Детальное планирование проекта - это разработка подробных графиков выполнения проектных работ в целях осуществления оперативного управления ими на уровне ответственных исполнителей.
Общие сведения о детальном планировании проекта
После того, как проект начал выполняться, к проектному управлению, помимо прочего, предъявляют требование по наличию и сопровождению детального графика проектных работ, т. е. обязательным является осуществление детального планирования, которое предполагает разработку подробных графиков. Детальное планирование позволяет осуществлять оперативное управление проектом на уровне ответственных исполнителей работ.
За составление графиков проектных работ, как правило, полностью отвечает команда проекта. Исключение из этого правила составляют случаи, связанные с разработкой в излишней степени комплексных графиков.
Главными факторами детализации графика проектных работ являются сложность проекта и его размеры. Детальное планирование проекта требует предварительного определения следующих параметров:
- точное количество работ (событий), которые должны быть включены в график;
- степень детальности описания технологии выполнения проектных работ;
- конечные пользователи графика проектных работ.
Разработано большое количество методов и средств разработки графиков. Вне зависимости от конкретного методического обеспечения все графики в обязательном порядке должны быть утверждены у руководителя проекта.
К форме представления графиков проектных работ предъявляются требования обеспечения их наглядности и удобства пользования для заказчиков и исполнителей проекта. При соблюдении указанных требований график может эффективно использоваться как рабочий инструмент управления.
В частности, благодаря графикам проектных работ согласуются позиции на совещаниях. Также они дают возможность довести работы до окончательной сдачи даже после срыва установленных сроков и превышения утвержденного бюджета, когда это произошло по причинам, не зависящим от команды проекта.
Процесс разработки детального графика проекта
Детальный план выполнения проекта разрабатывается в результате последовательной реализации многоэтапного процесса. Он, как правило, начинается с того руководитель проекта формирует запрос на разработку детальных графиков и планов, который затем направляется в соответствующие функциональные подразделения компании.
Функциональные подразделения отвечают за контроль и координацию подготовки детальных планов и графиков. Непосредственно же эта подготовка ведется на уровне отделов этих подразделений, где соответствующие функции распределены между конкретными специалистами.
После того, как детальные планы и графики подготовлены, они передаются функциональными подразделениями руководителю проекта для их рассмотрения. Рассмотрение может происходить по частям проекта, по пакетам работ, по ответственным лицам и по ряду других проектов.
Руководитель подключает к процессу рассмотрения подготовленных планов и графиков команду проекта. Ее участники должны проверить эти планы на предмет их полноты и согласованности друг с другом.
Если подготовленные детальные планы и графики выполнения проектных работ получают согласование со стороны руководителя проекта и его команды, то затем на их основе формируется предварительный график. Он должен быть передан в офис заказчика для рассмотрения. Именно заказчик проекта должен утвердить окончательный вариант графика.
После утверждения графика следует этап документирования. Т.е. график находит отражение в нескольких соответствующих документах, которые получают юридическую силу (как минимум в пределах организаций, которые принимают участие в проекте). Принятые документы должны быть тиражированы, в первую очередь, среди участников команды проекта и специалистов функциональных подразделений, поскольку именно они в дальнейшем будут обеспечить выполнение запланированных проектных работ.
Требования к детальному планированию проекта
Детальное планирование может быть успешным только в том случае, если большое количество различных планов и графиков будут согласованы друг с другом. Так, могут быть составлены финансовые, производственные, кадровые, маркетинговые и иные планы. Они могут иметь разный временной горизонт планирования, действовать в разных функциональных и территориальных подразделениях.
Поэтому чтобы предотвратить путаницу в порядке выполнения проектных работ, необходимо предварительно провести меры по координации планов. Именно так можно добиться достижения общей генеральной цели проекта, при этом не упустив из внимания какие-либо работы или наоборот не выполнив их дважды.
Кроме того, планы любого уровня детализации должны составляться на основе положений только научно обоснованных теорий, а также с применением методов, которые проверены на практике. А для предотвращения дополнительных издержек или возникновения иных трудностей планы и графики должны характеризоваться гибкостью, т.е. при необходимости на любой стадии в них можно внести требуемые правки, которые адаптируют, тем самым, план к новым условиям постоянно меняющейся окружающей среды.
Таким образом, в отношении достаточно масштабных и (или) сложных проектов может осуществляться детальное планирование. Оно предполагает составление множества подробных графиков выполнения проектных работ, при помощи которых регламентируются отдельные конкретные действия (указываются их конкретные исполнители, сроки и технология выполнения и т. д.). Детальное планирование дает возможность осуществлять оперативное управление проектом на уровне ответственных исполнителей, что приводит к уменьшению всех возможных рисков.
