Основные функции в системе менеджмента

Планирование в системе менеджмента

Выделение функций менеджмента произошло в процессе специализации управленческого труда, совершенствования информационных операций – сбора и обработки информации, а также технологий принятия и реализации управленческих решений.

В менеджменте выделяется пять основных функций, тесно связанных друг с другом:

• планирование,
• организация,
• координация,
• мотивация,
• контроль.

Отправной точкой в управлении выступает планирование. Управление без планирования превращается в хаотичные действия.

Планы унифицируются по двум направлениям:

• по вертикали, что значит субординированность планов разных уровней. Задания на нижестоящих уровнях выступают продолжением выработанных на высшем уровне планов,
• по горизонтали, что значит единство между планами всех направлений деятельности и всех подразделений. Для этого осуществляется координация финансовой, производственной, сбытовой и других сфер функционирования компании.

Планирование часто является единственным способом формально спрогнозировать будущие возможности и проблемы. На основе формального планирования принимаются решения, оно способствует снижению рисков. Иными словами, оно позволяет сформулировать установленные цели, создать внутри компании единство общей цели.

Планирование бывает трех видов:

• текущее (бюджетное) или тактическое,
• среднесрочное,
• стратегическое.

Каждая компания самостоятельно определяет задачи планирования исходя из осуществляемой деятельности. В целом же планирование производится для того, чтобы:

• спланировать рост прибыли,
• спланировать издержки предприятия и выявить пути их сокращения,
• увеличить рыночную долю, долю продаж,
• обеспечить компанию необходимым качественным и количественным составом работников,
• улучшить социальную политику.

Организация и координация в менеджменте

Для подготовки к практическому воплощению указанных в планах замыслов служит организационная функция.

Для менеджера важно учитывать все выполняемые персоналом виды деятельности. Имеются два пути реализации функции организации:

• через оперативное управление. Смысл оперативного управления сводится к периодическому или непрерывному сравнению реально полученных результатов с плановыми и выполнению их корректировки. Между оперативным управлением и текущим планированием действует тесная связь,
• через административно-организационное управление. При этом определяется структура фирмы, устанавливаются взаимосвязи и распределяются функции между подразделениями компании, работника аппарата управления предоставляются права и устанавливается ответственность.

Организация направлена на то, чтобы скоординировать многие задачи. К основным аспектам организационного процесса относятся:

• делегирование полномочий,
• деление организации в соответствии с целями и стратегиями на подразделения.

Организация тесно связана с координацией.

Координация обеспечивается за счет того, что между отдельными исполнителями и структурными подразделениями устанавливаются рациональные связи (коммуникации). Именно благодаря координации достигается бесперебойность работы компании и взаимодействие всех функций менеджмента. В основе координации лежит обмен информацией – коммуникация. Менеджеры тратят значительное время на осуществление коммуникаций, причем содержание коммуникационного процесса определяется координируемыми процессами. Широкое применение находят:

• отчеты,
• документы,
• заседания,
• телефонная и компьютерная связь,
• средства радио и телевизионного вещания.

Мотивация в менеджменте

Функция мотивации нужна для того, чтобы обеспечить заинтересованность сотрудников в достижении общего результата работы, сформировать у работников внутренние побуждения трудиться с высокой производительностью.

По решаемым задачам и преследуемым целям различают два типа мотивации:

• активизация мотивов, побуждающих человека к совершению действий, желательных для мотивирующего субъекта,
• формирование у человека мотивационной структуры, т.е. ослабление негативных и усиление положительных с точки зрения субъекта мотивов. Реализация мотивации данного типа намного сложнее, требует больших усилий, но она более результативна.

Контроль в менеджменте

Функция контроля служит для того, чтобы определить степень достижения запланированных параметров путем сопоставления фактического состояния с плановым.

Часто «контроль» воспринимается в негативном ключе, рассматривается как принуждение и ограничение. С одной стороны, это справедливо: за счет осуществления контроля исключается возможность совершить действия, негативно влияющие на компанию. С другой стороны, контроль – это в первую очередь не инструмент для проведения санкций, а установление стандартов, нужных при выполнении заданий, измерения достигнутого результата и определения направлений корректировок. Без контроля управление в принципе невозможно, поэтому реализация контроля начинается одновременно с планированием, на этапе формулирования целей и постановки задач компании.

В составе контроля выделяется три значимых этапа:

• выработка критериев оценки и стандартов,
• сопоставление реальных результатов с плановыми,
• принятие мер корректировки.