Организационная структура - это результат управления организацией, который заключается в реализованном способе устройства внутренних взаимоотношений между выделенными организационными единицами - подразделениями и сотрудниками.
Сущность разработки и создания организационных структур управления проектами
Разработка и создание организационной структуры управления проектами является важной задачей, которую необходимо решить проектным менеджерам перед непосредственным началом ведения проектной деятельности. Непосредственным результатом решения этой задачи будет создание благоприятных организационных условий, которые будут содействовать получению наиболее оптимальных результатов осуществления проекта.
Указанная задача по своему характеру является сложной, междисциплинарной и слабо формализуемой. Поэтому единого алгоритма ее решения не существует. В то же время можно выделить общую совокупность проблем, последовательное решение которых может привести к созданию эффективной организационной структуры проекта.
Нужно иметь в виду, что каждый проект неповторим. В связи с этим организационная структура управления проектами, как и работа над ее разработкой и созданием могут приобретать свою специфику.
Этапы разработки и создания организационных структур управления проектами
Организационная структура управления проектами создается и разрабатывается в рамках общей последовательности ряда действий, которые обобщенно можно представить следующим образом:
- Принципиальный выбор организационной структуры управления проектами.
- Детальное проектирование организационной структуры управления проектами.
- Разработка организационной и методической документации.
- Формирование организационной структуры управления проектами.
Организационная структура управления проектами выбирается после проведения соответствующего анализа. Он направлен на то, чтобы установить степень соответствия изучаемых альтернативных вариантов организационной структуры трем основополагающим принципам. Во-первых, она должна соответствовать системе взаимоотношений, которые установлены между участниками проекта. Во-вторых, она должна соответствовать содержанию предполагаемого к реализации проекта (т.е. его целям, задачам, мероприятиям). В-третьих, она должна соответствовать требованиям внешнего окружения (законодательным нормам, обычаям делового оборота, рыночной конъюнктуре и др.).
У руководителей проекта выбор, как правило, стоит между такими типами организационной структуры, как линейно-функциональная, проектно-целевая, дивизиональная, матричная (которая может быть сильной, слабой и сбалансированной), смешанной (гибридной) и др. Еще различают механистические и органистические структуры, а также структуры всеобщего управления проектами, двойственные, сложные структуры.
После того, как сделан принципиальный выбор в пользу конкретного варианта организационной структуры управления проектами, приступают к осуществлению ее детального проектирования. Для этого организация подлежит анализу и моделированию при помощи современных средств, а именно:
- организационная структура (иерархия функций);
- модели процессов (технологии выполнения операций);
- модели информационной системы (потоки и структуры данных, интерфейс, аппаратное обеспечение);
- структуры прочих ресурсов;
- стоимостные модели.
Следующий этап разработки и создания организационной структуры управления проектами заключается в составлении и утверждении соответствующей организационной и методической документации. Она включает в себя такие документы, как штатное расписание (перечень и количество должностей с соответствующим окладом), календарный график проектных работ, бюджет проекта, положения о структурных подразделениях организации, должностные и методические инструкции, технологические карты процессов (формализованное описание технологии их выполнения) и др.
Разработка вышеперечисленных документов юридически закрепит выбранную и детально спроектированную организационную структуру, придаст ей официальный статус.
Заключительный этап работ над организационной структурой предполагает ее формирование. Оно, как правило, осуществляется через выполнение ряда работ с персоналом. Изначально нужно подобрать персонал, который соответствовал бы сформулированным заранее требованиям и, в том числе, положениям штатного расписания.
Далее между подобранными сотрудниками нужно распределить ответственность и полномочия. Это совершается в соответствии с утвержденными положениями об отделах организации и должностными инструкциями.
В конце требуется провести обучение персонала. Оно, как правило, базируется на специально подготовленных методических инструкциях. При этом учитываются конкретные должностные обязанности каждого сотрудника.
Когда подобранные сотрудники будут подготовлены для выполнения возложенных на них обязанностей, можно будет утверждать о том, что разработанная организационная структура управления проектами начала свое функционирование. Причем ее эффективность будет определяться производительностью труда данного персонала.
Таким образом, организационные структуры управления разрабатываются и создаются в рамках общей последовательности ряда мероприятий, которые необходимо выполнить ради создания наиболее благоприятных условий внутренней среды реализации проекта. Но в силу сложности и междисциплинарности данной задачи создать единый алгоритм ее решения не представляется возможным, поэтому на каждом из указанных этапов возможно возникновение некоторых условий, специфичных для конкретного проекта.
