Система закупок - это совокупность структурных подразделений и должностных лиц предприятия, юридических процедур, документации, применяемых техник и технологий, а также других элементов, функционирование которых направлено на обеспечение процессов производства и реализации продукции необходимыми материальными, информационными и прочими ресурсами.
Описание системы закупок на предприятии
Элементом логистической системы большинства предприятий является система закупок. Она представляет собой упорядоченную совокупность отношений по поводу приобретением предприятия у сторонних организаций товаров, работ, услуг, информации, необходимых для организации у себя производства и реализации продукции.
Специфика закупок обуславливает выделение в качестве самостоятельного направления закупочной логистики. Она нацелена, в первую очередь, на планомерное, комплексное и ритмичное обеспечение предприятия необходимыми видами ресурсов, которые соответствуют требованиям законодательства и отраслевой документации в интересах ритмичной и эффективной работы производства.
Для реализации функций по организации работы системы закупок на предприятии должны быть решены следующие задачи:
- определение потребности, расхода и завоза необходимых ресурсов;
- исследование рынка материальных, технических, информационных и прочих ресурсов;
- организация хозяйственных связей с предприятиями-поставщиками;
- составление плана закупок необходимых ресурсов;
- организация непосредственной закупки необходимых ресурсов;
- ведение расчетов с поставщиками за приоритетные товары, работы, услуги, информацию;
- проведение стоимостного анализа сферы заготовок.
Система закупок на предприятии может быть выстроена различными способами. Это зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его географического расположения, текущих макроэкономических условий, требований законодательства и других факторов. Как правило, выделяют оптовые закупки (поставка большой партии товара за один раз), регулярные закупки мелкими партиями и закупки по мере необходимости.
Основу функционирования системы закупок на предприятии составляют принципы его взаимоотношений с поставщиками. Их нужно ценить так же, как и клиентов. Рекомендуется познакомить их со своими задачами и текущими деловыми операциями. Еще нужно продемонстрировать общность интересов и готовность помочь поставщику в случае возникновения у него проблем. И самое главное - это соблюдать принятые на себя договорные обязательства.
Эффективность системы закупок и ее влияние на деятельность предприятия
Система закупок оказывает значительное влияние на деятельность предприятия. Это, прежде всего, связано с целью системы закупок: она заключается в удовлетворении потребностей предприятия в ресурсах при условии достижения максимально возможной экономической эффективности.
Влияние на эффективность производственно-хозяйственной деятельности предприятия со стороны системы закупок и ее состояния вызывает некоторые особенности снабженческой деятельности. Так, сырье и комплектующие изделия закупают при условии выдерживания обоснованных сроков. Если закупка будет раньше намеченного срока, то оборотные фонды предприятия получат дополнительную нагрузку. Если закупка будет позже намеченного срока, то производственная программа предприятия может быть сорвана.
От системы закупок предприятия требуется обеспечение точного соответствия между количеством поставок ресурсов и потребностями в них. Кроме того, нужно соблюдать требования производства по качеству материально-технических ресурсов.
Система закупок предприятия, помимо прочего, решает задачу по оптимизации снабженческих затрат. Затраты снабженческой деятельности обычно складываются из таких слагаемых, как завоз материальных ресурсов, образование и содержание запасов, подготовка материалов к производственному потреблению, снабжение рабочих мест.
Предприятия регулярно проводят расчеты подобных издержек. важно провести расчет издержек. В трудоемких и капиталоемких отраслях экономики степень влияния снабженческих издержек на уровень общих производственных затрат не столь велика. Это нельзя сказать про материалоемкие отрасли экономики, где расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.
Отсюда можно сделать вывод о наличии существенного слияния системы закупок на такие показатели производственно-хозяйственной деятельности предприятия как объем производства, себестоимость продукции, прибыль, уровень рентабельности.
Состояние системы закупок предприятия и эффективность ее функционирования обуславливают эффективность его текущей производственно-хозяйственной деятельности. Эффективность системы закупок формируется в результате работы соответствующего структурного подразделения (службы) предприятия. Оно ответственно за выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, соблюдение выделенного бюджета предприятия, увеличение объема сэкономленных средств.
В целом, закупочная деятельность оценивается по трем главным показателям: время поставки, цены закупаемых товаров, надежность поставщиков. На них нужно обращать внимание в первоочередном порядке при согласовании условий на стадии заключения договора и при его исполнении, т. е. использовать в качестве инструментов контроля.
Таким образом, система закупок является обязательной составной частью современного предприятия. Она обеспечивает производство необходимыми ресурсами, что напрямую способствует выполнению планов производственно-хозяйственной деятельности, снижению себестоимости изготавливаемой продукции, росту прибыли и рентабельности предприятия.
