Моделирование и анализ бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов

В основе моделирования бизнес-процессов лежит описание процессов по присущим им элементам:

• действиям,
• данным,
• событиям,
• материалам и т.п.

Обычно моделирование бизнес-процессов описывает имеющуюся между всеми элементами процесса логическую взаимосвязь (в рамках организации – от начала до завершения). В сложных случаях в модель могут включаться и процессы, внешние по отношению к рассматриваемой организации.

Моделирование бизнес-процессов дает возможность понять, как работает организация. Это достигается путем составления моделей по разным уровням управления и различным аспектам. Большие организации характеризуются большим количеством кросс-функциональных связей, поэтому моделирование в них приходится выполнять более подробно и многогранно.

При моделировании бизнес-процессов находят широкое применение разнообразные компьютерные средства и программные продукты. Это делает более легким управление моделями и отслеживание происходящих в них изменений, сокращает время, затрачиваемое на анализ.

Конечной целью моделирования бизнес-процессов является улучшение работы компании. Для этого в процессе анализа внимание должно быть сосредоточено на повышении ценности приносимых процессом результатов и снижении времени и стоимости выполняемых действий.

Можно указать следующие цели моделирования бизнес-процессов:

• описание процесса. Благодаря моделированию появляется возможность отследить от начала до завершения происходящее в процессе. Моделирование позволяет сформировать «внешний» взгляд на процессы, выявить улучшения, позволяющие повысить их эффективность,
• нормирование процесса. В ходе моделирования бизнес-процессов устанавливаются правила, по которым процессы выполняются. Если установленные в моделях правила, руководящие указания и требования будут соблюдаться, то будет достигаться желаемая производительность,
• установление действующих в процессах взаимосвязей. Благодаря моделированию между бизнес-процессами и требованиями устанавливаются четкие связи.

Как правило, моделирование бизнес-процессов осуществляется по нескольким последовательным стадиям. Поскольку конечной целью моделирования провозглашается улучшение протекания процессов, оно охватывает как проектную часть выполнения работы, так и непосредственное внедрение. Стандартные стадии моделирования:

• выявление процессов, построение модели вида «как есть» (исходной модели). Чтобы улучшить имеющийся процесс, нужно сначала понять, как он работает. Эта стадия посвящена определению границ процесса, выявлению его ключевых элементов, сбору данных о работе. Результатом становится создание исходной модели процесса. Не всегда эта модель служит адекватным отражением процесса, поэтому полученную модель можно назвать «исходной моделью» или «первым драфтом»,
• пересмотр, анализ и уточнение опорной модели. В ходе этой стадии происходит выявление противоречий и дублирований действий в бизнес-процессе, устанавливаются ограничения и взаимосвязи бизнес-процесса, формулируется необходимость трансформации бизнес-процесса. Результат этапа – формирование окончательного варианта модели «как есть»,
• разработка модели «как должно стать». После того, как текущая ситуация проанализирована, нужно определить, какое состояние процесса является желаемым. Отражением этого желаемого состояния служит модель «как должно стать». Эта модель показывает, как улучшения изменят процесс в будущем,
• тестирование и применение модели «как должно стать». На этой стадии разработанная модель внедряется в практическую деятельность организации, проходит апробацию, сопровождающуюся необходимыми изменениями,
• улучшение модели «как должно стать». Модель «как должно стать» не просто создается. Бизнес-процессы в ходе деятельности компании изменяются и совершенствуются, поэтому соответствующие им модели тоже должны регулярно улучшаться и пересматриваться. На этой стадии улучшаются как процессы, так и их бизнес-модели.

Анализ бизнес-процессов

Как правило, анализ бизнес-процессов начинают для того, чтобы оценить (и по возможности улучшить) конкурентное положение компании. Анализ начинается с идентификации бизнес-процесса, при этом выявляется его структура, в частности:

• требования (качественные, количественные; экономические, временные, экологические и т.д.),
• технологическая последовательность действий и событий, которая определяет строение и характеризует процесс по цели и виду,
• актуальная структура (последовательность, в которой выполняются работы). Речь идет о пространственно-логической последовательности прохождения заказа через рабочие системы и организационные единицы,
• процессно-ориентированные данные. К ним относят длительность процесса или обработки заказа, использование площадей и персонала, затраты на события, создающие и не создающие стоимость.

Важный элемент анализа – оценка результативности, которая предполагает использование системы показателей. Чтобы процесс улучшения был непрерывным, а управление эффективным, в систему показателей должно входить более двух факторов. Показатели могут быть следующих типов:

• относительные – выражают отношение между различными данными (например, производительность труда),
• структурные – показывают отношение части к целому, долю,
• измеряемые (индексы) – соотносят цифры в одинаковых единицах измерения, но относящиеся к разным объектам или периодам времени.