Понятие и этапы контроля. Информационная сторона контроля

Понятие контроля

Без управленческого контроля не может быть реализована ни одна из функций управления:

• планирование,
• организация,
• координация,
• мотивация.

Контроль ориентирован на обеспечение правильной оценки реальной ситуации, что позволяет формировать предпосылки для внесения корректив в плановые показатели развития как компании в целом, так и отдельных ее подразделений. Контроль является одним из ключевых инструментов разработки политики и принятия решений, важных для нормального функционирования фирмы и достижения ею намеченных целей как в вопросах оперативного управления, так и в долгосрочной перспективе.

Элементы функции контроля:

• сбор информации,
• обработка информации,
• анализ информации, касающейся фактических результатов деятельности подразделений компании и предприятия в целом,
• сравнение фактических показателей с плановыми,
• определение наблюдаемых отклонений и анализ их причин,
• разработка мероприятий, позволяющих достичь намеченные цели.

Контроль должен рассматриваться не только как фиксация имеющихся отклонений, но и как анализ причин их возникновения, определение возможных тенденций дальнейшего развития. Если в одном из звеньев были обнаружены отклонения, может возникнуть необходимость принять срочные решения в вопросах оперативной деятельности того или иного подразделения.

Руководители осуществляют контроль с момента формулировки целей и задач, с создания организации. Для успешного функционирования организации контроль необходим: без него начинается хаос, становится невозможно объединить деятельность групп и подразделений.

Преимущественно фирмы реализуют два вида контроля:

• финансовый, состоящий в получении финансовой отчетности от каждого из хозяйственных подразделений. Эта отчетность должна содержать важнейшие экономические показатели, сведенные в стандартные формы. Конкретный набор позиций и срок предоставления отчетности может варьироваться: для некоторых видов отчетности он установлен на законодательном уровне (если речь идет о бухгалтерском финансовом учете), для других – определяется компанией самостоятельно (в случае управленческого учета),
• административный, который служит для контроля за соответствием между запланированными в бюджете и реальными показателями (например, сравнения планируемых и фактических продаж, состояния портфеля заказов).

Этапы контроля

Процедура контроля может быть представлена тремя четко выделяемыми этапами:

Этап первый. Установление стандартов и критериев. Этот этап тесно связан с управленческой функцией планирования. Для контроля выбираются стандарты, отражающие цели организации. При этом они должны, во-первых, характеризоваться наличием временных рамок для выполнения работы, и измеримого показателя степени выполнения работы.

Этап второй. Сопоставление достигнутого результата и стандарта. На втором этапе реально достигнутый результат сопоставляется с установленным стандартом. Менеджер должен оценить, в какой мере результаты соответствуют планам компании. При этом принимается решение, являются ли обнаруженные отклонения допустимыми (относительно безопасными). Исходя из этого решения могут начинаться действия. Этот этап контроля наиболее заметен со стороны, поскольку именно к нему относится определение масштабов отклонений, измерение результатов, передача информации и ее оценка. Руководители высшего звена определяют, в пределах каких рамок отклонения результатов не вызывают тревоги. Если масштаб слишком мал, то организация будет предпринимать активные действия даже на незначительные отклонения, что потребует неадекватных затрат ресурсов. И напротив, если масштаб слишком велик, есть риск упустить проблемы на той стадии, когда их можно было решить без серьезных затрат.

Этап третий. Действия. После того, как оценка произведена, менеджеры выбирают линию поведения организации из трех альтернатив:

1. ничего не предпринимать – если отклонения признаны допустимыми,
2. устранить отклонение – выявляется его причина, на которую необходимо воздействовать,
3. изменить стандарты – если было определено, что стандарт нереален, не соответствует сложившейся ситуации и не может быть выполнен.

Информационная сторона контроля

С информационной точки зрения управленческий контроль – это система с обратной связью.

Обратная связь в технике – это процесс, приводящий к тому, что результат функционирования какой-либо системы влияет на параметры, от которых зависит функционирование этой системы. Другими словами, на вход системы подаётся сигнал, пропорциональный её выходному сигналу (или, в общем случае, являющийся функцией этого сигнала).

Смысл обратной связи заключается в том, что после разработки планов, стандартов и нормативов, совершения действий по их достижению и реализации компания получает некие фактические результаты деятельности. Эти результаты сопоставляются с плановыми (стандартами и нормативами), что позволяет выявить отклонения. Производится анализ отклонений и причин их возникновения, и разрабатывается программа корректирующих действий. Эти действия влияют на новый цикл – начиная с планирования.

Обратная связь при этом реализует две основные функции:

• выявление ошибок, допущенных при движении к цели,
• инициирование корректирующих воздействий.

Важно отметить, что параметры обратной связи зависят от типа осуществляемого контроля. Выделяется три типа:

• предварительный контроль (производится до начала деятельности для того, чтобы понять, насколько разработанные планы оптимальны),
• текущий контроль (производится от момента начала деятельности до получения результата для того, чтобы вовремя обнаружить отклонения),
• заключительный контроль (производится после того, как программа выполнена).