Гибкий проект - это совокупность направленных на достижение общего результата взаимосвязанных ресурсными ограничениями мероприятий, управление которыми осуществляется при помощи методов, учитывающих возможные изменения внутренней и внешней среды.
Основы планирования гибких проектов
Гибкий проект, как и любой другой проект, нуждается в краткосрочном и долгосрочном планировании. Оно должно осуществляться регулярно. В то же время специфика гибких проектов в плане их планирования состоит в отсутствии необходимости составлять исчерпывающие и детальные планы.
Началу планирования гибкого проекта обычно предшествует принятие на этапе инициирования решения о целесообразности применения гибких подходов к проектному менеджменту. Первоначально в ходе планирования разрабатывается такой документ, как паспорт проекта, в котором указывают все основные параметры проекта. Дополнительно следует составить еще несколько востребованных документов, в их числе:
- видение продукта (их может быть несколько, если продуктов несколько - для каждого отдельного продукта);
- дорожная карта;
- бэклог проекта.
Видение продукта представляет собой, с одной стороны, небольшой документ, но с другой стороны, он содержит в себе большой объем полезной информации. Речь идет про данные, которые касаются непосредственно продукта (итогового результата проекта), конечных пользователей этого продукта, выполняемые им функции (прежде всего, с точки зрения удовлетворения потребностей), предоставляемых ограничений. При помощи этого документа заранее обеспечивается согласованная работа над проектом всех заинтересованных сторон, а также формируется коллективная ответственность за итоговый продукт проекта.
Бэглогом называется упорядоченный, но составленный без иерархии список элементов планирования проекта. В роли этих элементов могут выступать функциональные элементы (функции) проекта, требования и задачи, которые нужно выполнить и решить, соответственно, иные характеристики проекта и т. д. Указанные требования в большинстве своем представлены в форме пользовательских историй, т.е. описаний применения продукта проекта, которые составлены от лица пользователя.
Дорожной картой называется документ, в котором последовательно изложены все шаги и мероприятия, направленные на достижение конечной цели / решение поставленной задачи. Далее рассмотрим дорожную карту чуть более подробным образом.
Разработка дорожной карты гибкого проекта
Составление дорожной карты — это важный этап разработки долгосрочного плана. Данный документ содержит планы по достижению ключевых промежуточных результатов проекта в течение 6 - 12 месяцев. Кроме того, именно при разработке дорожной карты необходимо учитывать жесткие фиксированные сроки, если предполагается их наличие в проекте.
Дорожная карта должна на регулярной основе актуализироваться. Благодаря этому рассматриваемый документ будет отражать возможное изменение приоритетов и ключевых результатов. В случае нахождения проекта в составе программы с множеством зависимостей частоту актуализации дорожной карты рекомендовано установить на уровне, равном нескольким раз в месяц.
Рекомендуется во время планирования гибкого проекта осуществлять визуализацию как самой дорожной карты, так и связей с иными зависимостями, расположенными между дорожными картами. При этом характеристикой дорожной карты гибкого проекта является меньшая степень детализации и отсутствие обязанности по ее реализации в виде диаграммы Ганта.
Когда приступают к проведению среднесрочного планирования гибкого проекта, необходимо как можно раньше проверить самые рискованные гипотезы и предположения. Это можно сделать через разработку прототипов и получения на их основе обратной связи. В дальнейшем продукт развивается и конечный результат совершенствуется в финальной части проекта.
Особенности планирования гибких проектов
Гибкий подход к управлению проектами говорит о возможности оперативного внесения изменений в ранее составленные планы по мере того, как проект реализуется и как выявляются новые требования к продукту проекта. Следовательно, большое значение имеет срок выполнения работы по проекту - если он наступит еще нескоро, то достаточно составить недетализированный план, который можно представить как «прогноз».
Задачи, которые нужно решить в ближайшее время, должны быть запланированы на определенном уровне детализации. При этом команда проекта принимает на себя обязательства по исполнению данных задач. С течением времени, когда проект постепенно реализуется, происходит детализация задач на ближайшие периоды для того, чтобы проектная команда смогла принять их в работу.
Другая характерная черта планирования гибких проектов заключается в необходимости поставки инкрементов продукта. Если дело имеют с интегрированными инкрементами, которые реализуют несколько команд, то они должны поставляться не реже, чем раз в квартал. Если же дело имеют с одной командой, то инкременты продукта стоит поставлять не реже, чем раз в месяц (в лучшем случае - поставлять один раз в две недели).
Гибкий подход к проектному менеджменту еще поощряет повышение прозрачности проекта. Это может быть выполнено за счет визуализации планов проекта и текущего прогресса в результате применения досок управления задачами.
Таким образом, если для управления проектами менеджерами и проектной командой был выбран гибкий подход, то это найдет отражение в выявлении ряда характерных черт у процесса планирования проектов. Оно приспосабливается к возможным внесениям различных изменений в планы и предполагает разный уровень детализации планов в зависимости от того, как скоро подойдет их очередь для выполнения специалистами на практике.
