Отчетность - это совокупность документов, которые подготавливают по завершению проекта или его отдельной части в целях обобщения полученных результатов и информирования о них высшего руководства и заказчика.
Сущность отчетности по затратам проекта
Работы по проекту во многом координируются друг с другом на основе отчетности, которая, помимо прочего, обеспечивает осуществление оперативного планирования и управления в рамках проекта. Напомним, что отчетностью называется совокупность документов, в которых обобщаются все результаты, полученные по итогам реализации проекта по состоянию на конкретную дату.
Отчетность предназначена для того, чтобы предоставить ее высшему руководству, заказчикам и иным заинтересованным лицам (вплоть до опубликования в открытом доступе для всей общественности) и, тем самым, проинформировать их о ходе реализации проекта. Обобщенный характер, который зачастую присущ отчетности, также дает возможность использовать ее для анализа полученных результатов, в частности, для их сравнения с запланированными результатами, с результатами реализации аналогичных проектов в прошлом, для выявления и описания тенденций.
Отчетность зачастую выступает в качестве основы для прогнозирования сценарий развития ситуации в будущем (особенно актуально это для промежуточной отчетности и продолжения выполнения проектных работ). Следовательно, отчеты выступают как предпосылки для принятия управленческих решений о внесении изменений в проект (об изменении сроков выполнения работ, объемов выделенных ресурсов, о перераспределении полномочий и ответственности и т. д.), а также о награждении или наказании участников команды проекта за успешно решенные или нерешенные задачи.
При подготовке к выполнению проекта необходимо разработать и внедрить наиболее подходящую систему отчетности. Решение этого вопроса предполагает определение периодичности подготовки отчетов, уровень их детализации/обобщения, лиц, ответственных за подготовку отчетов, непосредственных получателей (пользователей) отчетной информации и т. д. При этом нужно учитывать специфику каждого конкретного проекта и принятые в организации методы контроля, документирования, информирования.
Основы формирования отчетности по затратам проекта
В настоящее время формирование отчетности по затратам проекта является той функцией, выполнение которой было автоматизировано и передано компьютерам со специально установленной программой (так называемому, workstation). Она, как правило, предусматривает использование баз данных, которые получают следующие сведения:
- расход бюджетных средств по плану (информацию об этом предоставляет проектный офис);
- фактический расход (информацию об этом предоставляют функциональные менеджеры);
- табели учета времени рабочих.
Обобщение указанной информации дает возможность для составления отчетов, которые могут быть как детальными, так и суммарными. Кроме того, отчеты могут формироваться в отношении как всего проекта, так и отдельных функциональных подразделений. При необходимости (точнее говоря, по требованию) могут составлять специальные отчеты. В любом случае подготовленные отчеты подлежат направлению на верхний (исполнительный) уровень управления и (или) руководителям функциональных подразделений.
Особенности формирования отчетности по затратам проекта
Исходной информацией для составления отчетности выступают данные, с одной стороны, о планируемых затратах, связанных с выполнением проектных работ, и с другой стороны, о расходах, которые были фактически понесены в связи с выполнением работ по проекту.
С точки зрения формирования отчетности большое значение имеет то, на какой стадии реализации проекта проводится работа по составлению того или иного отчета. Так, для стадии планирования проекта необходимо составить, прежде всего, отчет о бюджетной стоимости проектных работ и отчет о распределении бюджетных средств по счетам затрат. Когда в проекте наступает стадия контроля, большая часть отчетов должна отражать стоимостные данные: о трудозатратах, материалах, других прямых издержках, перерасходе денежных средств.
Отчетность о состоянии затрат проекта в основном строится на значениях двух показателей, которые характеризуют каждую работу в проекте - показатель фактических затрат (ACWP) и показатель освоенного объема (BCWP). Сбор этой информации происходит на уровне счетов затрат, после чего происходит их включение в соответствующие отчеты.
Как правило, отчеты о состоянии затрат проекта формируются каждый месяц. Это происходит для каждого уровня структуры разбиения работ или структурной схемы организации. Фактором, который обуславливает уровень подготовки отчетности, является степень, в которой нужно агрегировать собранную информацию.
Рассматриваемые отчеты чаще всего выглядят как таблицы, строки которой соответствуют каждой проектной работе. А по столбцам расписаны затраты (отдельно по каждому месяцу и один - обобщающий). В последней строке приводятся итоговые значения по всему проекту в целом. При необходимости отчеты могут содержать приложения, в которых, например, может быть представлено обоснование произведенных расходов.
Кроме того, на еженедельной основе дополнительно составляются отчеты о фактических трудовых затратах проектных работ. Эти отчеты впоследствии используются для того, чтобы детально изучить, как в проекте используются человеческие ресурсы.
Таким образом, обязательной составной частью работ над проектом является составление отчетности, которая должна, в первую очередь, отражать, какие затраты были понесены в процессе ведения проектной деятельности. Главными пользователями отчетности являются руководители и заказчики проекта, которые большое остальных заинтересованы в достижении запланированных результатов.
