Деловые коммуникации

Понятие деловой коммуникации

Если общение происходит между людьми, которые стоят на разных иерархических ступенях деловых отношений, то есть между руководителем и подчиненным, отмечается наличие вертикали отношений, то есть субординационные отношения.

Если общаются сотрудники, находящиеся на одной иерархической ступени, то это называется горизонтальными коммуникациями.

Человек ежедневно вступает в процесс деловой коммуникации на работе, в разного рода официальных учреждениях и т. д. К этой категории относят общение между преподавателями и студентами, начальниками и подчиненными, коллегами, партнерами и конкурентами. От того, насколько хорошо собеседник знает правила, формы и методы подобного рода коммуникаций, зависит, удастся ли ему достичь поставленной цели. Партнерам необходимо говорить на одном языке, понимать друг друга, обладать общим социальным опытом.

Условия деловой коммуникации

Чтобы деловая коммуникация имела требуемый результат, необходимо соблюдать следующие условия:

1. общение должно производиться с конкретной, понятной целью, в достижении которой заинтересованы все лица, вовлеченные в процесс;
2. участники должны контактировать между собой независимо от симпатии или антипатии;
3. обязательно нужно соблюдать деловой этикет, субординацию, должностные роли, формальные ограничения.

Формальные ограничения – это разного рода регламенты, распорядки и протоколы, а также банальная необходимость контролировать силу своих эмоций и уважать собеседника. Также руководителю или другому максимально заинтересованному участнику необходимо заботится о том, чтобы деловая коммуникация была управляема. Нужно мотивировать участников к поиску решения, иначе они будут просто пассивно наблюдать за встречей, не предлагая никаких идей.

Формы деловой коммуникации

Выделяют две основные формы деловой коммуникации:

• контактное, то есть непосредственное общение;
• косвенное, то есть опосредованное общение.

В первом случае собеседники общаются друг с другом, глядя прямо в глаза, и имеют возможность оценивать и анализировать невербальные жесты друг друга, поэтому результативность такого контакта высока.

Во втором случае взаимодействие происходит посредством отдельных средств связи – телефона, писем и пр.

Если говорить конкретнее, то чаще всего встречаются следующие виды деловой коммуникации:

• совещание;
• презентация;
• деловая беседа;
• переговоры;
• телефонные переговоры;
• обмен социально-деловыми документами (заявлениями, договорами, доверенностями, служебными записками);
• консультация;
• интервью;
• публичное выступление, конференция.

Участники, используя отдельные формы деловой коммуникации, могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант – это противостояние: каждая сторона желает победить. Партнерским подходом предусмотрен поиск такого решения, которое устроит всех участников.

Несмотря на то, что бывают разные типы контактных деловых коммуникаций, они все проходят в несколько этапов:

• подготовка, включает постановку задач, целей, сбор и анализ информации, определение поведенческих стратегий. Деловая встреча или переговоры не организуют для того, чтобы просто поговорить ни о чем и узнать, как обстоят дела в личной жизни собеседников;
• планирование – встреча может быть проведена спонтанно, но все же считается, что у профессионала должен быть четкий план. Он должен знать, о чем будет говорить, как аргументировать, какой результат он хочет получить от второй стороны;
• дискуссия – это обсуждение мыслей и предложений для принятия совместного решения. Данная схема реализуется в переговорах.

Некоторые виды коммуникаций могут состоять не из всех вышеперечисленных этапов. Так, «холодные» телефонные звонки или выдача инструкций могут не предполагать никаких обсуждений.

Стили делового общения

Принято выделять не только типы деловых коммуникаций, но и стили. Если говориться о профессиональном взаимодействии, то чаще всего используют следующие стили:

• официально-деловой, подразделяющийся на административно-канцелярский, законодательный и дипломатический. Деловую беседу характеризуют речевые клише и некие коммуникативные формы;
• научный, используемый в процессе подготовки докладов и выступлений на семинарах и лекциях;
• публицистический стиль включает любые публичные выступления, включая опосредованные СМИ;
• разговорно-бытовой предполагающий неформальность отношений. В некоторых организациях такой стиль поощряется, но нужно хорошо понимать, в какой именно ситуации такой стиль будет уместен.

Особенности делового общения:

• во-первых, люди тратят личное и рабочее время на официальные встречи не просто так;
• во-вторых, вторая сторона не всегда заинтересована в каком-то взаимодействии или не желает сотрудничать. Необходимо уметь налаживать контакты, чтобы все участники общения могли достичь своих целей. Если одна из сторон изначально не планировала совместной работы, то необходимо заинтересовать собеседники и договориться о разговоре в более удобное время.

Международный уровень коммуникаций предполагает свои особенности делового общения, так как различия в культурных установках и традициях отдельных народовмогут препятствовать ходу переговоров. Например, американцы приходят на встречи вовремя и после короткого приветствия переходят к делу. Арабы тоже отличаются пунктуальностью, но деловой разговор начинают издалека.