Алгоритм решения проблем
Процесс решения проблемы можно разделить на определенное число этапов. На рисунке представлен стандартный алгоритм решения проблемы.
Рисунок 1.
Данный алгоритм помогает учесть все возможные варианты в процессе решения, с какими может столкнуться группа людей. Таким образом, для решения проблемы требуется не один шаг, а несколько. Обычно число этапов сводят к 6 пунктам:
- Появление проблемы;
- Диагностика;
- Формулировка проблемы, поиск альтернатив;
- Выбор оптимального решения;
- Реализация решения;
- Оценка эффективности и контроль.
Этапы решения проблемы
Постановка проблемы. Здесь важно, определена проблема заранее, или нет. Каждое отделение организации сталкивается со своим типом проблем, но при групповом решении важно четко сформулировать проблему. Иногда проблема известна и четко поставлена на начальном этапе решения, это облегчает работу. Но если проблема появляется только в процессе обсуждения ситуации в организации, четкая формулировка становится обязательной, так как неверная интерпретация проблемы приведет к неэффективным решениям.
Анализ и диагностика. Обязательный этап, помогающий увидеть корни проблемы, рассмотреть причины появления, точнее увидеть суть проблемы и ее состав. Нужно определить, какие причины влияют на проблему сильнее, какие – слабее. Если есть возможность собрать количественные показатели о проблеме, то их нужно также проанализировать, собрать дополнительные сведения о причинах. Критерии сбора информации часто помогают выявить дополнительные, скрытые причины проблемы. Также на данном этапе важно интерпретировать собранные данные.
Формулировка и поиск альтернатив. Этап тесно связан со сбором информации о проблеме и причинах появления. Интерпретация полученных данных влияет на итоговую формулировку проблемы и количество возможных альтернатив решения. Альтернативы разрабатываются при помощи различных методов группового решения проблем. Чем больше альтернатив рассмотрено, тем лучше. Здесь же определяют ограничения по реализации решения (ресурсные, ограничения со стороны конкурентов, законодательных норм, этических соображений и т.д.). На данном этапе выявляют самые реалистичные альтернативы решения, оценивают их эффективность. Здесь нужно опираться на факты, а не на предположения, оценить все решения по заранее определенным параметрам эффективности, применив к ним одинаковый шаблон. Учитывают количество затрат при реализации решения, сроки, влияние решения на судьбу организации.
Выбор оптимального решения представляет собой окончательную остановку на какой-то альтернативе и получение одобрения у руководства для реализации решения. Результаты представляются руководству в виде презентации. Руководство либо одобряет, либо не одобряет решение. При одобрении решение реализуется. При неодобрении проблема рассматривается снова, поднимаются отвергнутые альтернативы, проводится новый анализ и оценка. Также при неодобрении возможно, что проект по решению данной проблемы полностью закрывается.
Реализация решения осуществляется либо индивидуальными работниками, либо группой. Это зависит от масштабности решения. К реализации решения могут привлекаться работники, которые не состояли в группе принятия решения, а основные члены группы всегда принимают участие в реализации решения. Они помогают контролировать процесс реализации, так как лучше всех знают все составляющие проблемы и все запланированные этапы решения.
Оценка и контроль проводятся для того, чтобы отследить, насколько результаты реализации решения соответствуют планам. Планы и фактические показатели разрабатываются на этапе выбора решения. Контроль помогает корректировать процесс реализации, если в нем возникают отклонения. Фактическое число этапов решения проблемы часто зависит от ее специфики и тех условий, в которых проходят решение и его реализация. Например, при хорошо известной и четко сформулированной проблеме первые два этапа можно пропустить. Но не рекомендуется пропускать этап оценки и контроля, так как это может повлечь снижение эффективности производства. Этап выбора решения может состоять из нескольких ступеней, как и этап подбора альтернатив.
