Ошибки планирования - это действия, которые были совершены в ходе составления планов и при этом не соответствовали установленным процедурам или привели к возникновению неблагоприятных последствий.
Перечень типичных ошибок планирования и их последствия
В ходе планирования проекта могут быть допущены определенные ошибки. Речь идет про действия или бездействие, которые не предусмотрены документально установленным процедурам или предусмотрены, но совершены с нарушением принятой технологии их выполнения, что в конечном итоге привело к неблагоприятным результатам.
В качестве неблагоприятных последствий ошибок, допущенных в ходе планирования, могут выступать потеря времени из-за несогласованности действий исполнителей проекта, перерасход выделенных ресурсов, возникновение конфликта интересов и др. Следовательно, предотвращение ошибок является одной из главных задач, которые должны быть решены на стадии планирования проекта.
Как показывает многолетняя зарубежная и отечественная практика проектного управления, для стадии планирования проекта наиболее типичными являются следующие виды ошибок:
- установлены ошибочные цели;
- используется неполная (фрагментарная) информация;
- к работе по составлению планов привлекаются только плановики;
- предыдущий опыт работы не учитывается;
- не принимается во внимание доступность планируемых ресурсов;
- не рассматривается вопрос координации;
- игнорируется фактор мотивации;
- проектные работы планируются с излишним уровнем детализации;
- не осознается взаимосвязь планирования и контроля.
Далее подробно рассмотрим сущность и содержание наиболее типичных ошибок планирования проекта.
Сущность и содержание типичных ошибок планирования проекта
К существенным ошибкам может привести планирование с использованием ошибочных целей. Напомним, что формулирование целей осуществляется в зависимости от того, какую проблему требуется решить, какую потребность нужно удовлетворить посредством реализации проекта. Ошибки могут быть допущены, если проблема (потребность) непонятна и недостаточно четко сформулирована.
Довольно часто планирование приходится выполнять в условиях неполноты данных, фрагментарности информации. Ошибка подобного рода характерна, прежде всего, для инжиниринговых проектов, которые базируются на будущих результатах тестирования результатов поисковых работ смежных направлений. От этих результатов, которые будут получены только через некоторое время, зависят работы, начало и ход которых приходится планировать уже на подготовительных этапах проекта.
К существенным потерям может привести такой подход к планированию, который предполагает привлечение к этому процессу только плановиков. В результате неучтенными могут оказаться многие важные факторы. Следовательно, планирование проекта требует привлечение лиц, которые ответственны за выполнение конкретных проектных работ, за финансирование проекта, за поставки и т. д.
Существенным условием успешного планирования проекта является учет предыдущего опыта реализации аналогичных проектов. Если не использовать этот опыт, то даже самая лучшая смета не поможет избежать серьезных ошибок.
Типичной ошибкой считается планирование ресурсов без учета их доступности. Это особенно актуально в отношении трудовых ресурсов, которые должны иметь определенную квалификацией, могут прибыть в указанное место к установленному сроку для выполнения конкретных работ по проекту. Дефицит кадров на рынке труда может в конце концов свести на нет все остальные усилия по проекту.
В случае выполнения достаточно масштабного проекта его следует декомпозировать (разложить) на несколько относительно независимых частей, которые будут реализовывать самостоятельные подразделения. Тогда учету во время планирования подлежит координация усилий этих подразделений. В ином случае они будут преследовать исключительно свои частные, локальные цели. Результатом разрозненных действий станет возникновения хаоса внутри проекта и срыв его реализации в целом.
Проектное управление предполагает, что исполнители работ привлекаются из функциональных подразделений организации, т. е. у каждого исполнителя есть свое руководство, перед ним поставлены свои цели и специфические задачи, для него установлена своя форма оплаты труда, которые, как правило, никак не связаны с целями и задачами проекта, для выполнения которого его привлекли.
Поэтому если планирование проекта ведется без учета мотивации исполнителей, то у них не возникает чувства ответственности и важности проектных работ. А менеджер проекта при этом может быть не уполномочен для надлежащего стимулирования исполнителей за результаты их деятельности в проекте (прежде всего, за счет формирования соответствующего бюджета). Тогда серьезно может пострадать качество выполнения работ по проекту.
При слишком детальном планировании проекта возникают проблемы при анализе, планировании и контроле его состояния. Излишнее укрупнение является частой причиной потери управляемости. Это означает, что в проекте должны планироваться только те параметры, которыми можно и нужно управлять.
Самой распространенной ошибкой планирования проекта является составление планов проектных работ только для того, чтобы эти планы были. На самом деле планирование призвано создать основу для проведения контроля и оценки полученных результатов.
Таким образом, перечисленные выше и охарактеризованные ошибки планирования могут стать причиной того, что участники проекта станут негативно относиться плану. В этом случае будет потеряна возможность использовать план как реальный инструмент управления работами по проекту. Следовательно, значительно снизится вероятность успешного достижения всех ожидаемых результатов.
