Информация для принятия управленческих решений
Анализ информации при принятии управленческих решений – это исследование путем разложения на составляющие совокупности сведений, применяемых в процессе принятия управленческих решений.
Сам термин «информация», несмотря на широчайшее употребление, не имеет общепризнанного определения. Информация, используемая при принятии управленческих решений, состоит из множества разнородных фактов и предположений, полученных разными способами из разных источников, влияющих на восприятие принимающим решения лицом степени и содержания неопределенности. Ключевым свойством такой информации является способность вызвать изменения. Получив какие-то сведения, принимающее решение лицо начинает вести себя по-другому, может склониться к выбору другой альтернативы (по сравнению с предпочитаемой до получения информации) или запросить дополнительные сведения.
Информация, используемая при принятии управленческих решений, бывает разных типов:
- факт,
- прогноз,
- оценка,
- обобщенная связь,
- слухи.
Фактом называют событие или условие, соблюдаемое напрямую.
Факты представляют собой простейшую разновидность информации.
Оценки характеризуются тем, что базируются на статистических приемах или на умозаключениях, а не на прямом подсчете или наблюдении.
Отличия оценок от действительных фактов обусловлены двумя причинами:
- оценки базируются на выборке, поэтому на них влияют ошибки выборки. Увеличение размера выборки и повышение ее репрезентативности снижает влияние этой ошибки,
- оценки базируются не на непосредственном наблюдении, поэтому на них влияет ошибка измерения. Более точные методы измерения уменьшают эту ошибку.
Прогнозы – это информация, касающаяся будущего и основанная на экстраполяции тенденций, аналогиях и здравом смысле.
Для построения оценок и прогнозов часто используют обобщенные связи. К примеру, по результатам наблюдений устанавливается связь между затратами на рекламу и увеличением выручки. Зная запланированные затраты на рекламу в следующем квартале, можно построить прогноз по выручке.
Слух отличается от факта меньшей надежностью источника информации.
Очевидно, что предпочтительно использовать более надежные источники. Однако по некоторым объектам предприятиям приходится довольствоваться слухами (ярким примером может служить сбор сведений о действиях конкурентов). Иногда нет возможности оценить надежность источника, и тогда отличить слухи от фактов затруднительно. Поэтому слухи занимают определенное место в информационной структуре управленческих решений.
Информация, используемая при принятии управленческих решений, может быть поделена на три категории, характеризующие сведения по распространению и важности:
- информация по стратегическому планированию. Эта категория дает возможность руководителям высшего звена принимать решения по установлению стратегических целей, формулированию политики и аккумулированию ресурсов для достижения этих целей. В состав информации этой категории входят экономические прогнозы, перспективные оценки внешней среды, демографические тенденции,
- контрольная управленческая информация. Основными пользователями информации этой категории являются руководители среднего звена, координирующие различные подконтрольные действия, разрабатывающие оперативные планы и приводящие ресурсы в соответствие с задачами. Примерами такой информации могут служить отчеты от других менеджеров среднего звена, производственные сводки,
- оперативная информация. Эта категория информации обеспечивает принятие решений на нижнем уровне управления – по повседневным операциям, в частности, финансовым расчетам, расчетам заработной платы, при управлении запасами и определении графиков рабочего времени. К ней относятся сведения о действиях в смежных подразделениях, о взаимодействиях внутри предприятия и возникающих проблемах, политике и процедурах.
Получение и анализ информации в процессе принятия управленческих решений
В современных условиях при принятии управленческих решений лица, принимающие решения, могут учитывать ключевые аспекты взаимодействия «ситуация – принимающее решение лицо» путем анализа (на основе количественных и качественных оценок) формализуемых и неформализуемых компонентов ситуации осуществления активного управленческого воздействия.
Чтобы адекватно представить ситуацию, требуются не только количественные, но и качественные данные. Их источником могут стать социологические опросы, применение экспертных методов.
Информация, касающаяся ситуации принятия решения, должна характеризоваться достоверностью и полнотой. Если она не отвечает этим требованиям, увеличивается риск принятия неэффективного или ошибочного управленческого решения. Проблемы возникают и при наличии избыточной информации, потому что лицо, принимающее решения, вынуждено предварительно отбирать из всего массива информации ту, которая представляет интерес и важна для принятия решения.
При анализе информации в процессе принятия управленческого решения целесообразно формировать аналитический материал, в котором отражаются основные тенденции и особенности развития ситуации. Таким аналитическим материалом должны заниматься компетентные специалисты.
Не менее важным потребительским свойством информации является точность.
Точностью информации называют заданную степень ее приближения к истинным значениям показателей.
Для разных управленческих функций и технико-экономических показателей определяются необходимые уровни точности информации. В качестве вероятностной оценки точности используется показатель достоверности.
Следующее свойство информации, применяемой в управленческих решениях – это актуальность.
Актуальностью информации называется степень ее соответствия реальному состоянию системы или объекта управления.
С актуальностью тесно связаны своевременность и оперативность информации. Сведения, актуальные некоторое время назад, могу утратить актуальность за время получения их лицом, принимающим решения.
