Факторы успеха проекта внедрения корпоративной системы управления проектами

Перечень критических факторов успеха проекта внедрения

Эффективность функционирования в компании корпоративной системы управления проектами по большей части предопределяется тем, насколько успешно был реализован проект ее внедрения. А это, в свою очередь, зависит от характера действия определенных обстоятельств - основных (критических) факторов.

Накопленный опыт управления проектами в компаниях позволил идентифицировать данные факторы. В итоге удалось составить следующий перечень:

• наличие согласованных целей и результатов проекта;
• оказание высшим руководством компании поддержки в реализации проекта;
• формирование команды, способной реально совместно работать над проектом;
• составление стратегического плана, плана первоочередных действий, плана реагирования на риски;
• учет требований, которые предъявляют пользователи корпоративной системы;
• наличие у участников и пользователей проекта достаточной квалификации;
• разработка системы мотивации участников проекта, системы коммуникаций, системы управления изменениями;
• апробация на пилотном проекте;
• применение адекватных информационно-телекоммуникационных технологий.

Рассмотрим содержание каждого критического фактора успеха.

Содержание критических факторов успеха проекта внедрения

Для старта проекта очень важно четко определить и зафиксировать цели, которые необходимо достичь по итогам его реализации как в краткосрочной перспективе, так и с точки зрения стратегического развития. Цели непосредственно определяют конкретные критерии, по которым будут оценивать проект, границы, в которых проект будет реализовываться, и ожидаемые результаты.

Поддержка высшего руководства компании в реализации проекта обусловлена наличием у ее собственников и менеджеров персональной заинтересованности. При этом они должны понимать, что сфера управления бизнес-процессами нуждается в изменениях. Руководители должны быть готовы участвовать в процессе принятия решений по проекту. Кроме того, проявлением поддержки считается назначение лиц участниками проекта и предоставление им соответствующих полномочий.

Сейчас принято реализовывать проект внедрения корпоративной системы управления специальной командой, которая состоит из специалистов компании и внешних консультантов. Требуется обеспечение того, чтобы руководитель и куратор проекта внедрения обладали реальной властью (реальными полномочиями).

Еще нужно создать условия для того, чтобы менеджеры и сотрудники компании принимали активное участие в работе команды. Для этого, в частности, можно запустить программу внутреннего маркетинга.

Планирование является залогом успешного ведения любой деятельности. В связи с этим наличие перед началом реализации проекта внедрения стратегического плана, плана первоочередных действий, а также плана реагирования на риски предоставит возможности для решения следующих задач:

• четко определить ответственность внутренних и внешних участников проекта за достигнутые результаты;
• обеспечить координацию действий различных участников проекта;
• обосновать высшему руководству компании потребность в ресурсном обеспечении.

Пользователями корпоративной системы управления проектами в основном будут функциональные менеджеры компании. У них могут иметься определенные требования, пожелания, запросы. Их учет сведет к минимуму сложности внедрения системы и предотвратит ее отторжение пользователями. Оценка интересов и опасений пользователей, объяснение им полезности результатов проекта, а также непосредственное вовлечение повысит вероятность успешной реализации.

Внедрение корпоративной системы может быть существенно ограниченно наличием у участников и пользователей проекта недостаточной квалификации в области технологий управления и методологии. Отсюда следует необходимость предварительной оценки квалификации, поиск возможностей для обучения нынешнего персонала и привлечения дополнительного персонала.

Для того чтобы создать систему мотивации участников проекта, нужно, прежде всего, понять их интересы. Как правило, ожидаемые реальные личные выгоды участников проекта связаны со следующими потенциальными изменениями:

• прохождение обучения;
• получение опыта работы с новыми технологиями;
• увеличение оплаты труда;
• обеспечение карьерного роста и др.

Любая система мотивации (в том числе для данного проекта) призвана, чтобы нововведения не рассматривались пользователями как дополнительная нагрузка. В частности, нужно обеспечить их понимание новой системы оценки результатов работы.

Системы коммуникаций и управления изменениями требуются, когда процесс принятия управленческих решений осуществляется гибко (т.е. имеет место динамическое управление). С помощью этих систем команда проекта может своевременно получить полную информацию о текущем состоянии дел и прийти к выводу о необходимости внесения изменений или о ее отсутствии.

Важным этапом внедрения корпоративной системы управления проектами является апробация на пилотных проектах. Чрезвычайно важно удачно выбрать пилотные проекты и соответствующим образом организовать опытную эксплуатацию системы.

Сейчас разработано большое число различных информационно-коммуникационных технологий. Требуется выбрать подходящие технические средства и программное обеспечение, которые позволят внедренной в компании корпоративной системе управления проектами функционировать оптимальным способом.