Команда проекта - это группа специалистов разного профиля, которых объединились друг с другом под руководством проект-менеджера с целью обеспечения успешного выполнения всех работ по проекту.
Общее представление об инструментах проектного управления
Гибкие подходы к управлению проектами требуют обеспечения непрерывного, интенсивного и полного обмена информацией, которая касается разработанных планов, поставленных задач и ожидаемого продукта проекта. Информационный обмен имеет место в рамках совместной работы, которую ведут члены команды проекта. Для реализации этого информационного обмена специалистами проектного менеджмента в свое время был разработан и предложен набор специальных инструментов визуализации и планирования.
При помощи данных инструментов в настоящее время в рамках проектной деятельности решаются следующие актуальные задачи:
- создаются благоприятные условия для взаимодействия внутри команды проекта;
- формулируются и утверждаются конкретные задачи управления текущим проектом;
- повышается удобство и скорость совместной работы членов команды проекта;
- обеспечиваются прозрачность и систематизация совместной работы членов команды проекта;
- расставляются приоритеты в предстоящей проектной деятельности;
- между членами команды проекта распределяются полномочия, обязанности, ответственность;
- происходит накопление всей необходимой информации по проекту.
Инструменты могут существовать в различных формах - в виде как материальных предметов, так и цифровых онлайн-решений, а также в виде алгоритмов определенных действий. В любом случае использование инструментов дает возможность эффективно организовать совместную работу членов команды проекта.
По состоянию на сегодняшний день наибольшее распространение получило разделение инструментов на три категории: инструменты управления задачами, инструменты коммуникаций и инструменты «библиотеки знаний».
Характеристика инструментов для управления задачами
Важным направлением работы любой проектной команды является управление задачами проекта. Для достижения цели, которая поставлена заказчиком проекта и (или) способствует удовлетворению конечных пользователей, члены команды проекта формулируют и утверждают задачи, требующие постепенного решения по ходу проектной деятельности. Следовательно, формулирование и утверждение задач осуществляется именно посредством применения специальных инструментов.
Стоит отметить, что современные инструменты, которые предназначены для осуществления проектной командой управления задачами, успешно сочетаются с двумя самыми популярными фреймворками — Kanban и Scrum. В частности, очень популярным сервисом, который в настоящее время используется по всему миру, является инструмент «Trello». Он представляет собой онлайн-версию доски Agile, которая используется для поставки задач и наблюдения за прогрессом в их решении.
В мире разработано несколько инструментов, которые по своей сути являются национальными аналогами сервиса «Trello». Так, российским пользователям предложен такой сайт, как «Kaiten».
Для постановки задач и контроля их выполнения также может быть использован такой инструмент, как «Jira». Это - программное обеспечение, которое обладает весьма широкой функциональностью. Однако оно достаточно затруднительно для практического применения, что требует определенного времени на освоение.
Инструмент «Jira» особенно удобен для больших проектов и команд. Также стоит отметить наличие большого числа различных модулей и расширений, которые предоставлены, в том числе, независимыми разработчиками.
Для небольших проектных команд скорее подойдет такой инструмент, как «Basecamp». Его пользователи отмечают интуитивную понятность и простоту его использования для постановки задач.
Другим достаточно масштабным инструментом управления проектами является инструмент «Redmine». Для освоения данного инструмента нужно потратить значительное количество времени. Однако он предоставляет пользователям большой набор различных полезных возможностей, например, отслеживание ошибок.
Характеристика инструментов коммуникации
Одним из главных условий эффективной работы команды проекта является установление и регулярное осуществление полноценных коммуникаций между членами команды. В связи с этим важно использовать в проектной деятельности инструменты информационного обмена и фиксирования договоренностей.
В настоящее время большое распространение по всему миру получил такой мессенджер, как «Slack». Он предназначен для использования в корпоративной среде и характеризуется удобством применения для решения задач проектного управления. Отечественным аналогом «Slack» является инструмент, который называется «Dialog».
Еще одним распространенным мессенджером является программа «Skype». Она обладает множеством бесплатных функций, интегрирована с почтовым сервисом Outlook, позволяет проводить видеоконференции. С недавнего времени большую популярность приобрел аналогичный программный продукт - «Zoom».
Характеристика инструментов «Библиотеки знаний»
Библиотеки знаний нужны для того, чтобы повысить скорость процессов и обучения новых сотрудников. Данное предназначение, в частности, выполняет инструмент «Confluence». Он используется на международном уровне, является универсальным и имеет полномасштабную интеграцию с инструментом управления задачами «Jira». Кроме того, при помощи «Confluence» возможным оказывается структурирование любых типов информации.
Для того чтобы управлять программным кодом и документацией (прежде всего, обеспечить их хранение), на практике применяются такие инструменты, как «Gitlab», «Github» и др. Также полезными являются системы управления знаниями, которые сделаны по принципу «Wikipedia» (таким инструментом, например, является система на основе «Mediawiki».
