Управление коммуникациями проекта - это совокупность управленческих процессов по сбору, обработке, сохранению и распространению информации в целях успешной реализации проекта.
Понятие и значение управления коммуникациями проекта
Значительная часть времени менеджеров проекта уходит на передачу различных сообщений другим участникам проекта: команде проекта, вышестоящим менеджерам, внешним заинтересованным сторонам и др. Следовательно, одним из главных факторов успеха проекта является быстрое выделение и обработка менеджером нужной информации. Поэтому необходимым является осуществление управления коммуникациями проекта.
Управление коммуникациями проекта представляет собой одно из направлений управленческой деятельности руководителей проекта, которое направлено на обеспечение сбора, формирования, обработки, хранения, передачи информации, полезной с точки зрения успешной реализации проекта. Управление коммуникациями является обязательной составной частью проектного управления, поскольку оно выступает как значимый фактор достижения поставленных целей.
Именно в рамках управления коммуникациями выбирают правильный способ передачи информации каждому участнику проекта и целым группам. Непосредственно от решения этой задачи зависит своевременное получение каждым человеком в организации всей значимой информации (новых заданий, идей, иных изменений).
Если между участниками установлен эффективный информационный обмен, что предполагает своевременную передачу достоверной и достаточной (т. е. полной, но при этом не избыточной) нужной информации, то они правильнее и полнее понимают текущую ситуацию и стоящую перед ними задачи. Искажение же информации является причиной неэффективного управления проектами, что, в частности, найдет отражение в срыве всего проекта.
Задачи управления коммуникациями проекта
Настоящим вызовом для менеджера, ответственного за управление коммуникациями проекта, является решение задачи по обеспечению успешного взаимодействия между исполнителями проекта, которые представляют разные подразделения и, возможно, различные компании. Поскольку они ранее никогда не встречались, между ними могут возникнуть коммуникационные барьеры, соответственно, требующие преодоления.
Кроме того, в процессе выполнения работ по проекту дополнительно могут встречаться следующие коммуникационные барьеры:
- отправитель и получатель сообщений с территориальной и временной точки зрения удалены друг от друга (например, находятся в разных офисах, в разных регионах, в разных странах);
- информация искажается и скрывается (прежде всего, информация об ошибках);
- отчетность и взаимодействие подлежат недостаточной или, наоборот, избыточной формализации;
- актуальные документы по проекту могут оказаться недоступными, в частности, из-за отсутствия четких, согласованных каналов общения;
- содержание информации искажается из-за формулирования ее получателем собственных субъективных предположений;
- получатели информации зачастую эмоционально ее воспринимают (особенно при личном общении);
- информация предоставляется ограниченной или умышленной искаженной в силу наличия у участников скрытых мотивов, личных конфликтов друг с другом, политических игр и т. п.
Следовательно, управление коммуникациями призвано, в первую очередь, преодолеть перечисленные выше коммуникационные барьеры. Это станет одним из эффективных способов повышения эффективности всего проекта.
Принципы управления коммуникациями проекта
Для того чтобы управлять коммуникациями, менеджер должен обладать специальными знаниями и навыками, а также и умениями их применить в контексте проектного управления. Прежде всего, нужно осознавать, как взаимодействуют друг с другом отправители и получатели информации по путям как прямой, так и обратной связи.
Также менеджерам нужно сделать правильный выбор в пользу того или иного средства коммуникации (в частности, связь может быть установлена письменно или устно, общение может вестись формально или неформально и т. д.). Помимо того, требуется определиться с подходящем стилем взаимодействия (речь идет про выбор активного или пассивного залога, про формирование определенной структуры предложения, про подбор нужных слов и т. д.).
Еще одна задача менеджера, который уполномочен на управление коммуникациями проекта, состоит в выборе методов презентации. Ее одной из главных форм является язык тела. При необходимости могут быть разработаны, изготовлены и распространены среди целевой аудитории наглядные материалы. Важно заранее детально подготовить актуальную повестку дня, а при возникновении конфликтов в коллективе - соответствующим образом регулировать их.
Как правило, управление коммуникациями менеджеры осуществляют через выполнение следующих процессов:
- Планирование коммуникаций - оно заключается в определении потребностей участников проекта в информации и взаимодействии.
- Сбор и распространение информации - эти процессы направлены на своевременное обеспечение участников проекта необходимой информацией.
- Составление отчетности об исполнении работ и проекта в целом - она представляет информацию о содержании, расписании, издержках и качестве проекта.
В настоящее время управление коммуникациями проекта осуществляется в условиях значительно улучшившихся средств передачи информации благодаря современным технологиям. Сейчас средства постоянного общения обеспечиваются за счет множества различных технических новшеств (таких как Интернет, смартфоны, иные технологии передачи данных, голосовых и видео сообщений).
Таким образом, неотъемлемой частью современного проектного управления является управление коммуникациями. Оно призвано обеспечить непрерывный и оперативный информационный обмен как между участниками проекта, так и с представителями внешней среды.
