Принципы и методы структуризации проекта

Основы структуризации проектов

Прежде чем рассматривать принципы и методы, позволяющие осуществить структуризацию проекта, следует определить сущность самого явления структуризации.

Структура разбиения работ – это базовое средство в рамках системы управления проектами, поскольку позволяет решать ряд задач:

• организовывать работы,
• распределять ответственность,
• оценивать стоимость,
• создавать систему отчетности,
• эффективно поддерживать процедуры, связанные со сбором информации о выполняемых работах,
• отображать в управленческой информационной системе результаты, позволяющие обобщать графики, стоимость, ресурсы работ и даты их окончания.

Структура разбиения работ играет двоякую роль. Она, с одной стороны, позволяет достичь согласования между планом проекта и потребностями заказчика, оформленными как описания работ или спецификации. С другой стороны, для менеджеров она выступает удобным средством управления, поскольку дает возможность:

• определять работы и их пакеты, которые обеспечивают достижение подцелей проектов,
• проверять достижение целей в результате осуществления проекта,
• создавать соответствующую целям, удобную структуру отчетности,
• определять вехи плана на соответствующем уровне детализации, а также ключевые результаты, становящиеся контрольными по проекту,
• распределять между исполнителями ответственность за достижение целей, что гарантирует достаточное внимание ко всем работам,
• обеспечивать понимание общих целей и задач между членами команды.

Принципы структуризации проектов

Чаще всего на самом нижнем уровне детализации структуры разбиения работ рассматриваются пакеты работ, которые состоят из детальных работ. При необходимости детальные работы можно разделить на шаги, но ни шаги, ни детальные работы не являются элементами структуры разбиения работ.

Производить структуризацию можно как сверху вниз, так и снизу вверх – либо комбинировать два подхода. При этом используют итерационный процесс, включающий разнообразные подходы к выявлению информации. В частности, пользуется популярностью «мозговой штурм», к которому привлекают как команду проекта, так и других людей (например, представителей заказчика, экспертов). Результатом структуризации должен стать учет всех целей и создание всех необходимых предпосылок их реализации.

Степень детализации структуры разбиения работ определяется:

• содержанием проекта,
• квалификацией и опытом команды,
• применяемой системой управления,
• принципами распределения ответственности,
• существующей системой документооборота.

В ходе создания структуры разбиения работ могут применяться как детализированные технические спецификации, так и функциональные спецификации, содержащие требования к работам в обобщенной форме.

На основе структуры разбиения работ формируется иерархическая структура проекта, позволяющая применять процедуры сбора и обработки информации о том, как идет реализация проекта (по уровням управления, пакетам работ, вехам и т.п.), обобщать информацию о графиках работ, затратах, ресурсах и сроках.

В систему управления проектом должны входить возможности представления информации по фактическим и плановым данным, определяемым структурой разбиения работ (за исключением типовых макетов, опирающихся на фильтры по набору конкретных показателей – ответственным лицам, срокам и т.п.).

Декомпозиция при разбиении работ может опираться на:

• компоненты товаров (объектов, услуг, направлений деятельности), получаемых как результат реализации рассматриваемого проекта,
• функциональные или процессные элементы деятельности организации, ведущей проект,
• фазы жизненного цикла проекта, его ключевые этапы,
• организационные структурные подразделения,
• географическое размещение в случае распределенных в пространстве проектов.

На практике применяют подход, комбинирующий несколько оснований декомпозиции.

Одним из важнейших этапов построения структуры разбиения работ является анализ на полноту – в составе структуры разбиения работ должны найти отражение все работы по проекту. Включаются и внешние пакеты работ, и работы, которые контролирует не только менеджер проекта, но и непосредственно заказчик.

Этапы построения структуры разбиения работ

Процесс структуризации можно разделить на несколько этапов:

• последовательная декомпозиция работ проекта, которая проводится на основании информации о плане мероприятий по заданным критериям или признакам работ. Результатом этого этапа является выделение и идентификация пакетов работ и любых частей проекта в достаточной для планирования, мониторинга и контроля степени,
• присвоение уникальных идентификаторов всем элементам структуры разбиения работ, отражающих уровень и порядковый номер в рамках уровня,
• определение имеющих отношение к работе, пакету работ или части проекта данных (поставщиков, ответственных исполнителей, продолжительности, объемов, бюджета и затрат, материалов, оборудования и т.д.),
• оформление данных по персональной ответственности, т.е. матрицы ответственности, в которой записывается, кто и за что отвечает. Она представляет собой основу решения проблем координации проектных работ, выявления дисбалансов между правами и обязанностями отдельных исполнителей,
• проведение критического анализа каждой работы, пакета работ и части проекта с привлечением их исполнителей,
• стоимостная оценка предложений поставщиков, определение соотношений доходов и затрат проекта,
• построение укрупненного графика и плана по контрольным вехам проекта, отражение основных компонентов и этапов реализации.