Потери времени - это период времени, который входит в общую продолжительность выполнения работ по проекту, но не был полезно использован участниками проекта.
Состав потерь времени на реализацию проекта
Одной из главных неудач, которую может потерпеть менеджер проекта, является потеря времени. Время - это важный ресурс, который достаточно сильно ограничен. Поэтому отличительной чертой наиболее успешных проектов, как правило, является наименьшая продолжительность выполнения их работ.
Потерей времени называется период, который является составной частью общей продолжительности проекта, но при том не был полезно использован участниками проекта. Потери времени приводят к снижению общей эффективности проекта, негативно сказываются на степени достижения поставленных целей.
В большинстве случаев потери времени в ходе реализации проекта получают следующие формы выражения:
- дополнительные затраты времени на перепланирование графика выполнения работ по проекту;
- затраты времени на устранение брака, необходимость в котором возникает в результате несоответствующего выполнения работ по проекту, т. е. несоблюдения требований по достижению определенного уровня качества (в качестве примера можно привести привлечение к работам неквалифицированных сотрудников, чрезмерную загрузку сотрудников, использование некачественных материалов и др.);
- простои / задержки в выполнении работ по проекту, которые обусловлены, в первую очередь, отсутствием благоприятных условий для их выполнения (в качестве примера можно привести нерабочие погодные условия, вызванные действиями поставщиков перебои в поставках материалов и оборудования и др.).
Продолжительность проекта является одним из базовых параметров проекта наряду со стоимостью и качеством. Это значит, что незапланированная потеря времени может привести либо к значительному увеличению затрат, либо к существенному снижению качества итогового продукта проекта (а возможно - и к тому, и к другому одновременно). Конкретный масштаб и характер последствий во многом определяется тем, в какой части проекта случилась потеря времени и имелся ли какой-нибудь заранее сформированный запас времени.
В целях управления потерями времени важно анализировать фактические затраты времени. Необходимо организовать эффективную систему учета информации и ее последующей обработки современными инструментами и научно обоснованными методами, которые позволят установить факты потерь времени, их причины и последствия.
Факторы дополнительных затрат времени на перепланирование
Отдельно остановимся на дополнительных затратах времени на перепланирование графика выполнения работ по проекту, поскольку данный вопрос в основном находится в сфере ответственности менеджмента проекта. В частности, для целей планирования работ по проекту изначально могут быть собраны неполные, неточные или недостоверные данные.
Часто на стадии определения содержания работ по проекту его ключевые участники могут допустить ошибки, которые, например, могут быть выражены в неучете (пропуске) некоторых целей проекта. Кроме того, не точно могут быть идентифицированы участники проекта, а также определены основные вехи (стадии) реализации проекта и этапы разработки структуры разбиения работ.
Дополнительная потребность во времени может возникнуть из-за того, что на предварительных стадиях работы над проектом для оценки его показателей и параметров отводилось сравнительно мало времени. А когда эти оценки непосредственно выполнялись, проигнорированными могли оказаться исторические данные и предыдущий опыт выполнения аналогичных работ.
Во многих организациях календарный график работ составляется исключительно специалистами из группы планирования. Однако, как показывает практика, наиболее эффективным подходом будет приглашение к активному участию в этом процессе непосредственных исполнителей планируемых работ.
Довольно распространенной ошибкой является неправильное составление плана потребностей проекта в ресурсах. Это чаще всего проявляется в отсутствии точной информации о доступности в требуемое время наличии персонала определенной квалификации, нужной суммы финансовых средств, возможности поставки материалов и т. п.
Для того чтобы предотвратить дополнительные затраты времени, связанные с перепланированием проекта и его отдельных работ, необходимо четко разъяснить всем участникам проекта его последние цели и задачи. Еще необходимо идентифицировать, оценить и обработать все присущие реализуемому проекту риски.
Потенциальные проблемы трудно предусмотреть, если необходимая детальная информация изначально не содержится в плане проекта. Следовательно, стадия планирования должна включать в себя, помимо прочего, этап проведения глубокой информационно-аналитической деятельности.
Еще одна существенная проблема для многих современных проектов состоит в том, что текущий график выполнения работ не отражает фактическое состояние проекта. Причина подобной проблемы может заключаться в том, что информационный обмен между исполнителями работ и проектным офисом четко не организован. Более того, сотрудники при встрече с какими-либо затруднениями могут вообще впасть в панику и забыть о существовании плана.
В силу указанных причин расхождения между текущим и базовым графиками работ проекта не отслеживаются. Отсюда следует, что необходимые для проекта решения не принимаются. Следовательно, проект и его план существуют как бы отдельно друг от друга.
Таким образом, одной из главных забот современных проект-менеджеров является потеря времени, выделенного для выполнения работ по проекту. Потеря времени может быть выражена различными способами, иметь разные причины возникновения, но руководство в любом случае должно заблаговременно принять меры, направленные на минимизацию этих потерь.
