Процесс обработки заказов
Центральным звеном рыночной системы выступает процесс реализации товарной продукции. В основе его обеспечения лежит процесс товародвижения, то есть продвижения и доставки товара от фирмы-производителя к потребителю.
В основе товародвижения лежит деятельность, связанная с планированием, осуществлением и контролем за физическим перемещением готовой продукции от места ее производства (изготовления) и заканчивая местом ее использования (потребителя). Иначе этот процесс называется маркетинговой логистикой. Ее основной задачей выступает координация действий поставщиков, товаропроизводителей, оптовых и розничных торговцев.
Первичным звеном процесса товародвижения выступает получение заказа от клиента. Этот заказ может предполагать необходимость производства определенного товара (под заказ или по стандарту) или отправки определенного вида продукции.
Заказ от клиента может быть получен различными способами:
- лично менеджером при прямом контакте;
- удаленно через телефон, электронную почту или иные формы связи.
После того, как заказ от клиента получен, начинается процесс его непосредственной обработки, ответственность за которую возлагается на соответствующий отдел (подразделение). В ходе этого процесса отдел заказов подготавливает счета-фактуры и обеспечивает их рассылку соответствующим подразделениям фирм-поставщиков (товаропроизводителей или оптовых/розничных поставщиков). Так начинается процесс обработки заказа. Далее, готовые к отправке отгружаемые изделия сопровождаются необходимой платежной и отгрузочной документацией. Копии этих документов направляются различным подразделениям фирмы.
Под обработкой заказа в общем смысле принято понимать целостный комплекс мероприятий, начиная от момента получения заказа от покупателя и заканчивая его выполнением, а именно – доставкой и передачей товара потребителю. Сегодня подобные процессы все чаще автоматизируются, особенно это касается крупных компаний.
Обработка заказа требует определенного времени. Чем этот временной период короче, тем быстрее фирма удовлетворяет потребности своих клиентов. От повышения скорости обработки заказов выигрывают как потребители, так и товаропроизводители (рыночные торговцы). Залогом повышения скорости обработки заказов выступает использование компьютеров и иных средств автоматизации.
Порядок обработки заказов
Процесс обработки заказов представляет собой последовательное прохождение ряда этапов. Основными стадиями этого процесса принято считать:
- получение заявки на изготовление или покупку товарного изделия или их ассортимента;
- проверка платёжеспособности клиента (особенно актуально в сфере оптовой торговли);
- формирование перечня изделий и комплектующих по заказу;
- проверка наличия изделий и комплектующих на складе;
- сбор заказа и его отправка (выдача) покупателю.
Каждый из этапов поддается дальнейшей декомпозиции. Важная роль среди них отводится проверке возможностей исполнения заказа.
Прохождение первого этапа предполагает необходимость непосредственно получения самой заявки на товар. Далее следует ее просмотр и внесение в соответствующий реестр, после чего заявка передается на последующую обработку.
Проверка платежеспособности клиента складывается из получения уже одобренной заявки на производство изделия, непосредственно самого анализа платёжеспособности клиента и формирования соответствующего заключения.
Третий этап начинается с получения заявки на производство или покупку изделия, ее изучения и формирования перечня (структуры) заказа и т.д.
Каждый из этапов по-своему важен. Допущение ошибки хотя бы на одном из них может привести к нарушению общей технологии обработки заказов и изменить ее результат.
Основы автоматизации обработки заказов
Благодаря автоматизации процессов обработки заказов обеспечивается повышение скорости ее осуществления. Это значит, что компания товаропроизводитель или продавец, экономя время на совершение рутинных операций, получает возможность не только быстрее обрабатывать заказы, но и повышать их частоту и снижать вероятность совершения человеческих ошибок.
Обеспечение автоматизации процессов обработки заказов позволяет решать ряд задач. Основными из них считаются ускорение обработки и реализации заказов клиентов, исключение возможных ошибок либо попыток мошенничества со стороны сотрудников, а также сокращение процентов отказа.
Базовые инструменты оптимизации процессов обработки заказов в общем виде представлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Типичные инструменты автоматизированных программ обработки заказов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Статус заказа отражает его текущее состояние. Благодаря им обеспечивается управление процессами обработки заказов, что позволяет отслеживать их текущее состояние. При этом возможными состояниями заказа могут стать «поступил в систему», «ждет оплаты», «оплачен», «укомплектован», «ожидает выгрузки», «доставляется», «завершен» и пр. В процессе обработки заказа его статус постоянно меняется.
Матрица статусов создает ограничения для перевода заказа из одного статуса в другой. Ее использование позволяет отслуживать не только изменение статусов конкретных заказов, но и отслеживать общую динамику статусов текущих заказов.
Временные ограничения устанавливаются для каждого статуса. При этом в рамках программ автоматизации может быть задано максимально допустимое время, на протяжении которого заказ моет находиться в том или ином статусе. Так, например, на оплату заказа может быть отведено не более двух недель, а на отгрузку товара – не более 3 дней и т.д. Установление подобных временных интервалов позволяет отслеживать те заказы, которые долго не обрабатываются.
К триггерам относят различные действия при наступлении определенных условий. К числу таких триггеров могут быть отнесены транзакционные оповещения, постановка задач, автодозвон, смена задач и пр.
Каждая фирма использует свою систему автоматизации обработки заказов. Чем крупнее фирма, тем выше степень индивидуализации этой системы.
