Управленческое решение - это результат выбора уполномоченным лицом организации цели и способов ее достижения.
Принятие управленческих решений при реализации проекта
Управление проектами осуществляется уполномоченными субъектами через разработку, принятие и исполнение управленческих решений. Управленческим решением называют результат выбора цели и (или) способов ее достижение. Этот выбор в конечном итоге осуществляет уполномоченное должностное лицо организации (менеджер / руководитель).
Управленческие решения принимаются на различных этапах реализации проектов:
- Инициация проекта - принимается решение о начале следующей фазы проекта.
- Планирование проекта - принимаются решения по утверждению целей, по определению состава работ, по установлению критериев успеха и т. д.
- Организация исполнения проекта - принимаются решения об обеспечении проекта ресурсами, о распределении полномочий и т. д.
- Контроль проекта - принимаются решения о необходимости предоставления отчетности и исправления выявленных несоответствий.
- Закрытие проекта - принимается решение об административном завершении проекта.
Проблема оптимизации принятия управленческих решений
При принятии управленческих решений всегда приходится сталкиваться с проблемой выбора решения из некоторого множества альтернатив. Какой-то один из вариантов по некоторым соображениям (критериям) может быть назван лучшим или оптимальным.
Обычно под оптимальным управленческим решением в предпринимательском деле понимают своевременно принятое решение, которое приводит к получению максимального экономического эффекта. При этом принятое управленческое решение должно одновременно удовлетворять всем действующим требованиям: законодательным, со стороны руководства, со стороны клиентов и др.
Необходимо иметь в виду, что на процесс принятия управленческих решений оказывают влияние факторы двух больших групп:
- Личностные (субъективные) факторы - обусловлены своеобразием психических процессов, состояний и качеств лиц, принимающего решения.
- Ситуационные (объективные) факторы - это конкретные обстоятельства внешней и внутренней среды, в которых принимается управленческое решение.
Управление этими факторами (их выявление, оценка и нейтрализация) является составной частью деятельности по оптимизации процессов разработки и принятия управленческих решений.
Как показывает практика, процесс принятия управленческих решений может быть оптимизирован, прежде всего, за счет устранения негативного влияния организационных причин, которые могут иметься на различных этапах реализации проектов. В первую очередь, необходимо обеспечить надежность информации, которая поступает лицу, принимающему решения. следовательно, необходимо хорошо организовать коммуникации и не допустить возникновение в ходе передачи информации различных помех.
Следует отметить, что искажению и запаздыванию информации при подготовке управленческих решений способствует увеличение числа иерархических уровней.
Условием принятия оптимального управленческого решения можно назвать обеспечение высокой исполнительской дисциплиной. Она заключается в качественном выполнении работы, в соблюдении всех сроков. Чтобы это реализовать, необходимо установить в организации соответствующие процедуры согласования решений и сроков их выполнения, а также обеспечить конкретизацию решений.
Количество принимаемых решений должно быть реальным для полного выполнения. Неоправданно большое число управленческих решений вызовет у исполнителей ощущение их необоснованности, из-за чего снизиться мотивация их выполнения.
Оптимизация принятия управленческих решений предполагает высокую «стандартизацию» процессов подготовки и принятия решений. Это означает, что в организации необходимо разрабатывать технологии и регламенты подготовки и принятия управленческих решений.
Обычно управленческие решения проходят по нескольким различным иерархическим уровням. Следовательно, нужно при принятии этих решений согласовать интересы всех этих уровней.
Характерной чертой оптимальных управленческих решений является наличие в организации совершенной системы оформления, передачи и контроля за выполнением решений. Желательно, чтобы в процессе выполнения управленческих решений принимали участие служебные подразделения одного уровня управления - благодаря этому сохранится скоординированность и ясность плана, утвержденного на высшем уровне.
Оптимальность управленческого решения также обеспечивает соответствующая компетентность исполнителей. В частности, на каждую должность с конкретным набором функций сотрудник должен быть назначен обосновано.
Проблемами, которые препятствуют принятию оптимальных управленческих решений в процессе реализации проекта, являются:
- отсутствие согласованности;
- чрезмерная усложненность;
- непроработанность процедур принятия решений;
- дублирование работ, которые выполняют разные подразделения предприятия;
- потеря или искажение информации, которая проходит между подразделениями предприятия;
- размытие ответственности и др.
Процессы разработки, принятия и реализации управленческих решений могут быть оптимизированы за счет анализа информации о данных процессах за определенный временной интервал. Затем необходимо установить имеющиеся проблемы, которые присущи как для системы в целом, так и на уровне ее составных частей, определить причины их возникновения, а также сформировать систему предложений по улучшению рассматриваемых процессов. Далее рекомендуется сделать прогноз поведения отдельных элементов системы при проведении других мероприятий, в частности, при изменении организационной структуры предприятия.
