Сущность и задача координации
Координация определяет согласованность действий органов управления и должностных лиц во времени и пространстве, а также в целом между системой и внешней средой.
Объект координирования - это как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация призвана обеспечить единые действия всех управленческих подразделений, управленческих работников и специалистов с целью более эффективного воздействия на производственный процесс.
Ключевая задача координации – это достижение согласованности работы всех звеньев организации посредством определения рациональных коммуникаций и обмена между ними информацией.
Характер координационной деятельности
Координационная деятельность в зависимости от характера бывает:
- превентивной, т.е. направленной на предвидение трудностей и проблем;
- устраняющей, т.е. предназначенной для устранения разного рода возникающих перебоев;
- регулирующей, т.е. способствующей сохранению существующих схем работы;
- стимулирующей, т.е. улучшающей деятельность существующей организации даже когда конкретных и явных проблем не имеется.
Эти формы координации помогают установить взаимодействие подсистем организации, маневрировать ресурсами, обеспечивать согласование и единство каждой стадии управленческого процесса управления.
Механизмы координации
Координация осуществляется с помощью конкретных механизмов, перечислим их:
- Неформальная непрограммируемая координация.
- Программируемая безличная координация.
- Программируемая индивидуальная координация.
- Программируемая групповая координация.
Неформальная непрограммируемая координация осуществляется на добровольной основе, неформально, не планируется предварительного со стороны предприятия, так как предвидеть и запрограммировать всю организационную деятельность практически невозможно. Именно поэтому многие организации полагаются в какой-то мере на добровольную координацию со стороны персонала.
В основе неформальной координации - взаимопонимание, общие установки и психологические стереотипы, диктующие необходимость взаимодействия и согласованной работы.
Если неформальная координация невозможна в силу отсутствия надлежащих условий или сложности организации для установления неформальных связей, то руководители могут применять стандартные правила и методы работы. Тогда появляется программируемая безличная координация. Например экономия времени можно быть достигнута за счет установления общего способа решения часто возникающих координационных проблем. Это может быть процедура, план или курс действий.
Индивидуальная координация необходима в силу того, что работники часто неодинаково понимают задачу и направление работы. Каждый из них ожжет интерпретировать их так, как это представляется ему. Принято выделить два подхода к установлению индивидуальной координации:
- Координацией может заниматься руководитель как минимум двух подразделений. После оценки работы он с помощью личного влияния предлагает подразделениям решить проблемы.
- Координацией занимается специально назначенный сотрудник. Это актуально в тех областях, работу по координации можно назвать слишком сложной и обширной. Таким сотрудником, который полностью отвечает за координацию, может стать руководитель по продукту или руководитель проекта, а также представитель фирмы- заказчика или же отдельная консалтинговая (или аутсорсинговая) компания.
Следует отметить, что в таком случае увеличиваются и прямые административные расходы на содержание координатора и его аппарата. Недостатком такой схемы можно назвать достаточно ограниченные возможности координатора влиять на ход дела.
Примером программируемой групповой координации является решение вопросов координации на групповых совещаниях – регулярно заседающих комитетов или специально создаваемых комиссий.
