Принцип координации
Когда организация по размерам становится крупной или средней, в ней образуется несколько подразделений. Но каждое из подразделений занимается своим спектром обязанностей. Если между ними не будет существовать взаимодействия, выпуск продукции станет невозможным. Координация – это совокупность устойчивых связей в организации, которые обеспечивают бесперебойность ее деятельности. Эффективность координации определяется наличием хороших связей между отделами. Связи между подразделениями в организации происходят с помощью каналов коммуникации, они выражают отношения между подразделениями, не только сам процесс взаимодействия. Виды связей отражают те отношения между подразделениями, которые помогают объединить процесс производства воедино. С помощью связей осуществляется координация деятельности работников и определение их ролей.
Типы связей в организации
Тип связи зависит от признака, по которому классифицируется связь.
Часто встречающиеся типы связей в литературе:
- вертикальные и горизонтальные;
- формальные и неформальные;
- линейные и функциональные;
- прямые и косвенные.
Вертикальные и горизонтальные связи:
Вертикальные отвечают за уровни иерархии, они постоянные, отражают разделение полномочий. Через них передаются распоряжение руководства, отчеты. Чем больше организация, тем большее количество вертикальных связей в ней. В наше время большая промышленная организация состоит из 7-12 уровневой системы вертикальных связей. Эти связи помогают департаментизации, улучшают кооперацию между уровнями иерархии. Обычно они прописываются при создании организации (схематично), т.е., формализуются.
Горизонтальные связи возникают между равными по месту в иерархии подразделениями. Они улучшают взаимодействие между отделами, способствуют решению оперативных задач и проблем, укрепляют вертикальные связи, экономят время (например, для решения задачи исполнитель не посылает отчет наверх, чтобы оттуда пришел приказ в другой отдел, а взаимодействует со вторым отделом напрямую). Горизонтальные связи не формализуются, устанавливаются непосредственно в процессе работы над задачами.
Линейные и функциональные связи:
Линейные связи представляют собой отношения, с помощью которых высшее руководство осуществляет свою деятельность, они идут по направлению сверху вниз в организационной иерархии. Имеют форму распоряжений, нормативов, приказов, указаний и т.д.
Функциональные связи направлены в иерархии снизу вверх, с их помощью отделы могут координировать деятельность организации в целом. Имеют форму рекомендаций, советов, альтернатив решения проблемы, отчета о текущей деятельности. Схематично работа линейных и функциональных связей в организации выглядит так:
Пунктиром обозначены функциональные связи, а непрерывной линией – линейные. Этот тип связей тоже не формализуется.
Прямые и косвенные связи:
Прямые связи образуются между руководителем и его непосредственным подчиненным, а косвенные – между руководителем и работниками других отделов, или стоящих в иерархии на более низких позициях. Представить их можно так:
Непрерывная линия на рисунке – это прямые связи, пунктир – косвенные. Такой тип связи не формализуется, образуется в процессе работы. Косвенные связи улучшают координацию между отделами, прямые – улучшают работу внутри отделов.
Формальные и неформальные связи:
Формальные связи регулируются общими целями организации, политикой, принятыми процедурами, регламентом. Их название говорит само за себя, при формировании отделов документально прописываются схемы взаимодействия между работниками, т.е., связи становятся формализованными. Они помогают работе в рамках должностных инструкций, зависят от иерархии. Например, формальной будет связь между начальником отдела и рядовым работником, даже если вне работы они друзья.
В основе неформальных связей лежат личные отношения между работниками, вне зависимости от их положения в иерархии. Они не прописываются в организации, но в рамках ее существования присутствуют всегда. Появляются неформальные группы со своими лидерами. Усиление их роли в организации происходит тогда, когда работники не удовлетворены текущим распределением должностей и обязанностей. Иногда при помощи неформальных связей может произойти смена позиций в иерархии.
