ по проекту состоит в назначении ответственных исполнителей по каждой работе, в наделении их соответствующими полномочиями, в установлении точной последовательности и конкретных дат выполнения проектных работ и др. Результаты выполнения работ по проекту подлежат учету, т. е. документальному оформлению, как правило, в виде соответствующих отчетов.

Составленные отчеты в дальнейшем изучаются на предмет того, как эффективно были использованы выделенные ресурсы, были ли допущены какие-нибудь нарушения и ошибки или нет и т. д. На основе результатов анализа в рамках контрольной деятельности предусматривается совершение соответствующих корректирующих действий, которые призваны устранить отклонение фактического состояния дел от запланированного (т. е. желаемого).

Поскольку работы по проекту выполняют люди, важно принимать меры, связанные с их стимулированием и мотивированием к труду. Чаще всего, это подразумевает демонстрацию исполнителем того, как результаты их труда влияют на общий итог реализации проекта, насколько они значимы. Следовательно, они должны получить соответствующее вознаграждение.

Таким образом, работы по проекту - это важное направление работы для управленческого персонала проекта. Непосредственная реализация проекта заключается именно в выполнении отдельных работ, поэтому важно своевременно принять все меры, направленные на полное обеспечение проектных работ всеми необходимыми условиями.