Планирование - это функция управления проектом, которая заключается в определении приоритетов работы над проектом, составлении перечня проектных мероприятий, назначении ответственных исполнителей и сроков реализации, принятии решений о выделении ресурсов и документальном закреплении перечисленных действий.
Общая характеристика планирования проекта
Управление проектом следует рассматривать как частный случай управления неким объектом. Тогда в соответствии с данным подходом в отношении проекта применяются традиционные функции управления, среди которых одной из первых является функция планирования.
Планирование проекта можно представить в виде совокупности следующих мероприятий:
- Определение целей проекта.
- Определение способов достижения поставленных целей проекта.
- Формирование комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены в рамках проекта.
- Выбор методов и средств, нужных для выполнения проектных работ.
- Определение и выделение ресурсов, необходимых для выполнения проектных работ.
- Согласование действий организаций - участников проекта.
Планы разрабатываются в отношении всех этапов создания и исполнения проекта. Началом деятельности по планированию считается участие руководителя (менеджера) в процессе разработки концепции проекта. На этой основе в дальнейшем принимаются соответствующие стратегические решения. Более того, планирование имеет место, когда прорабатывают различные детали, составляют контрактные предложения, заключают контракты, непосредственное проводят работ. Деятельность по разработке планов заканчивается при завершении проекта.
Значение планирования проекта состоит в том, что его прямым результатом является определение всех необходимых параметров реализации проекта. Речь, в частности, идет про продолжительность каждого из этапов проекта, про потребность предприятия в ресурсах всех видов, про сроки поставки основных и оборотных средств, про сроки и объемы привлечения сторонних организаций и пр.
Деятельность по планированию проекта должна в конечном итоге привести к обеспечению реализуемости проекта в заданные сроки, с надлежащим качеством и с минимальной стоимостью в рамках нормативных затрат ресурсов. То есть планирование проекта приводит к созданию модели его реализации, которая позволяет скоординировать деятельность участников проекта и определить порядок выполнения проектных работ.
Таким образом, планирование проекта представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, направленных на разработку и утверждение разнообразных плановых документов. На их основе в дальнейшем предприятие в лице уполномоченных органов и лиц:
- разрабатывает бюджет;
- определяет объемы потребности в ресурсах того или иного вида;
- организуют обеспечение предприятия необходимыми ресурсами;
- заключает контракты и договоры (на поставку товаров, на оказание услуг, трудовые договоры и др.) и т. д.
Планирование проекта предшествует контролю, потому что процесс проведения контроля заключается в том, что плановые и фактические показатели сравниваются друг с другом, т. е. планирование является обязательным условием для осуществления в последующем контроля за реализацией проекта.
Отличительные черты планирования проекта
Одной из главных целей планирования проекта является распределение между его участниками ответственности за выполнение каждой цели. Как правило, руководитель проекта отвечает за все цели (иными словами, за миссию проекта), а ответственные исполнители (подразделения и должностные лица) за частные цели и задачи и т. д.
Планирование должно привести к совпадению дерева целей проекта и организационной структуры компании, которая отвечает за реализацию проекта. Для этого разрабатывается матрица ответственности, которая, во-первых, устанавливает функциональные обязанности исполнителей по проекту, во-вторых, уточняет перечень проектных работ, за выполнение которых уполномоченные исполнители несут персональную ответственность.
Нужно иметь в виду, что особенностью любого планирования является зависимость уровня органа управления организации и степени обобщения показателей, по которым принимаются управленческие решения. Т.е. высшее руководство принимает решения в наиболее агрегированных, обобщенных показателях.
Кроме того, повышение уровня иерархии в организационной структуре компании приводит к увеличению временного интервала между тем, как плановые задания выдаются, и тем, как контролируется их исполнение. Хотя в промежутках между вмешательствами органов вышестоящего уровня подразделения нижнего уровня функционируют самостоятельно, независимо от подразделений того же или соседнего уровня. Это становится возможным благодаря обеспечению этих подразделений определенными запасами ресурсов, которые тоже нужно планировать.
При разработке и реализации проекта формируют большое количество различных планов разного уровня, которые образуют целую систему. Возглавляют эту систему обычно стратегический план развития компании, который отражает процесс реализации ее миссии. А завершается данная система индивидуальными планами работы каждого сотрудника, который должен достичь конкретных плановых значений по целевым показателям. В промежутке между ними располагаются планы подразделений, которые могут отличаться по горизонту планирования (месячные / квартальные / годовые) и по сфере действия (производственные / финансовые / маркетинговые и пр.).
Таким образом, одной из основных управленческих функций, которые выполняют в отношении проекта, является планирование. Оно состоит в определении основных параметров деятельности, которую предстоит вести в будущем в ходе непосредственной реализации проекта.
