Документационное обеспечение
Документ – это совокупность сведений, имеющих правовую основу и зафиксированных на каком-либо материальном носителе информации.
Для организации грамотного делопроизводства необходимо научиться грамотно классифицировать документы по назначению и принципам подготовки. Каждому конкретному документу характерно свое документационное обеспечение. У кадровой документации существуют свои особенности, которые связаны не только с деятельностью организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом.
Весьма важно не только знать, как правильно оформить документ, но и как грамотно организовать прохождение документа на всех этапах от создания до исполнения. В обязанности документоведа входит отслеживание пути документа от поступления его на регистрацию, до осуществления контроля исполнения и, при необходимости, обеспечения его дальнейшей отправки.
Успешный процесс документационного обеспечения заключается в создании условий хранения информации, при которых будет соблюдена конфиденциальность.
Процесс хранения документов
В понятие документооборота входят следующие параметры: хранение документов и использование документов в непосредственной деятельности организации на текущий момент. Под системой хранения подразумевается совокупность всех средств и способов учета документации.
На основании вышесказанного делопроизводство подразделяется на несколько составных частей:
- первая часть – это документирование основной деятельности организации,
- вторая часть - работа с документами.
Данные составные части неразрывно связаны друг с другом и функционируют в тандеме.
При хранении большого количества информации используют следующие способы хранения:
- Информационные базы.
- Облачное хранилище.
В крупных компаниях функционирует большое количество баз, которые отвечают за разный вид деятельности. Некоторые компании используют стационарные информационные базы, которые привязаны к определенному устройству и хранятся на жестком диске. Более современные компании перешли на базы с интерактивным доступом с массовым пользованием. Модернизируя технологии, компании заставляют более ответственно относиться своих подчиненных к документационному обеспечению.
Комплекс мероприятий поддержки документационного обеспечения
Существует большое разнообразие программных продуктов, которые поддерживают управление документационного обеспечения. При выборе программ модернизации руководитель организации должен понимать необходимость данного комплекса мероприятий и результат, который последует после применения мер по автоматизированию документационного обеспечения.
Комплекс мероприятий по поддержке документационного обеспечения является важным процессом принятия управленческих решений. Прежде чем определить данный комплекс, необходимо определить процесс принятия управленческого решения. Он включает в себя переработку, анализ, подготовку и принятие решения. Для получения необходимого эффекта рекомендуется анализ информации. Анализ проводится по нескольким показателям: количество, оперативность, степень сложности и стоимость.
Если вовремя не проанализировать полученную информацию, может ухудшиться управление, так как оно зависит от качества, достоверности и скорости обработки информации. Необходимо оперативно и четко организовать справочно-информационную службу. Комплекс мероприятий по поддержке документационного обеспечения позволяет решить основные задачи, которые стоят перед делопроизводством:
- документирование,
- организационная работа с документами,
- систематизация архива документов.
Требования к документационному обеспечению управления
Все процессы, которые участвуют в документообороте, систематизируются и регламентируются. Существуют определенные требования к документационному обеспечению управления, другими словами это требования к системе электронного оборота. Без электронного документооборота немыслима деятельность организации. Функциональные возможности такой системы имеют многопользовательский доступ с разделением по уровням. В такой системе присутствует возможность архивации и организационное хранение данных. У каждой системы электронного документооборота присутствует бизнес-логика.
При использовании такой системы необходимо хорошее техническое оснащение. При этом до внедрения системы электронного документооборота специалисты технической поддержки должны проанализировать оснащенность компании техническими средствами. Это избавит от лишних затрат на закупку новой техники и оборудование.
Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна соответствовать существующей формализованной организационно-штатной структуре. Данная система должна обеспечить исполнительскую дисциплину, но и идентификацию документов, при этом в данных документах будут отображаться все текущие изменения. В системе автоматизированной системы документационного обеспечения поддерживается полноценный поиск, который соответствует запросам пользователей.
Если рассматривать проблему документационного обеспечения управления, то нарушения в данной области связаны с несовершенством сформированной системы управления. На это влияет устаревшее оборудование, несоответствие научно-методического обеспечения, которое базируется на разработках прошлого века. Нарушение в сфере документооборота связаны с некомпетентным выбором методик формирования документационного обеспечения. Политика фирмы должна учитывать современные методики формирования документооборота. Зачастую фирмы не учитывают этих факторов. Также необходим анализ внедрения методики документооборота.
