Документы, оформляемые в процессе осуществления закупок
Осуществление закупок предполагает взаимодействие компании с другими организациями. Хозяйственные отношения предприятия с его поставщиками и подрядчиками должны соответствующим образом документироваться и оформляться на основе действующего законодательства.
В процессе осуществления закупок оформляются следующие основные документы:
- заявка на закупки;
- договор поставки или подряда;
- заказ на поставку;
- товарная накладная;
- акты о получении товара или приема работы;
- расчетная документация.
Заявка − это сообщение покупателя о намерении произвести закупку. Заявка рассылается потенциальным поставщикам, либо размещается покупателем в открытых источниках. На основе заявки, при достижении договоренностей между поставщиком и покупателем оформляется договор (контракт). Различают договор поставки и договор подряда.
Договор подряда – это договор купли-продажи, по которому предполагается выполнение подрядчиком определенной работы в пользу заказчика. Результат выполнения этой работы будет являться основанием для расчетов.
Договор поставки – это договор купли-продажи, по ко¬торому продавец обязуется передать произ¬водимые или закупаемые им товары покупателю в определенном количестве, определенного качества, в обусловленный срок.
Заказ на поставку – требование покупателя произвести поставку товара или выполнение работы в определенный срок и в определенном объеме в соответствии с условиями договора.
Товарная накладная − документ, отражающий переход права собственности на товар от продавца покупателю, этот документ является основанием для списания поставляемых товарно-материальных ценностей продавцом и их постановки на учет покупателем.
Акт получения товара (приема работы) – документ, подтверждающий факт передачи товара (сдачи работы) и приемку товара (работы) покупателем. Акт констатирует, что покупатель удовлетворен качеством поставленного товара (выполненной работы) и претензий к поставщику не имеет.
При расчетах с поставщиком оформляется следующая документация: счет на оплату, счет-фактура.
Счет-фактура – это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров и их стоимость, оформляется продавцом после окончательной приемки товара (работы), на основе счет-фактуры производятся окончательные расчеты с поставщиком, также этот документ служит основанием для уплаты НДС.
Условие и содержание договора поставки
Компетентное осуществление закупочных операций требует специальных знаний хозяйственного права, имеющих отношение к процедурам заключения контракта.
В соответствии с Гражданским Кодексом (ст. 506 ГК РФ) по договору поставки продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать производимые или закупаемые им товары покупателю в обусловленный срок или сроки для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
К числу условий договора относится следующее:
- предмет договора поставки (поставляемый товар, предназначенный для использования в предпринимательской деятельности);
- срок или сроки осуществления поставки (дата или интервал времени, в течение которого товар должен быть передан покупателю, договор может предполагать также поставку партиями в оговоренные сроки);
- цена товара;
- порядок расчетов (предоплата, аванс, оплата после поставки, расчеты по аккредитиву и др.);
- качество товара;
- условия поставки (определяют кто из контрагентов несет затраты и ответственность по доставке товара покупателю)
- условия приемки товара;
- ответственность сторон (санкции, предъявляемые сторонам при нарушении условий контракта);
- форсмажор (перечисление случаев, при которых поставщик может не выполнить условия контракта и не выплачивать штраф);
- разрешение споров (в каком порядке осуществляется разрешение возникших по контракту разногласий)
- прочие условия.
