Эффективный тайм-менеджмент для офисного и удаленного работника

Особенности тайм-менеджмента для офисного работника

Предпосылкой возникновения тайм-менеджмента стало возрастание ценности времени как ресурса. В информационном обществе время стало стоить дороже, чем другие факторы производства. Речь может идти как о рабочем времени специалистов, так и о прохождении товаром фаз жизненного цикла. Победителем в информационном обществе оказывается та компания, которой удалось вывести товар в кратчайший срок на рынок – даже если при этом ей пришлось увеличить финансовые затраты. Сэкономив же деньги, можно уступить пальму первенства конкурентам и не получить вовсе никакой прибыли.

Большинство руководителей знает, что такое дефицит рабочего времени. Попытки его компенсировать за счет свободного времени приводят к эмоциональному выгоранию, неспособности отдыхать. К классическим признакам дефицита времени у руководителей относят:

• постоянную спешку, когда для выполнения задуманной работы всегда не хватает одного часа, одного дня, одной недели,
• большой поток срочных вопросов и рутинных дел, которые отнимают много времени,
• постоянные переработки, доделки документов дома, в ночное время,
• «пожиратели времени» - отвлекающие внимание коллеги и подчиненные, вызывающее на заседания руководители, звонящие не вовремя телефоны.

С подобными проблемами сталкиваются все организации. Поэтому распространение тайм-менеджмента должно касаться всей организации. Если он будет применяться «островками», на отдельных участках, эффект будет незначителен.

В классическом смысле в тайм-менеджмент включают весь комплекс технологий планирования, применяющихся сотрудниками организации для того, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени. При этом использование методов тайм-менеджмента осуществляется самостоятельно, без контроля со стороны руководства.

Первоначально тайм-менеджмент был сугубо практической дисциплиной. Заслуги в его развитии принадлежат больше консультантам по управлению, а не ученым. Отечественные и зарубежные менеджеры оформляли свои наработки по управлению временем в виде учебных курсов и книг.

Чаще всего вопросы применения тайм-менеджмента оставляются на личное усмотрение сотрудников. Но в последние годы популярность приобретает корпоративный тайм-менеджмент.

Корпоративным тайм-менеджментом называют совокупность технологий, обеспечивающих встраивание в систему управления компанией методов тайм-менеджмента.

Итак, можно разделить тайм-менеджмент на два течения:

• корпоративный тайм-менеджмент, когда система строится «сверху вниз», от общей структуры к отдельным элементам, обеспечивающим эффективное использование сотрудниками своего времени,
• личный тайм-менеджмент, когда сначала обеспечивается персональная эффективность сотрудников, а уже за счет нее повышается эффективность подразделения и компании в целом.

Особенности тайм-менеджмента для удаленных работников

По мере развития информационно-коммуникационных технологий все большую популярность приобретает удаленная форма работы. Это находит отражение и в юридическом оформлении данного формата трудовых отношений.

При удаленной работе сотрудник получает большую свободу, внешний контроль за его деятельностью снижается, границы рабочего времени размываются. Это требует большей самодисциплины и умения управлять своим временем, не впадая ни в одну из крайностей (нерабочие занятия в рабочее время и работа в личное время).

Сформулируем некоторые принципы управления временем при дистанционной работе:

• работать лучше днем. Хотя биоритмы у людей индивидуальны, кто-то демонстрирует большую продуктивность в ночные часы, полностью отказаться от взаимодействия с обществом невозможно. Если работа потребует уточнений у заказчика или партнера, вероятность получения оперативного ответа в дневное время намного выше – закономерно, что того же ждут и они. Работа по ночам часто вызывает негатив у семьи работника, даже если она сама как таковая не мешает их сну,
• планировать нужно все. Записывать каждую задачу – как рабочую, так и бытовую – это полезная привычка, позволяющая ничего не упустить. При этом нужно записывать на день не проект целиком, а отдельные его шаги, которые реально успеть выполнить в течение этого дня. Для планирования дел можно использовать как бумажные ежедневники, так и специальные приложения (в том числе облегчающие взаимодействие с другими участниками проекта),
• разгоняться лучше постепенно. С утра, чтобы взбодриться и проснуться, уместно решить рутинную, несложную задачу. Во-первых, меньше риск допустить ошибку из-за того, что мозг еще не работает на полную мощность. Во-вторых, осознание, что за день уже что-то сделано, поднимет настроение. Кроме того, в ходе решения рутинной задачи могут появиться свежие идеи по более трудным вопросам,
• в распорядок дня нужно вписывать перерывы. Фрилансеры часто жалуются, что как сели с утра за компьютер, так и не вставали из-за него до самой ночи. Обязательно нужно устроить разгрузку – хотя бы на время обеда. Это повысит продуктивность и в итоге многократно окупится за счет более эффективной работы в последующие часы,
• обязательно следует фильтровать инфопотоки. Первым шагом может стать отказ от множества подписок, приходящих в мессенджеры и на электронную почту. Большая часть из них, вызвав первичный интерес, все равно откладывается на потом, «когда будет свободное время». В результате время тратится, упорядоченная информация не поступает, раздражение от постоянной суеты и переключения внимания накапливается. То же самое относится к социальным сетям. Можно определить для себя временные промежутки для проверки пришедших сообщений (например, последние 5 минут каждого часа), а на все остальное время включать режим «без уведомлений».