Организация и проведение деловых совещаний, переговоров, бесед

Необходимость организации и проведения деловых совещаний, переговоров, бесед

Для того, чтобы совещание (встреча, беседа) прошли эффективно и позволили добиться поставленных перед ними целей, необходимо тщательно подготовиться в проведению мероприятия. Подготовка должна включать ряд стандартных элементов, а также учитывать специфику тематики и состава участников.

На первом этапе подготовки следует определиться, есть ли вообще необходимость в проведении совещания (встречи, беседы) как такового или можно обойтись другими формами обмена информацией. Обилие ненужных, излишних совещаний отвлекает сотрудников от другой деятельности, требует больших временных затрат и снижает мотивированность на результат. Обосновывая целесообразность проведения совещания, менеджер должен определить круг вопросов, требующих решения.

Совещание стоит проводить при соблюдении следующих условий:

• требуется обменяться информацией,
• нужно выявить мнения и определить доступные альтернативы,
• планируется провести анализ нестандартной (сложной) ситуации,
• принимаемое решение касается комплексных вопросов.

Вместо проведения совещания могут быть использованы другие варианты:

• единоличное решение, принимаемое руководителем,
• решение вопросов в переписке или по телефону по отдельности с несколькими компетентными сотрудниками,
• проведение селекторного совещания или объединение организуемого совещания с плановыми совещаниями (добавление вопросов к повестке дня).

Если менеджер принял решение, что формат совещания лучше отвечает поставленным задачам, его начинают организовывать, в противном случае отказываются от проведения.

Порядок подготовки к проведению совещаний, переговоров, бесед

После того, как формат мероприятия и цель его проведения определены, следует четко (а не обобщенно, как на предыдущем этапе) сформулировать повестку дня и выбрать состав участников.

Определение повестки дня включает следующие элементы:

• тема совещания, содержание проблем, которые должны быть обсуждены,
• требования к конечному результату совещания – что должно быть получено в его итоге (конецептуальное решение, четкий план действий, назначение ответственных за решение задач и т.д.),
• какая подготовительная работа на кого возлагается (для масштабных совещаний может создаваться целая рабочая группа, занимающаяся исключительно повесткой дня и определением необходимости провести в подразделениях предварительные совещания для получения полной информации о ситуации).

Типичные ошибки, встречающиеся при подготовке повестки дня:

• недостаточно четко сформулированная главная тема совещания (в результате не происходит достаточного аналитического обеспечения и точного разграничения обсуждаемых вопросов),
• суть проблемы не разъяснена участникам, они приходят неподготовленными,
• в повестку дня включены вопросы, существенно отличающиеся по содержанию и объему, вследствие чего вместо структурированного совещания получается обсуждение (неконструктивное) между отдельными участниками,
• в состав участников включается слишком много пассивных слушателей, мнение которых не запрашивается,
• от повестки дня происходит отступление, начинается обсуждение «вечных тем», припоминание старых обид.

Составляя список участников, ответственное лицо должно уделить пристальное внимание как количественному, так и качественному аспектам. Не нужно приглашать людей «для массовости», по количеству мест в зале для совещаний. Участвовать должны только те, кто будет активно участвовать в обсуждении, чьи должностные обязанности связаны с решением вопросов. «Массовка» будет только мешать и отвлекать реально работающих людей. К участию должны привлекаться компетентные в обсуждаемых вопросах сотрудники.

Важный вопрос при проведении совещания – определение даты и времени. Совещание должно быть назначено по возможности заранее, чтобы участники успели к нему подготовиться (в первую очередь это касается участников, которые должны будут выступать). Переносы времени совещания, как правило, вызывают негативную реакцию. Также следует учесть рабочий график ключевых участников совещания (особенно запланированные ими командировки, которые невозможно отменить).

Исходя из недельного цикла работоспособности, лучшими днями для проведения совещания являются среда и четверг, худшими – понедельник и пятница. Желательно назначать совещания на временные пики повышенной трудоспособности, а не с утра или в самом конце рабочего дня.

При определении продолжительности совещания самыми распространенными ошибками являются:

• отсутствие предварительного временного регламента (по совещанию в целом и отдельным вопросам), что может привести к растягиванию обсуждения, уходу от темы,
• несоблюдение установленной продолжительности совещания, что смещает планы участников по последующей работе,
• совещание планируется слишком длительным, не отвечающим масштабам обсуждаемых вопросов,
• не устраиваются перерывы, что приводит к снижению концентрации внимания,
• не ограничивается время на отдельные доклады и выступления – в результате если первые участники не умеют кратко и четко излагать свои мысли, последующим участникам приходится высказываться предельно сжато, чтобы завершить совещание в установленное время.

Еще один параметр организации совещания, переговоров, беседы – выбор места проведения. Оно напрямую зависит от количества участников. Чаще всего для совещаний с небольшим количеством участников используется кабинет руководителя. Крупные компании стараются выделять специальные помещения – переговорные, оснащенные сравнительно большим количеством мест и необходимой оргтехникой (проектор, экран).