Оценка эффективности в современных условиях
Задача по повышению эффективности менеджмента связана с важными изменениями в системе руководства современных организаций. Роль государственной формы собственности стала слабой, применяемая в государственных учреждениях административно-командная система перестала быть единственным видом управления. Роль коммерческих организаций с «горизонтальными» связями увеличивается. Подобная ситуация требует новых методов организации производства и умения управлять им в условиях нестабильной внешней среды.
Современные организации, ориентированные на рыночные отношения, реже применяют линейную систему управления, несмотря на ряд положительных сторон в ней: простоту, ответственность, действенность, единоначалие, исполнительность, централизм, когда вышестоящий в иерархии отдел выполнял весь спектр управленческих действий по отношению к нижестоящему отделу. Линейная система заменяется линейно-функциональной, или же в организациях комбинируют различные системы управления.
Функциональная система управления является одним из современных инструментов менеджмента в организации. Сущность ее заключается в том, что функциональные управленческие службы специализируются по однородным типам деятельности: планирование, контроль, маркетинг, конструкции, технологии производства, нормирование труда и т.д. В функциональных системах централизация управления ослабевает, что может привести к ряду нежелательных последствий (обезличивание труда, многоначалие, безответственность персонала и т.д.).
В России многие новые организации стремятся сочетать различные системы управления с целью снизить их недостатки.
Эффективность работы любой системы, формы, элементов управления зависит от результативности принимаемых решений, качества планирования, тактического и оперативного руководства. Все это требует непрерывного анализа, так как без постоянного контроля даже хорошо отлаженный механизм работы организации может начать давать внезапные сбои, терять потребителей, испытывать финансовые затруднения и т.д.
Причинами возможных сбоев могут быть неэффективное управление, отсутствие баланса между отделами и ступенями иерархии, низкая квалификация менеджеров и т.д. Поэтому систематический анализ эффективности менеджмента по разным направлениям и показателям необходим в любой организации.
Возможности после оценки эффективности
Оценка эффективности может помочь руководителям принять решение по разным вопросам: повышения по службе для работников, необходимость обучения персонала или его переподготовки, снижения или повышения уровня заработной платы, предоставления льгот, выборе партнеров, поставщиков, каналов сбыта и т.д. При регулярной оценке эффективности она становится частью деятельности организации, входит в состав общей схемы управления, наравне с постановкой целей, мотивацией, коммуникациями и т.д.
Помимо вхождения в схему управления, оценка эффективности дает следующие возможности:
- Подвести итоги работы за прошлый период, поставить новые цели. В процессе оценки эффективности устанавливается обратная связь с отделами, а цели вырабатываются совместно, на основе данных, полученных от разных отделов.
- Документально закрепить результаты работы за определенный период. Наличие подтверждающих документов важно как в планировании, так и в регулировании деятельности организации.
- Оценить истинное положение дел в организации, наладить контакт с подчиненными. Часто руководители полагают, что хорошо знают приоритеты своих работников, но на практике приоритеты могут существенно отличаться. Оценка эффективности приводит к тому, что руководство и работники сравнивают приоритеты и приходят к единой цели.
- Обсудить цели разного рода, от экономических до системы обучения персонала и карьерного роста. Часто развитие карьеры становится существенным элементом оценки эффективности, так как в общих расчетах учитываются показатели результатов работы отдельных сотрудников. На их основе обсуждаются возможные повышения по службе.
- Выработать и откорректировать документацию, которая сопровождает процесс контроля в организации. При общей оценке эффективности становится видно, каких данных в отчетности не хватает, какие повторяются. Это позволяет корректировать формы отчетности.
Типичные ошибки в процессе оценки
Несмотря на то, что эффективность часто опирается на количественные показатели и строгую отчетность, ошибки в процессе неизбежны, так как, во-первых, многие данные являются качественными (особенно в сфере социально-экономической или социальной эффективности), а во-вторых, оценку проводят люди, что не исключает влияние человеческого фактора.
Наиболее распространенные ошибки в процессе оценки эффективности:
- Эффект ореола. Часто случается при оценке работы какого-либо сотрудника. Если работник хорошо справляется со своими обязанностями, менеджеры часто закрывают глаза на нарушения дисциплины, прогулы и т.д. Нельзя смешивать экономические результаты работы с социальным поведением, особенно если оно сильно выходит за рамки принятых в организации норм.
- Эффект новизны. Часто менеджеры смотрят на более новые события, забывая о более старых. Здесь может помочь пересмотр всех документов за отчетный период. Таким образом не получится забыть о нескольких месяцах низкой эффективности на фоне резкого скачка за последний месяц.
- Стереотипы. Они складываются на основе культурного уровня менеджера, отражают его ценности и могут повлиять на конечную оценку. Поэтому важно не допускать пристрастности в процессе оценки как экономических, так и социальных показателей эффективности работы.
- Сравнение. Иногда сложно не сравнивать результат работы двух служащих или двух отделов, которые оцениваются одновременно. На фоне более высоких показателей эффективности низкие показатели смотрятся невыгодно, и возникает желание сразу начать вносить изменения в работу именно низкоэффективного отдела. Но прежде, чем это делать, необходимо взглянуть на картину в целом и проанализировать показатели в динамике.
- Отражение. Такое случается при оценке работы сотрудников, когда менеджер выставляет высокие оценки тем людям, которые похожи на него самого (с точки зрения ценностей, интересов, вкусов и т.д.).
