Эффективность - это показатель, который характеризует количественный и качественный состав полученного результата относительно потраченных для его достижения ресурсов.
Аспекты эффективности команды проекта
Работа любой команды проекта должна быть эффективной. Это означает, при заданном объеме выделенных и потраченных ресурсов требуется достижение максимального результата, или заданный результат должен быть получен при минимальном расходовании выделенных для этого ресурсов.
Для характеристики эффективности работы команды проекта могут использоваться общепринятые критерии эффективности любой организационной структуры. В то же время существуют специфические черты, присущие только команде. Их наличие нужно обязательно учитывать при оценке эффективности. Это, в частности, проявляется в выделении двух аспектов эффективности команды проекта - с точки зрения профессиональной деятельности членов команды по проекту и с точки зрения организационно-психологического климата, который сформирован внутри команды.
С позиций профессиональной деятельности по проекту эффективность, в первую очередь, проявляется в нацеленности всей команды на достижение конечного результата. Одними из главных форм выражения этой нацеленности у членов команды проекта являются проявление ими инициативы и реализация творческого подхода к решению поставленных задач.
Эффективная в профессиональном отношении команда проекта характеризуется своей направленностью на то, чтобы полученный вариант решения был наилучшим. Отсюда следует проявление членами команды высокой производительности, а также активное и заинтересованное обсуждение друг с другом возникающих проблем.
Команда проекта, которая признается эффективной с точки зрения организационно-психологического климата, отличается своей способностью не только успешно воплотить в жизнь свою миссию, но и удовлетворить личные и межличностные потребности своих членов. Такого результата можно добиться, если внутри команды проекта будут обеспечены следующие условия:
- формирование в коллективе неформальной атмосферы;
- осознание и принятие членами команды проекта поставленной задачи;
- обсуждение поставленных задач посредством задействования в нем всех членов команды проекта;
- активное слушание членами команды проекта друг друга;
- выражение членами команды проекта не только своих идей, но и своих чувств;
- отсутствие личных конфликтов, но возникновение разногласий по поводу высказанных идей и предложенных методов;
- осознание группой своей деятельности, т.е. в основе процесса принятия решений лежит согласие членов команды проекта, а не голосование большинства.
Следовательно, эффективность команды проекта следует повышать и оценивать не только с позиции достижения установленных целей и получения желаемых результатов, но и с позиции организации совместной работы членов команды, в том числе, в социально-психологическом плане, что непосредственно сказывается и на первом аспекте.
Модель формирования эффективной команды проекта
Эффективная команда проекта - это особый результат организационной работы, который в настоящее время оказался очень востребованным среди различных компаний. В связи с этим была разработана модель формирования эффективной команды проекта, которая со временем получила широкое распространение.
Данная модель создана на основе применения процессного подхода. В соответствии с ним имеется «вход», в рамках которого располагаются определенные ресурсы. Затем происходит «процесс», в ходе которого сами ресурсы работают или их преобразуют/расходуют. В конечном итоге получается некий «результат». Подобным образом создатели команды проекта поступают несколько раз.
Перед тем, как начать формировать эффективную команду проекта, нужно получить полное представление обо всех характеристиках предстоящего проекта. Это, в частности, означает получение и анализ информации об окружении проекта, о доступных ресурсах и о возможных рисках. Отталкиваясь от этих сведений, необходимо провести структурирование:
- работ по проекту;
- полномочий и ответственности членов команды проекта;
- бизнес-процессов.
В результате это все позволит сформулировать и предъявить требования к качествам команды (как индивидуальным, так и профессиональным), к командным бизнес-процессам, к офису проекта и коммуникациям проекта. Степень соответствия данным требованиям позволяет составить перечень потенциальных кандидатов в члены команды проекта.
Выбор проект-менеджера и ключевых менеджеров (т.е. членов команды) совершается посредством проведения специальных оценочных процедур. При этом окончательно сделанный выбор в дальнейшем обуславливает аспекты формирования организационной структуры команды проекта, создание офиса проекта и закрепление зон ответственности и полномочий.
После формирования команды основных менеджеров можно приступать к началу работ по проекту. Здесь важно правильно организовать совместную деятельность, наладить коммуникации между членами команды. В данном случае важная роль отводится организации службы управления персоналом, которая отвечает за формирование кадрового состава, а также создание организационной, деловой и корпоративной культуры.
В результате команда проекта становится работоспособной. Кроме того, по ходу реализации проекта, когда, в частности, приходится попадать в дестабилизирующие ситуации, членам команды нужно совместно принимать решения по различным вопросам. Эта работа приводит к организационному, профессиональному и деловому развитию команды проекта, т. е. к повышению ее эффективности. А главным показателем эффективной командной деятельности оказывается реализованный проект со всеми запланированными характеристиками.
