Особенности межведомственных проектов

Общие сведения о межведомственных проектах

Достаточно большое количество проектов, которые приходится разрабатывать и реализовывать, находятся на стыке нескольких отраслей и сфер общественной жизни. В силу принципа разделения труда за развитие и управление отдельных отраслей и сфер отвечают различные специализированные организации. Следовательно, для того чтобы разработать и реализовать проект, все чаще требуется привлечение нескольких самостоятельных организаций. В этом случае стоит говорить о, так называемом, межведомственном проекте.

Специфика межведомственного проекта состоит в том, что управление им требует объединения усилий нескольких (двух или более) различных организаций. Следовательно, одной из главных проблем межведомственного проекта является обеспечение эффективного взаимодействия нескольких самостоятельных и зачастую равноправных организаций, распределение между ними полномочий, обязанностей и ответственности, установление наиболее подходящих форм коммуникаций и т. п.

Внешние и внутренние затруднения межведомственного взаимодействия

В настоящее время реализация межведомственного проекта затруднено действием ряда внешних и внутренних факторов. Так, необходимость взаимодействия друг с другом нескольких ведомств зачастую приводит к разработке многочисленных регламентов, которые являются сложными, запутанными и требуют большого количества согласований.

Кроме того, решение даже незначительных вопросов в случае установления межведомственного взаимодействия осуществляется через прохождение и согласование всей цепочки ответственных лиц в каждой задействованной организации вплоть до руководителей самого высокого уровня.

Разные ведомства нередко характеризуются закрытостью и неконсистентностью данных. В связи с этим обмен необходимыми данными между разными структурами часто сталкивается с техническими сложностями самой разной природы.

Взаимодействие нескольких разных организаций при совместной реализации одного проекта также может быть осложнено рядом внутренних факторов. В частности, обмену информацией и совместной деятельности достаточно сильно мешает культура страха и скрытая конкуренция между ведомствами.

Как правило, многие организации в своей деятельности преследуют разные цели. Т. е. какие-либо общие цели, которые могли бы объединить их, а также понимание общего блага отсутствуют. Поэтому у руководителей и сотрудников этих организаций отсутствует представление о причинах, которые бы заставили их установить взаимодействие друг с другом.

Еще один значимый внутренний фактор, который затрудняет межведомственное взаимодействие, представлен отсутствием мотивации. Оно может быть вызвано эмоциональным или профессиональным выгоранием сотрудников.

Меры для обеспечения реализации межведомственного проекта

Чаще всего взаимодействие проще наладить в том случае, если большая часть команды проекта находится в одной организационной структуре. По этой причине при реализации межведомственного проекта рекомендуется его разделить на части так, чтобы каждую из них выполняла команда, большинство членов которой представляют одну организационную структуру.

Создание межведомственных рабочих групп можно рассматривать как один из способов формирования кросс-функциональной команды проекта. Для того чтобы эта команда осуществляла свою работу результативно, все ее участники должны уделять ей как минимум половину своего рабочего времени. Еще один важный вопрос в данном случае касается возможности размещения всех членов кросс-функциональной группы межведомственного проекта на одной площадке.

Сотрудники разных организаций могут принимать участие в работе над межведомственным проектом в одном из следующих форматов:

• полная занятость в проекте;
• частичная занятость в проекте, которая сопряжена со 100%-м участием в периодически проводимых в течение 2-3 дней групповых сессиях;
• частичная занятость в проекте, которая сопряжена с участием в регулярных встречах.

Методы гибкого управления проектом в большей степени приспособлены для использования в первом и во втором вариантах. Последний вариант может быть реализован, если использовать для реализации проекта инструменты удаленной совместной работы (в качестве примера можно назвать различные мессенджеры, доску Trello, систему Jira и др.).

Рекомендуется перед тем, как начать выполнение работ по межведомственному проекту, найти показательные кейсы успешной реализации другими командами аналогичных проектов. При этом желательно, чтобы площадка этих команд располагалась в зоне досягаемости - в этом случае будет возможность для непосредственного посещения коллег и самостоятельного осмотра всего своими глазами.

Межведомственные проекты будут ближе к реализации, если проектная команда заполучит союзников. В лучшем случае союзники должны иметься на всех уровнях управления. Причем союзникам следует рассказать, какая идея лежит в основе реализуемого проекта и в чем состоит суть используемых инструментов, методов и подходов.

Таким образом, в настоящее время многие проекты в силу их отраслевой принадлежности по своему характеру являются межведомственными. Это означает, что участниками процессов их разработки и реализации являются специалисты, которые представляют несколько разных самостоятельных организаций. В данном случае первоочередной задачей является обеспечение эффективного взаимодействия между ними, т.е. установление информационного обмена, распределение полномочий, обязанностей, ответственности, принятие правил совместной работы и др.