Система управления закупками - это логистическая подсистема предприятия, которая нацелена на управление материальными потоками в процессе его обеспечения материальными ресурсами.
Общие сведения о закупках и о системе управления ими
Для того чтобы организовать производственный процесс, предприятия и предприниматели должны располагать соответствующей материальной основой. Так говорят, в первую очередь, о материально-технических ресурсах, которые в процессе производства трансформируют в готовую продукцию. Деятельность по обеспечению предприятия материально-техническими ресурсами (сырьем, материалами, полуфабрикатами, комплектующими и вспомогательными изделиями) называется снабжением.
Функция снабжения выполняется предприятием через закупки товаров, работ, услуг, информации и прочей необходимой продукции. Закупка означает приобретение ценностей, заключение и исполнение сделок купли-продажи. Эти сделки заключаются предприятием с особой группой контрагентов - с поставщиками.
Цены материально-технических ресурсов, по которым они закупаются предприятием, формируют немалую часть себестоимости продукции, изготовленной им для последующей реализации. Кроме того, закупочная деятельность оказывает влияние на качество продукции, на время ее изготовления, на возникновение простоев, на формирование или использование запасов и т.д.
Столь обширное количество аспектов хозяйственной деятельности предприятия, которые затрагивают процессы закупки, обуславливают необходимость оказания на них со стороны менеджеров управляющего воздействия.
Широко распространенный системный подход предлагает выделять в качестве самостоятельного объекта систему управления закупками. В общей структуре предприятия она воспринимается как одна из функциональных подсистем логистической системы. Изнутри система управления закупками представлена совокупностью взаимосвязанных элементов, которыми называют поставщиков, отдел закупок, другие связанные структурные подразделения предприятия, предназначенные для оплаты счетов денежные средства, ценности и блага как объекты закупок, используемые технические и программные средства, документы, релевантная информация и др.
Система управления закупками на предприятии предназначена для решения следующих задач (выполнения следующих работ):
- Определение потребности предприятия в материальных ресурсах (составление номенклатуры, с указанием количества, веса, размера и других параметров необходимой продукции, а также разработка плана-графика ее потребления);
- Исследование рынка закупок (изучение рынка поставщиков, оценка источника закупок, анализ рисков);
- Выбор поставщиков (поиск информации о поставщиках, их оценка и выбор оптимального из них);
- Осуществление закупок (ведение переговоров с поставщиком, заключение с ним договора, выбора способа закупок, обсуждения условий поставок и оплаты, организация транспортировки товаров);
- Контроль поставок (отслеживание транспортировки, состояния товаров, сроков поставок и оформления заказа);
- Подготовка бюджета закупок (расчет затрат на выполнение логистических операций и оплату предоставленных логистических услуг);
- Координация и системная взаимосвязь закупок с другими направлениями работы предприятия (с производством, сбытом, складированием, транспортированием и др.).
Пути совершенствования системы управления закупками
Современные предприятия функционируют в рамках подверженной изменениям рыночной экономики (прежде всего, в виде величин спроса и предложения). Поэтому достижение целей предпринимательской деятельности возможно только при условии своевременной и полной адаптации хозяйствующего субъекта к конъюнктуре рынка и общественного развития. В частности, одним из направлений подобной адаптации является совершенствование системы управления закупками.
Система управления закупками предприятия нацелена, в первую очередь, на получение нужного количества качественного материала, в нужное время в нужном месте, по выгодной цене и от надежных поставщиков. В связи с этим многие предприятия видят секрет успешного совершенствования системы управления закупками кроется в развитии собственной способности находить подходящих поставщиков и развивать с ними отношения.
Отдел закупок предприятия может выбрать для сотрудничества как текущего поставщика-партнера, так и совершенно нового поставщика. В первом случае имеются точные данные о деятельности поставщика, во втором случае требуется провести оценку возможностей потенциального поставщика.
Для того чтобы сделать оптимальный выбор поставщика, предприятию рекомендуется, прежде всего, соблюдать научно-разработанный и опробованный на практике алгоритм выбора поставщика, который состоит из следующих этапов:
- Анализ рынка и поиск потенциальных поставщиков;
- Составление общего списка квалифицированных поставщиков, которые способны поставить предприятию требуемую продукцию;
- Предварительная оценка поставщиков и отбор из них тех, которые соответствуют основным критериям;
- Проведение предварительных переговоров об условиях закупки с поставщиками, которые устроили предприятие;
- Ранжирование поставщиков и выбор главного поставщика;
- Заключение договоров на поставку (закупку) продукции.
Поставщики выбираются на основе ряда ключевых для предприятия-заказчика критериев. Таковыми можно назвать надежность, деловая репутация (имидж), качество продукции и обслуживания, ассортимент, цена, сроки выполнения заказов и т.д.
Таким образом, совершенствование системы управления закупками предприятия по большей части происходит за счет оптимизации (с точки зрения качества, цены, сроков и т.д.) процедур по отбору поставщиков, с которыми планируется заключение договоров на закупку необходимых материалов и оборудования.
