Проведение и организация конференции в компании

Этапы организации и проведения мероприятия

В первую очередь надо отметить, что ошибки оглашения информационной составляющей конференции быстро будут забыты, но о технических провалах ее участники будут вспоминать долго.

Каждое мероприятие имеет четкие временные рамки, нарушение которых в редких случаях возможно, но нежелательно. Получается, что если в каком-то массовом мероприятии всё действие распланировано точно по минутам, но в процессе проведения появились внезапные обстоятельства, то временные периоды приходится все же немного перестраивать.

Каждое мероприятие включает в себя организационный план, предписывающий логичность и порядок действий, нацеленных на структурирование мероприятия в общем. План мероприятия состоит из пунктов, которые требуют выполнения конкретных обязанностей. Чтобы мероприятие прошло на высоком уровне, нужно провести хорошую подготовку. Весь цикл работы в этом направлении должен быть отлажен и находиться под контролем специалистов. Обязательным условием всегда будет четкое распределение функций, обязанностей между вовлеченными в этот процесс. Оргкомитет обязан относиться к своим функциям с полным пониманием ответственности и со знанием дела. К примеру, при проведении делового приема нужно подобрать вид приема, составить список гостей, разослать приглашения и т.д.

В общем следует выделить следующие этапы организации и проведения конференции:

1. Возникновение идеи конференции и её закрепление.
2. Определение состава участников.
3. Оповещение о конференции.
4. Встреча участников конференции.
5. Размещение участников конференции.
6. Питание участников конференции.
7. Регистрация участников конференции.
8. Программа конференции.
9. Техническая часть конференции.
10. Культурная программа.
11. Анкетирование участников после конференции.
12. Отчет о проведении.

Идея конференции может появиться по субъективным или объективным причинам. В одном случае она может быть запланирована в связи со знаменательной датой: 20-летие создания компании, 10-летие публикации первой книги издательства, открытие объекта и т.д. Во другом случае она может быть предложена кем-то из сотрудников компании: проведение научной конференции, презентация нового продукта, новые свершения или подведение итогов.

Появившаяся идея мероприятия не реализуется без принятия решения руководителем, без рассмотрения служебной записки по этому поводу или обсуждения на собрании коллектива.

Принятое решение закрепляется приказом, который фактически закрепляет необходимость проведения мероприятия, организаторов и осуществление контроля за исполнением.

Выбор состава участников выполняется организаторами или сотрудником по согласованию с руководителем.

Информирование намеченных участников конференции зависит от типа мероприятия и его масштабности. Как правило, это рекламные, коммерческие или информационные сообщения, содержание которых выглядит таким образом:

• приглашающая сторона
• название и описание мероприятия
• место проведения
• порядок участия
• приглашение к участию.

Встреча участников тоже зависит от типа и размеров конференции, особенностей ее проведения. Иногородних участников встречают в месте прибытия, например, на вокзале или в аэропорту, а местных - в точке проведения мероприятия.

При проведении больших мероприятий принято встречать почетных участников и спикеров, назначенных регламентом конференции. Для этого разрабатывается график встреч, который состоит из фамилии, места работы и должности прибывающего участника, даты и места прибытия, данных ответственного за встречу. Нанимается персональный транспорт.

Считается неэтичным встретить почетного участника, не обращая внимания на участников, прибывших одновременно с ним.

Иногородние участники конференции обычно заселяются в гостиницы, общежития, пансионаты, квартиры компании-организатора.

При размещении гостей необходимо учесть:

• уровень конференции;
• количество участников;
• социальный статус гостя;
• финансовые условия;
• фактическую удаленность и транспортную доступность места проведения.

Возможны следующие виды организации питания участников конференции:

1. классическое трехразовое питание;
2. перерыв на кофе-брейк;
3. неформальный вечерний банкет.

Организация завтрака и ужина, как правило, не актуальна для организаторов конференции – это заботы самих участников. Завтрак в большинстве случаев входит в стоимость гостиничного номера. Но необходимо продумать реализацию обеда участников.

Регистрация участников почти всегда происходит прямо перед началом конференции, а её способ зависит от типа мероприятия и его размеров. На многих массовых конференциях регистрация участников вообще не предусмотрена, если вход на них свободный.

Особенности конференций

Одним из ярчайших событий деловой жизни являются конференции, которые помогают обмениваться опытом, создавать профессиональные ассоциации, привлекать к себе внимание общества.

Конференции бывают:

• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.

Они имеют практический, научный или научно-практический характер и проходят в самых разных областях – экономической, политической, научно-технической, природоохранной, образовательной, медицинской и др. Новейшие способы ведения конференций подразумевают применение возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.