Основные принципы планирования ресурсов проекта

Основные сведения о планировании ресурсов проекта

Основной составляющей деятельности по управлению проектами является ресурсное планирование. Планирование ресурсов - это первый этап управления ресурсами проекта, который заключается в составлении планов, т. е. документов, в которых фиксируются названия и размеры требуемых ресурсов, источники их получения, график и объемы их использования, лица, ответственные за распоряжение ресурсами, и другие параметры будущей работы с ресурсами в рамках проекта.

Планирование ресурсов проекта осуществляется участниками команды проекта, которые выполняют следующие действия:

• формируют комплексы работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта, и проводят в их отношении сбалансированный анализ;
• создают систему распределения ресурсов и назначают ответственных исполнителей;
• контролируют ход выполнения проектных работ, т. е. сопоставляют друг с другом плановые и фактические параметры работ и на основе этого сопоставления вырабатывают корректирующие воздействия.

Ресурсы представляют собой компоненты работ по проекту, которые выполняют обеспечивающую роль. Это утверждение справедливо в отношении исполнителей, энергии, материалов, оборудования и т. д.

Это означает, что каждая работа по проекту может иметь связь с функцией планирования ресурсов. Следовательно, планирование применяется для определения потребности в ресурсах по проекту в целом (при помощи методов календарного планирования) и для обеспечения соответствия между потребностями в ресурсах и их наличием или возможностью их получить (при помощи методов выравнивания).

Еще одно значение планирования ресурсов проекта состоит в том, что по итогам этой деятельности руководство проекта может приступить к следующей стадии управления ресурсами, которая заключается в организации закупок и поставок ресурсов.

Сущность основных принципов планирования ресурсов проекта

Суть планирования ресурсов проекта может быть рассмотрена через те принципы (т. е. основополагающие идеи), которыми, как правило, руководствуются проект-менеджеры при решении вопросов ресурсного обеспечения проекта. Как показывает практика, к основным принципам планирования ресурсов относятся:

• принцип единства (холизма) - предполагает координацию всех участников проекта при выработке ресурсных планов, а также интеграцию множества различных ресурсных планов, которые должны выполнять роль компонентов одного общего плана проекта;
• принцип участия (партисипативного планирования) - предполагает участие в плановой деятельности всех участников проекта, что позволит учесть все имеющиеся потребности в ресурсах;
• принцип непрерывности - предполагает постоянное осуществление процесса ресурсного планирования и непрерывную смену одних ресурсных планов на другие;
• принцип гибкости - предполагает возможность внесения изменений в процесс планирования ресурсов в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств;
• принцип точности - предполагает конкретизацию и детализацию ресурсных планов в соответствии с внешними и внутренними условиями реализации проекта.

Как правило, именно эти принципы соблюдают руководство проекта во время планирования ресурсов. Это во многом помогает обеспечить точный расчет потребности в ресурсах, верный выбор поставщиков ресурсов, составление правильного расписания поставок и использования ресурсов и др.

Способы осуществления планирования ресурсов проекта

Планирование ресурсов проекта в основном осуществляется двумя главными методами. Первый метод представлен ресурсным планированием при ограничении во времени. В соответствии с ним для окончания проекта устанавливается фиксированная дата, исходя из которой в дальнейшем назначаются дополнительные ресурсы в случае наступления периодов перегрузок.

Второй метод представляет собой планирование при ограниченных ресурсах. Оно означает, что первоначально задается определенное количество доступных ресурсов. В дальнейшем это количество не может быть изменено. По этой причине именно заданное количество ресурсов в дальнейшем выступает как основное ограничение всего проекта.

В настоящее время планирование ресурсов проекта выполняется уполномоченными менеджерами при помощи специального программного обеспечения - ERP. Данное приложение автоматизирует деятельность команды проекта. Практическим результатом его функционирования является предоставление аналитических сведений и средств внутреннего контроля.

Основой для работы ERP является централизованная база данных. Последняя представляет собой объединение входных данных из нескольких различных аспектов проектной деятельности организации: бухгалтерского учета, производства, управления цепочками поставок, продаж, маркетинга и управления персоналом.

Приложение ERP хранит данные в одном месте, что обеспечивает легкий доступ к ним для представителей разных подразделений. Кроме того, применение приложения ERP при планировании ресурсов позволит решить проблемы, которые вызваны данными из нескольких источников. А это, в свою очередь, предоставить пользователям такие возможности, как:

• проводить анализ «что, если»;
• определять возможности для улучшения процесса;
• значительно повысить эффективность (через снижение затрат и повышение производительности).

Таким образом, в рамках управления ресурсами проекта, которое само является составной частью проектного менеджмента, активно осуществляют планирование ресурсов. Данный вид деятельности рекомендуют проводить в соответствии с определенными принципами, эффективность которых доказана многолетней практикой.