Реестр заинтересованных сторон проекта - это документ, который фиксирует круг лиц, активно вовлеченных в проект, и лиц, чьи интересы могут быть затронуты в результате реализации проекта.
Общие сведения о реестре заинтересованных сторон проекта
Составляющей частью любого проекта являются заинтересованные стороны. Данным понятием обозначают лиц и организации, которые активно вовлечены в реализуемый проект. Помимо того, заинтересованными сторонами считают лиц, чьи интересы могут быть тем или иным образом затронуты в результате реализации проекта.
Для того чтобы зафиксировать круг этих лиц, в рамках практики управления проектами был разработан специальный документ – реестр заинтересованных сторон проекта. Этот реестр предназначен для отражения значимой информации о всех заинтересованных сторонах проекта.
Как правило, содержание реестра заинтересованных сторон проекта представлено следующими данными:
- фамилия, имя, отчество физического лица, или наименование юридического лица (организации);
- должность физического лица;
- адрес проживания физического лица, или юридический адрес организации;
- роль, которую данная заинтересованная сторона играет в этом проекте;
- контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты и др.);
- основные требования, которые заинтересованная сторона предъявляет к этому проекту;
- основные ожидания заинтересованной стороны, связанные с реализацией этого проекта;
- уровень потенциального влияния, которое заинтересованная сторона может оказать на ход реализации проекта;
- этапы (фазы) жизненного цикла проекта, которые представляют для заинтересованной стороны наибольший интерес.
Реестр заинтересованных сторон представляет собой документ, который разрабатывают на стадии инициации проекта. Кроме информации о непосредственно заинтересованных сторонах, реестр включает в себя титульную информацию о проекте. Таковой считается наименование проекта, планируемое время его начала и окончания, денежная оценка бюджета проекта, место/сфера его реализации.
Обязательным реквизитом реестра заинтересованных сторон является дата создания документа.
Анализ заинтересованных сторон проекта
Реестр заинтересованных сторон проекта является результатом их анализа. Данный анализ начинается с определения заинтересованных сторон. Для этого нужно выяснить, для кого важен этот проект, на кого он повлияет и, наоборот, кто может повлиять на этот проект, а также кто может одобрить или отвергнуть этот проект.
Следующий этап анализа заинтересованных сторон проекта заключается в определении уровней их влияния и заинтересованности. В связи с этими критериями заинтересованные лица подразделяются на четыре основные группы:
- Лица с высоким влиянием и высокой заинтересованностью - это лица, которые согласуют проект, спонсоры, ключевые партнеры или клиенты (с ними нужно активно взаимодействовать, в частности, регулярно сверять ожидания друг друга).
- Лица с высоким влиянием, но низкой заинтересованностью - это партнеры из других подразделений компании или ее высшее руководство (им нужно регулярно предоставлять общую актуальную информацию, необходимо налаживать взаимоотношения с ними, поскольку они способны заблокировать или поддержать проект, хотя особого интереса к нему у них нет).
- Лица с высокой заинтересованностью, но низким влиянием - это лица, которых нужно просто информировать о ходе выполнения проекта, поскольку какого-либо одобрения с их стороны скорее всего не понадобится.
- Лица с низким влиянием и низкой заинтересованностью - это второстепенные участники, которых скорее всего не придется привлекать к работе до завершения проекта, хотя контактировать с ними можно ради повышения уровня их вовлеченности.
Далее менеджеры проекта должны выслушать заинтересованных сторон проекта и понять их потребности. Важно определить востребованный уровень обмена информацией и установить наиболее эффективную стратегию обмена информацией. Для того чтобы точно определить интересы участников, нужно попробовать взглянуть на проблему с их точки зрения.
После определения круга заинтересованных лиц и выявления их потребностей рекомендуется приглашать их на совещания, проводимые по поводу планирования и начала проекта. Заинтересованные лица, которые играют ключевую роль в проекте, также должны завизировать (т.е. согласовать, утвердить) основные положения проекта, его план, цели и объем.
В процессе выполнения проекта необходимо информировать соответствующие заинтересованные стороны обо всех изменениях и ходе работ. С лицами, которые обладают высоким влиянием и высокой заинтересованностью, следует общаться лично и на регулярной основе. Для информирования остальных заинтересованных сторон можно организовать регулярную (например, раз в две недели) рассылку по электронной почте обновлений статуса проекта.
Работа с заинтересованными сторонами проекта
Иногда излишне активные заинтересованные лица могут вызывать проблемы. Поэтому рекомендуется установить для них границы за счет внедрения процедуры контроля изменений:
- Подача участниками проекта запроса на изменение;
- Рассмотрение этого запроса главными заинтересованными сторонами;
- Принятие решения по поводу запрошенного изменения (оно одобряется, отклоняется или откладывается);
- Внесение в цели и масштаб проекта соответствующих корректив.
Для того чтобы не забыть о каком-нибудь участнике, который очень заинтересован в выполнении данного проекта, следует на стадии определения заинтересованных сторон подключить проектную группу. А прозрачность проекта может быть повышена благодаря обеспечению соответствия между ожиданиями заинтересованных сторон и запланированными результатами проекта.
