Корпоративная система управления проектами - это комплекс организационных, методических, технических, информационных и программных средств, посредством которых осуществляется поддержка процессов проектного управления и повышение их эффективности.
Риски, связанные с внедрением корпоративной системы управления проектами
Внедрение на предприятии корпоративной системы управления проектами является сложной задачей, решение которой сопряжено с некоторыми периодически возникающими рисками. На данный момент можно утверждать, что имеется несколько типовых рисков, которые вызваны как совершением организационных ошибок, так и действием человеческого фактора.
В большинстве случаев риски проектов внедрения на предприятии корпоративной системы управления проектами возникают в силу следующих основных причин:
- совершение ошибок на стадии целеполагания и определения проекта, что зачастую связано с отсутствием сбалансированного подхода к разработке и реализации стратегии внедрения;
- у участников проекта сформировались неадекватные ожидания от внедрения корпоративной системы;
- высшее руководство предприятия и другие ключевые участники оказывают недостаточную поддержку проекту внедрения (или она вовсе отсутствует);
- совершение ошибок в процессе построения команды проекта;
- персонал предприятия обладает недостаточной квалификацией и мотивацией.
Далее рассмотрим вышеперечисленные причины более подробно.
Причины возникновения рисков проектов внедрения КСУП
На стадии целеполагания и определения проекта внедрения на предприятии корпоративной системы управления проектами могут допускаться определенные ошибки. Речь в данном случае, прежде всего, идет про ограниченное понимание данной задачи, которая не рассматривается как проект. Отсюда следует отсутствие понимания того, с проектом какого масштаба и какой сложности придется иметь дело.
В результате выше сказанного началом работ по внедрению корпоративной системы будет решение локальных задач (например, приобретение программного обеспечения). При этом каких-либо четких требований к конечным результатам сформулировано не будет.
Здесь же стоит сказать, что не всегда в достаточной степени учитывают скрытые работы. По этой причине не устанавливаются правильные объемы привлечения работников из различных отделов предприятия. Также недооцененными оказываются ресурсные потребности, не разрабатывают планы, устанавливают нереальные сроки. Все это в совокупности приводит к потере управляемости и к более частым срывам, из-за чего у большинства участников проекта снижается вера в окончательный успех.
Следствием нечеткого определения проекта отчасти является формирование у участников проекта неадекватных ожиданий. В частности, у руководителей многих предприятий завышенными являются ожидания касательно скорости и глубины осуществления изменений.
Эмпирическим путем было доказано, что завышенные ожидания в начале проекта способны привести к тому, что при столкновении с первыми трудностями возникнет разочарование и будет потерян интерес.
Самыми распространенными заблуждениями участников проекта в настоящее время считаются следующие:
- переоценка роли внешних консультантов;
- недооценка роли и объема работ в проекте персонала предприятия;
- недооценка уровня сопротивления изменениям.
Кроме того, часто при перераспределении зон ответственности и полномочий у участников проекта возникает конфликт интересов. Это происходит из-за того, что они по-разному понимают задачи и возможности системы.
Изменения в системе управления проектами оказывают определенное влияние на формирования и реализации стратегии развития предприятия. Данное обстоятельство приводит к необходимости согласования на самом высоком уровне руководства. Отсутствие (недостаточность) поддержки с его стороны может стать причиной задержек в разработке, принятии и утверждении основных организационных решений по внедрению на предприятии корпоративной системы управления проектами и, соответственно, возникновения серьезных рисков для проекта.
Риски, которые обусловлены совершением ошибок при построении команды проекта внедрения, предполагают, что полномочия и позиционирование проект-менеджера на предприятии находятся на недостаточном уровне. Более того, недостаточно активно вовлекаются специалисты предприятия, которые по сути в будущем станут пользователями внедренной корпоративной системы управления проектами.
Важно сформировать единую команду проекта, участники которой бы говорили друг с другом на одном языке и понимали как особенности предметной области, так и принципы реализации проектно-ориентированного управления. Решение указанной задачи особенно актуально в случае участия в проекте внешних консультантов.
Недостаточная квалификация и мотивация персонала является большим препятствием для внедрения на предприятии корпоративной системы управления проектами. Сотрудниками должны обладать базовыми управленческими знаниями и на определенном уровне владеть современными информационными технологиями. Еще нужно объяснить сотрудникам, что они тоже получать определенные выгоды в результате внедрения корпоративной системы. В ином случае запланированные мероприятия будут выполняться неквалифицированными и (или) немотивированными исполнителями, что не позволит в дальнейшим запустить корпоративную систему управления рисками на высоком уровне эффективности.
Таким образом, реализация проектов внедрения на предприятии корпоративной системы управления проектами сопряжена с некоторым числом рисков. Знание о возможности их возникновения позволит заранее подготовиться и не допустить срыва планов, связанных с этим проектом.
