Функции и подсистемы управления проектами

Характеристика функций управления проектами

Сущность управления проектами проявляется, прежде всего, в тех функциях, которые менеджеры выполняют в ходе ведения проектной деятельности. Функции управления проектами представлены основными, базовыми видами деятельности, которые должны быть осуществлены на всех уровнях и во всех предметных областях проекта.

Управление проектами включает в себя традиционные управленческие функции:

• планирование и прогнозирование;
• организация осуществления;
• контроль;
• анализ;
• учет и др.

Управление проектами традиционно начинается с планирования. Выполнение этой функции, в свою очередь, базируется на прогнозировании, т. е. на получении научно обоснованных данных о будущих событиях.

Планирование представляет собой деятельность по составлению планов. Они являются документами, с помощью которых фиксируются установленные цели, перечни и объемы работы, календарные графики их выполнения, сметы и бюджеты (т. е. планы привлечения и расходования финансовых ресурсов), ответственные лица и уполномоченные исполнители и ряд других вопросов.

Через выполнение планов происходит реализация проекта. Для этого необходимо организовать выполнение проектных работ. Это означает создание наиболее благоприятных условий (в частности, своевременное предоставление исполнителям необходимых ресурсов) и формирование структуры вертикального и горизонтального взаимодействия в организации. Важным элементом организации реализации проекта является принятие управленческих решений, посредством которых осуществляется воздействие на все другие элементы проектного управления.

За процессом реализации проекта необходимо систематически наблюдать. В данном случае речь идет про осуществление мониторинга. Он представляет собой основной способ сбора информации, которая подлежит упорядочению в рамках бухгалтерского учета.

Собранная информация впоследствии используется для формирования первоначальной оценки результатов проектной деятельности и проведения более глубокого анализа. Если собранная информация о фактическом состоянии дел сопоставляется с запланированными значениями и устанавливается расхождение (отклонение) между ними, то происходит выполнение контрольной функции. Его продолжением является установление причин возникновения данного расхождения, идентификация и наказание виновных, разработка и совершение корректирующих действий.

Спустя некоторое время проверяется степень выполнения принятых мер контроля и оценивается его эффективность, т. е. дается характеристика произошедшим изменениям.

Результаты управления проектами подлежат оформлению через составление отчетной документации. При необходимости полученные результаты могут быть подвержены независимой экспертизе.

Таким образом, функции управления проектами являются традиционными управленческими функциями. Поэтому проект-менеджерам необходимо, помимо прочего, обладать достаточным объемом знаний, умений, навыков функционального менеджмента.

Характеристика подсистем управления проектами

В зависимости от того, какая принята структура предметных областей и управляемых элементов проекта, формируются подсистемы управления проектами. Они представляют собой ориентированные на предметную область составные части системы управления проектами, которые включают выполнение практически всех управленческих функций.

Практически в любом проекте присутствуют следующие подсистемы управления проектами, которые можно обозначить как основные:

• управление содержанием проекта - это, прежде всего, формирование перечня работ, которые нужно выполнить в рамках проекта;
• управление объемами работ, в результате чего определяются границы проекта;
• управление временем и продолжительностью, т.е. расчет, установление и соблюдение сроков выполнения проектных работ;
• управление стоимостью, т. е. расчет затрат, составление и исполнение сметы и бюджета и т. д.;
• управление качеством, т.е. принятие мер по обеспечению соответствия установленным (предъявляемым) требованиям;
• управление закупками и поставками, которое обеспечивает эффективное удовлетворение потребности участников проекта в необходимых ресурсах;
• управление распределением ресурсов и их запасами = это прием, транспортировка, хранения и выдача материально-технических ресурсов;
• управление человеческими ресурсами, т. е. наем сотрудников, распределение между ними полномочий и ответственности, их аттестация, принятие мер поощрения и наказания (вплоть до увольнения), отправление на переобучение, повышение квалификации и т. д.;
• управление рисками, т. е. вероятностью наступления неблагоприятных событий, что предполагает заблаговременную подготовку к этому (т. е. профилактику и разработку мер реагирования);
• интеграционное (координационное) управление, т. е. принятие мер по ориентации усилий отдельных участников проекта на достижение одной цели;
• управление информацией и коммуникациями, которое подразумевает организацию сбора, передачи, накопления, хранения, предоставления, обработки, систематизации данных.

Таким образом, подсистемы управления проектами сформированы по основным предметным областям, что способствует охвату всей содержательной части проектного управления. Отсюда следует, что управление проектами может выполняться по итогам разделения проектной деятельности на отдельные части, за которые могут отвечать несколько разных менеджеров, а их согласование будет выполнять главный менеджер путем осуществления интегрированного управления.