Качество управления закупками

Понятие качества управления закупками

Осуществление закупок может исследоваться в двух контекстах:

1. Контекст предотвращения неприятностей. Этот вариант является более распространенным. Если сотрудники организации сталкиваются с низким качеством закупаемой продукции, ее нехваткой (дефицитом из-за малого количества) или запаздыванием поставок, они испытывают трудности при осуществлении своих функций. Такие проблемы осложняют осуществление технологических операций, вызывают увеличение затрат из-за простоев и просрочек в поставке конечной продукции. Управление закупками в этом контексте настолько важно, что выступает базовым индикатором качества управления.

2. Контекст потенциального вклада. Этот контекст связан с вкладом в цели организации, который вносит управление закупками. Главные области этого вклада:

   • информационные ресурсы. В отделе закупок в процессе осуществления деятельности накапливается информация о ценах, качестве товаров, новых источниках поставок, новых технологиях и новых изделиях. Другим отделам эта информация может быть полезна. Предприятие может пользоваться отделом закупок как своеобразным «наблюдательным постом» по отношению к внешней среде,
   • эффективность функционирования предприятия. Эффективность выполнения закупок проявляется через результаты всех технологических процессов предприятия. Бухгалтерский учет не всегда позволяет выявить, что закупки производятся с низкой эффективностью. В то же время выбор службой закупок поставщика, не выполняющего согласованный график поставок, приведет к необходимости корректировки планов производства, снижению общей эффективности производства, а в некоторых случаях даже закрытия поточной линии. Выбор поставщика, продукция которого не соответствует стандартам качества, порождает увеличение отходов или брака продукции, дорогостоящим переделкам, возвратам по гарантии,
   • конкурентоспособность. Предприятие, не поставляющее своим покупателям в оговоренный срок продукцию нужного качества, не будет конкурентоспособным. Если управление закупками производится плохо, то предприятие не сможет произвести продукцию нужного качества в срок, и будет неконкурентоспособным,
   • имидж организации. Работа отдела закупок влияет на деловую репутацию предприятия. Стиль общения с поставщиками и подрядчиками (действующими и потенциальными), исполнение своих обязательств (в частности, своевременная оплата поставленных товаров и оказанных услуг) – все это формирует имидж,
   • возможность обучения. Сфера закупок является отличной базой для обучения управленческого персонала, поскольку позволяет вникнуть в потребности организации, а также требует принятия решений, потенциально имеющих серьезные последствия, осуществления контактов с большим количеством людей,
   • социальная политика и политика управления поставщиками. Со стороны высшего руководства может исходить инициатива по стимулированию соперничества между поставщиками на основе конкурентных преимуществ.

Компоненты качества управления закупками

Ключевым моментом в определении качества управления закупками является его связь с потребностями организации. В связи с этим качество может оцениваться только через призму целей закупок.

Цели функционирования службы закупок предприятия:

• приобрести товар по самой выгодной цене,
• поддерживать высокий уровень оборачиваемости запасов,
• гарантировать осуществление доставки приобретенных товаров (средствами поставщика, самой организации или сторонней транспортной компании),
• приобрести товар наилучшего качества,
• заключать договора только с надежными поставщиками,
• поддерживать доброжелательный стиль отношений с партнерами (поставщиками и подрядчиками),
• добиваться максимально выгодных условий закупки (в частности, скидок, отсрочек платежей),
• вступать в сотрудничество с другими подразделениями организации,
• поддерживать логистическую стратегию,
• вносить вклад в достижение целей предприятия,
• снижать долю расходов на закупки в структуре логистических издержек,
• снижать трансакционные издержки в сфере закупок,
• поддерживать внедренные в компании информационные системы, в частности, путем ведения эффективного автоматизированного учета,
• реализовать профессиональный рост сотрудников.

В разных компаниях приоритетными признаются разные из перечисленных целей. Следует отметить, что ряд целей по своей сути является противоречивым, а отдел закупок должен стремиться к достижению баланса. Так, например, стремление получить максимально выгодные условия поставок может вызвать у поставщиков негативную реакцию. Если же не торговаться, не просить скидки, то наладить с ними доброжелательные отношения будет намного проще. Аналогично достаточно часто приходится выбирать между поставкой товара лучшего качества по высокой цене и более дешевого, но не обладающего таким качеством.

На цели управления закупками влияют различные факторы:

• стадия жизненного цикла предприятия, положение на рынке, позиционирование. Если предприятие достаточно стабильно работает и позиционирует свою продукцию как элитную, ему нужно в первую очередь стремиться к закупке качественного сырья, а не экономии на нем; если конкурентным преимуществом конечной продукции является цена, внимание должно уделяться экономии на закупках,
• специализация компании (производственная, сервисная, торговая). Речь идет о закупках товаров, оказывающих разное влияние на процессы самого предприятия,
• характер закупок (разовые, периодические, регулярные) и возможность осуществления запасов (невозможно; возможно, но затруднительно или дорого; возможно).