Время. Методы измерения затрат времени

Тема: «Время. Методы измерения затрат времени» 1. Виды времени. 2. Индивидуальный и организационный фонды времени 3. Управление временем 4. Методы измерения затрат времени 1. Виды времени В соответствии с одним из базовых свойств времени («привязанность» к конкретным объектам), современный темпорализм выделяет как минимум четыре вида времени, связанные с изучением различных «слоев» окружающей нас реальности: Время: - Физическое (и химическое) - время угасание старых или рождения новых звезд; время ядерного распада, время протекания химических реакций (например, горения) и др. - Биологическое - время появления - роста - вымирания популяций отдельных биологических видов; время физиологических циклов-биоритмов живых существ (репродуктивного, пищевого и др.); время жизни отдельного живого существа (особи); жизненный цикл живой клетки и др. - Социальное - время социальных изменений (реформ, революций и т.п.); время социальных институтов и организаций; время информационно-коммуникативных процессов (новости, слухи, мода и т.п.); время социальных конфликтов и др. - Психологическое - время протекания психических процессов и состояний человека; время формирования черт личности (характера); время жизненных кризисов человека и др. Приведите примеры физического времени, не выходя за пределы четырех стен своей квартиры. (Речь идет о времени каких-либо уникальных физических явлений или процессов, ограниченных пространством вашего жилища.) Приведите примеры биологического времени, имеющие непосредственное отношение к вашему телу. Приведите примеры социального времени, связанного с организацией (группой), где вы работаете (учитесь). Выявите и сформулируйте какие-либо особенности лично вашего психологического времени, например, связанные с вашей памятью, вниманием, настроением и др. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ВРЕМЯ Практику ТМ в основном связывают с экономическими дисциплинами. Поэтому имеет смысл более подробно остановиться на видах экономического времени. Многие экономические процессы имеют циклический характер, хотя в реальности сами циклы могут быть как полными, так и частичными, разомкнутыми. Можно выделить как макро-, так и микроэкономические циклы. 1. Макроэкономические циклы (существуют на уровне мировой экономики в целом, экономики отдельных стран, межгосударственных экономических систем, транснациональных корпораций и т. п.): A. Циклы С. Кузнеца, связанные с демографически обусловленными подъемами и спадами потребления (15—25 лет); Б. Циклы Р. Батра, связанные с глобальным перераспределением финансов, в процессе которых чередуются этапы накопления и активного «выброса» и перераспределения денежной массы (30 лет); B. Циклы А. Шлезингера, связанные с чередованием либерализма (ведущего к открытости и глобализации экономики) и консерватизма (ведущего к изоляционизму) в экономической политике (33 года); Г. «Длинные волны» (к-волны) Н. Кондратьева (полный цикл 40—60 лет, включая прохождение этапов процветания, спада, депрессии, восстановления). 2. Микроэкономические циклы (существуют на уровне фирмы в целом и ее подсистем): • Жизненный цикл фирмы; • Жизненные циклы каждой из бизнес-единиц; • Жизненный цикл продукта (товара или услуги); • Цикл создания и утраты конкурентного преимущества; • Функциональные циклы (производственные, финансовые, логистические и другие бизнес-операции); • Циклы рабочего времени подразделений и отдельных сотрудников (график труда, режим рабочего дня) организации; • Этапы карьеры сотрудника. Следует отметить, что метафора «жизненного цикла», отражающая циклический характер любого разворачивающегося во времени процесса как чередование стадий возникновения — развития и роста — зрелости — спада — исчезновения/изменения, весьма популярна в микроэкономике. Выше приведены лишь некоторые примеры. В самых разных разделах экономики можно найти такие понятия, как «жизненный цикл проекта», «инновационный цикл», многочисленные финансовые циклы и др.). СОЦИАЛЬНОЕ ВРЕМЯ Достаточно условно можно выделить два вида социального времени: субъективное социальное время и объективное социальное время. Под «объективным социальным временем» следует понимать реальное время существования каких-либо общественных процессов, социальных институтов, информационных объектов культуры, социальных практик и т. п. Под «субъективным социальным временем» в данном контексте понимаются научные или житейские модели, которые, с одной стороны, отображают какие-либо социальные временные реалии, с другой стороны, являются средством моделирования времени человека (в рамках или даже вне рамок этих социальных реалий). Можно также сказать, что «объективное» социальное время является «безличностным», не включает в себя живого человека как активного субъекта, воспринимающего время, понимающего его и управляющего им. Напротив, «субъективное» социальное время предполагает активную включенность человека в управление временем социальных процессов или объектов. Очевидно, что выделить в чистом виде только «объективное» или только «субъективное» социальное время невозможно. При анализе любого социального явления или процесса всегда следует учитывать сложное соотношение субъективного и объективного социального времени. Забегая вперед, можно, например, сказать, что классическим примером объективного социального времени выступают макроэкономические циклы, которые выявляются путем научного анализа экономических тенденций «post factum»(с использованием данных за прошлые годы); на их основе можно предсказывать тенденции развития экономики в будущем, но ими практически невозможно управлять. Микроэкономические циклы, например такие, как жизненный цикл фирмы, напротив, могут быть преимущественно отнесены к процессам субъективного социального времени. Анализ времени Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям: 1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам); 2) затраты на внерабочую активность; 3) затраты на временные помехи; 4)качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность. Примечание. Объем и направления анализа могут быть произвольными, в зависимости от масштабности поставленных вами задач инвентаризации. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования (см. выше). Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов. В результате анализа использования рабочего времени выявляются закономерности, обуславливающие эффективное либо неэффективное использование времени. На основе проведенного анализа можно спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени. 2. Фонд времени. ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ФОНД ВРЕМЕНИ И ЕГО СТРУКТУРА Согласно разработкам учёных советского союза, было сформулировано понятие «индивидуального фонда времени», позволяющее описать «производительные» и «непроизводительные» траты времени каждого человека. Хороший менеджер, для того чтобы эффективно управлять своими подчиненными, должен иметь достаточно полное представление об индивидуальном фонде времени каждого сотрудника, в особенности — о реальной картине его рабочего времени. «Внедрение» в свою жизнь «индивидуального ТМ» также невозможно без составления полной картины собственного индивидуального фонда времени. Индивидуальный фонд времени состоит из рабочего и внерабочего времени. Для удобства и эффективности дальнейшего анализа рабочее время можно поделить на фактическое время работы; регламентированные (плановые, «нормальные») перерывы в работе; нерегламентированные (случайные) перерывы в работе. Понятно, что любой управленец заинтересован в сокращении, прежде всего нерегламентированных перерывов в работе, которые могут случаться как по вине сотрудника, так и по вине внутренних организационных обстоятельств либо из-за вмешательства каких-либо помех из внешней среды. Важно отметить, что формулировку «перерывы в работе по вине сотрудника» не всегда следует понимать буквально — потери времени зачастую случаются не из-за преднамеренного саботажа, а из-за низкой квалификации работника, плохой самоорганизации труда и т. п. Внерабочее время условно может быть поделено на четыре подвида: 1) связанное с работой — дорога до места работы; подготовка к работе (включая подготовку инструментов, оборудования, места работы и т. п.); доделывание или переделывание ранее завершенной работы; 2) домашний труд — уборка квартиры; покупки; ремонт (плановый либо неплановый); забота, уход, воспитание о беспомощных членах семьи (дети, старики, больные), включая, например, приготовление пищи; прочие «разовые» виды работ, например, вскапывание огорода на дачном участке и др.; 3) самообслуживание — уход за собой (личная гигиена, оформление внешности и т. п.); питание; пассивный отдых (в том числе сон); 4) свободное время — общение с родственниками и друзьями, все виды активного отдыха, а также разного рода непрофессиональные занятия «для души». Чтобы отобразить примерное соотношение рабочего и внерабочего времени, в социологии труда используется так называемая «структурная схема индивидуального фонда времени» (см. рисунок). При рассмотрении структуры индивидуального фонда времени важно обратить внимание на то, что все время жизни можно поделить на время труда, то есть расходования умственных и физических сил, и на время отдыха, то есть восстановления умственных и физических сил. Представленные на схеме пропорции (размеры секторов круга) также условны, поскольку они могут очень сильно варьировать у представителей различных социальных групп. Вот, например, факт, который обычно вызывает оживленное обсуждение у участников ТМ-тренингов: по данным масштабных социологических исследований, которые были проведены социологами в конце 1990-х годов, женщины (независимо от своего социального положения) в среднем тратят на домашний труд 27% индивидуального фонда времени, а мужчины — 15%. Думаю, что подобная разница (почти в два раза) характерна не только для Псковской области. Время труда, как правило, складывается из рабочего времени, из внерабочего времени, связанного с работой, и частично из времени домашнего труда. Время отдыха преимущественно складывается из свободного времени и времени самообслуживания. Отчасти некоторые виды домашнего труда могут быть отнесены к отдыху. Следует также отметить, что в некоторых случаях бывает довольно сложно выделить время труда и время отдыха в «чистом виде». Сложность заключается в том, что разные виды деятельности имеют для различных людей различную субъективную ценность. То, что для одного человека является тяжелым трудом, для другого может оказаться настоящим качественным отдыхом. В некоторых случаях расставить эти субъективные акценты может быть еще сложнее. Например, для автора этой книги дорога на работу (которая обычно классифицируется как «связанное с работой нерабочее время») в переполненном общественном транспорте является, скорее, неприятным приложением к работе, связанным с затратой физических и эмоциональных сил. В то же самое время, с работы я всегда возвращаюсь пешком и воспринимаю эту дорогу как прогулку на свежем воздухе, то есть как отдых. ФОНД ВРЕМЕНИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ) По аналогии с индивидуальным фондом времени можно также выделить основные компоненты фонда времени всей организации в целом или ее отдельных подразделений. Строго говоря, существует много различных специалистов, которые в силу своих прямых обязанностей имеют дело с фондом времени организации: «кадровики» (менеджеры по персоналу), нормировщики, табельщики и др. Но, как показывает опыт автора, для многих менеджеров (в особенности работающих в малом бизнесе) приведенная выше схема фонда времени организации часто является настоящим «откровением». В рамках любого периода деятельности организации («общее время») могут быть выделены выходные дни (на схеме приведены четыре вида выходных дней) и номинальный фонд рабочего времени. Номинальный фонд рабочего времени – есть разница между общим временем (календарным фондом рабочего времени) и выходными днями. Доступный фонд рабочего времени – определяется путём уменьшения номинального фонда рабочего времени на величину социального резерва (невыходов) в связи с очередными и дополнительными отпусками, отпусками по учебе, разрешенными законом, в связи с выполнением государственных обязанностей, болезнью, родами. Фонд рабочего времени имеет сложную структуру, в частности состоит из времени, которое составляют социальный резерв, и доступный фонд рабочего времени. Следует отметить специфический характер социального резерва — это не что иное, как потенциально возможные потери времени, которые необходимо планировать заранее, равномерно распределяя время «социального резерва» в течение календарного года, например, заранее составляя график очередных, учебных и других отпусков. Время, затраченное на социальный резерв, в значительной степени зависит от социально-демографических характеристик персонала предприятия. Например, автор не раз наблюдал в некоторых организациях откровенно запретительную политику в отношении обучения сотрудников. Иногда руководители предприятий стараются уменьшить время социального резерва вполне сознательно, но чаще «проблема» заключается в недостаточно эффективной работе кадровых служб предприятия, которые плохо планируют социальный резерв. В рамках доступного фонда рабочего времени можно выделить потери целого дня и фактически отработанное время. Потери целого дня легко высчитываются post factum, но достаточно плохо прогнозируются. Можно попытаться заранее прогнозировать время, потерянное из-за болезней сотрудников (можно вычислить средние ежемесячные потери по болезни за несколько прошлых лет), а также заранее спланировать график отгулов. Фактически отработанное время делится на время полезной работы и потери внутри рабочего дня. Потери внутри рабочего дня могут быть детализированы на явные потери и скрытые потери. Явные потери связаны с кратковременной, но полной приостановкой трудовой деятельности в силу различных причин. Скрытые потери следует понимать как неплановую или неэффективную работу, которая отвлекает сотрудника от выполнения его основных трудовых задач и занимает слишком много времени. Обратите внимание на то, что различные виды потерь времени, указанные для фонда времени предприятия, могут быть применены и для детализации категории «рабочее время» индивидуального фонда времени. Количественная характеристика персонала измеряется в первую очередь такими показателями, как списочная, явочная и среднесписочная численность работников. Численность персонала определяется характером, масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. Поэтому персонал более объективно характеризуется списочной численностью. Списочная численность - это количество работников списочного состава на определенную дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников. В условиях дефицита кадров списочная численность может существенно отличаться от нормативной, поэтому целесообразно постоянно контролировать соотношение этих двух показателей как в абсолютном, так и в относительном выражении, и не допускать их значительного расхождения. Списочная численность персонала на определенную календарную дату включает всех работников, в том числе принятых с данной даты, и исключает всех уволенных, начиная с нее. В составе списочной численности выделяют три категории работников: 1. Постоянные, принятые в организацию бессрочно либо на срок более одного года по контракту. 2. Временные, принятые на срок до 2 месяцев, а для замещения временно отсутствующего лица - до 4 месяцев. 3. Сезонные, принятые на работу, носящую сезонный характер, на срок до 6 месяцев. Не включаются в списочную численность и относятся к работникам несписочного состава внешние совместители, лица, привлеченные для разовых и специальных работ, работающие на основе договоров гражданско-правового характера, направленные на учебу с отрывом от производства и получающие стипендию за счет предприятия и некоторые другие. Списочная численность персонала ежедневно учитывается в табельных записях, в которых отмечаются все работники - как присутствовавшие на работе, так и отсутствовавшие по тем или иным причинам. Таким образом, с точки зрения учета она представляет собой общую сумму явок и неявок на работу. Списочная численность персонала может рассматриваться не только как моментная, но и как средняя величина за некоторый период - месяц, квартал, год. Так, среднесписочная численность за месяц - это сумма явок и неявок по дням, отнесенная к календарному числу дней. При этом показатели за выходные и праздничные дни приравниваются к предшествующим рабочим. Явочная численность включает лишь работников, явившихся на работу. Для определения численности работников за определенный период используется показатель среднесписочной численности. Среднесписочная численность работников за месяц определяется как частное от деления суммы всех списочных данных за каждый день на календарное число дней в месяце. При этом в выходные и праздничные дни показывается списочная численность работников за предыдущую дату. Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы предприятия в квартале (году) и деления полученной суммы на 3 (12). Движение работников на предприятии (оборот) характеризуют следующие показатели: • коэффициент оборота по приему - это отношение численности всех принятых работников за данный период к среднесписочной численности работников за тот же период; • коэффициент оборота по выбытию - это отношение всех выбывших работников к среднесписочной численности работников: • коэффициент текучести кадров - это отношение выбывших с предприятия по неуважительным причинам (по инициативе работника, из-за прогулов и др.) к среднесписочной численности (определяется за определенный период): Средняя продолжительность отпуска (О) , Где Тi - – продолжительность очередного отпуска в рабочих днях по i- ой группе рабочих, имеющих право на тот или иной отпуск; gi –удельный вес i- ой группы рабочих в общей численности рабочих.  3. Управление временем Чтобы использование времени происходило эффективно, необходимо его планировать. При этом важно понимать, что чем более долгосрочным будет ваше планирование, тем выше погрешность в распределении временных затрат на разные задачи. На «переднем крае» краткосрочного оперативного планирования — в недельном или ежедневном планировании — может быть достигнуто относительно точное и действительно эффективное распределение времени на различные виды деятельности. Для решения вечно актуальной задачи по оперативному (ежедневному или еженедельному) планированию затрат времени можно использовать так называемые «золотые» пропорции планирования времени (см. рис. нас. 214). Автором первой пропорции является известнейший экономист и специалист по менеджменту Вилфредо Парето, предложивший в свое время известную формулу экономической социологии 20:80 (в руках у 20% населения Земли сосредоточено 80% денежных средств). Пропорция Парето получила множество интерпретаций (в том числе и критических) в самых различных сферах экономической науки и деятельности, в частности и в ТМ. Считается, что при эффективном планировании 20% жестко запланированных временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей. В то время как оставшиеся 80% временных затрат, которые можно жестко не планировать (или, например, использовать для этих промежутков времени более гибкое контекстное планирование, см. раздел 4.9), обеспечивают достижение всего 20% целей. (На своих ТМ-тренингах я называю эту пропорцию «львиной», так как биологи, изучающие жизнь львиных прайдов, убедительно доказали — здоровые нормальные львы только 4 часа в сутках посвящают охоте, а оставшиеся 20 отдыхают. Соотношение почти такое же, что и в формуле Парето.) Вторая «золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложена классиком ТМ Лотаром Зайвертом: 60% рабочего времени — планируемое выполнение основных задач и функций; 20% времени — на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); еще 20% времени — резервное время на неплановые траты, в том числе на помехи. В качестве третьей «золотой» пропорции 15:20:65 можно привести распространенный в западном ТМ метод приоритетного планирования (так называемый метод ABC, или, в русских переводах, метод АБВ): 15% времени — жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% — выполнение второстепенных задач; 65% — вспомогательные задачи, помехи и т. п. Если предположить, что количество решаемых в течение дня задач не должно превышать «магического числа» 7±2, то планирование дневных задач в соответствии с различными «золотыми» пропорциями будет выглядеть следующим образом: Количество решаемых в день задач (7+2) Важность высокая Важность средняя Важность низкая Парето 1-2 5-6 Зайверт 3-4 i-г 1-2 АВС 1 2-3 4-5 Далее, если предположить, что отведенный на выполнение ежедневных задач промежуток времени равен стандартным восьми часам, то распределение времени на выполнение задач в соответствии с «золотыми» пропорциями будет следующим: Количество часов в день на задачи (рабочий день 8 часов) Важность высокая Важность средняя Важность низкая Парето 1,5 часа 6,5 часов Зайверт 5 часов 1,5 часа 1,5 часа ABC 1 час 1,5 часа 5,5 часов Трудно сказать, какая из предложенных пропорций оперативного планирования времени является «более правильной». Скорее всего, здесь следует говорить о «совместимости» индивидуального стиля деятельности с рекомендуемыми «золотыми» пропорциями. Мне лично пропорция Парето кажется слишком расхолаживающей, в то время как пропорция Л. Зайверта производит впечатление достаточно суровой, «потогонной». В ежедневном планировании лично для меня наиболее удобной и экологичной оказалась пропорция ABC (с учетом того, что мой рабочий день не нормирован и частенько «вылезает» за пределы стандартных восьми часов). Таким образом, ТМ-новичок, только создающий собственную систему оперативного планирования, может выбрать любую удобную для себя «золотую» пропорцию распределения временных трат или даже создать свою собственную. Но если при исполнении плана вы все же столкнулись с трудностями, возможно, преодолеть их вам помогут следующие ТМ-советы, сформулированные в форме ответов на «провокационные» вопросы: 1. Как чего-то добиться в этой жизни? Каждое выполняемое сегодня дело, каждая решаемая сегодня задача должна вносить свой вклад в достижение большой и масштабной цели. При выполнении любого дела все время спрашивайте себя: «Чем я на самом деле сейчас занимаюсь? Приближает ли меня выполнение этой задачи к чему-то действительно важному, или я трачу время на пустяки?» 2. Как съесть слона? Разрезать его на маленькие кусочки. Любая большая цель достижима через решение малых задач. Чем сложнее и неприятнее дело, тем меньше должны быть «кусочки». Если задача оказалась слишком трудна, «не по зубам», попробуйте разделить ее хотя бы на две подзадачи. 3. Как убить десять зайцев одновременно? Собрать их всех в одном месте. Сделайте так, чтобы выполнение одной задачи работало сразу на достижение нескольких целей. Старайтесь, чтобы ваши цели и задачи максимально пересекались, были тесно связаны друг с другом (стремитесь к синергизму в целеполагании, планировании и исполнении). 4. Как не устать при решении поставленных задач? Учитывайте собственные биоритмы, работайте ритмично, планируйте перерывы, группируйте вместе схожие виды работ, чередуйте виды деятельности (наверняка все помнят крылатую фразу И. П. Павлова «Отдых есть смена деятельности»), оставляйте «зазоры» между разными видами деятельности (время «входа» в деятельность и «выхода» из деятельности также можно рассматривать как отдых). 5. Как не забыть важные задачи? Используйте принцип материализации информации, фиксируя ее на любых удобных носителях (органайзер, стенды, рисунки, схемы, записки, электронная почта, другие люди и т. п.), дающих возможность максимально полного и удобного обзора важной информации. Выявляйте, создавайте и четко определяйте контексты, используйте контекстное планирование (см. раздел 4.9) и связанное с ним постепенное перемещение дел в зону внимания (делаем одно дело — подготавливаем следующее). 6. Как не потерять интерес (мотивацию)? Создавайте систему самомотивации, включающую в себя различные способы «не пасть духом», например: 1) придумайте и используйте индивидуальные ритуалы настройки на работу; 2) активизируйте и визуализируйте образ эффективной работы и образ успешного результата; 3) превращайте работу в совместную, создавайте взаимообязательства, берите на себя ответственность и сотрудничайте; 4) ежедневно добивайтесь маленьких «happy end'oB», окончательно завершая хотя бы маленькие дела; 5) придумайте систему прямых самонаграждений «за достижения и выдающиеся заслуги»; 6) для подступа к субъективно сложным задачам используйте «безответственную разведку боем» (по принципу «попытка не пытка — авось и прорвемся!») и т. д. 7. Как делать так, чтобы ничего не делать? Проявляйте творчество и изобретательность в достижении своих задач: используйте необычные ресурсы, новые способы работы. Изобретайте собственную жизнь, будьте оригинальными и делайте это с удовольствием! Станьте наблюдательным и хитрым человеком — учитесь для достижения целей оказываться «в нужное время в нужном месте»; умело выбирайте подходящие время и место для приложения «точечного», но ключевого усилия, чтобы малые затраты времени и сил приносили великие результаты. Поймите, что жизнь — игра, но это означает, что лучше играть не по чужим правилам, а изобретать свои собственные и... — всегда выигрывать! 8. Что делать с ними? С последнего понедельника вы стали совсем другим человеком и начали совершенно новую жизнь, подчиненную строгим правилам и стройным алгоритмам ТМ. Основная проблема заключается в окружающих, которые не понимают случившегося с вами «просветления» и все время норовят нарушить ваши замечательные планы. Существует как минимум четыре стратегии, позволяющие упорядочить взаимодействие с окружающими таким образом, чтобы оно не превратилось в бессовестное «воровство времени»: 1) установите четкие правила, регламентирующие ваши взаимодействия с окружающими во времени, и ознакомьте всех с ними («стратегия монолога» или «ультиматума»). Вне этих правил общение исключается; 2) согласуйте интересы, если возможно бесконфликтное пересечение или взаимодополнение целей, то «присоединяйтесь» к чужим целям и действуйте совместно (стратегия торговли). Стратегия торговли обычно предполагает компромисс: вы готовы тратить свое время на «чужие» цели, если это гарантирует достижение ваших собственных целей; 3) делегируйте и перепоручайте все, что только можно (стратегия власти). Это силовая (и не всегда этичная) стратегия, когда собственное время экономится за счет других людей; 4) находите единомышленников (людей с аналогичными целями), насколько возможно добивайтесь интеграции целей и работайте вместе (стратегия подлинного сотрудничества). В данном случае речь идет о совместной и взаимовыгодной «эксплуатации общего времени», что является оптимальным ответом на вопрос «Что делать с ними?». 4. Методы измерения рабочего времени Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, влияющих на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Цели инвентаризации и анализа рабочего времени: 1. «Разведывательное» исследование, когда целью выступает описание какого-нибудь совершенно нового, непознанного явления. Это полномасштабное описательное исследование, учитывающего «всё подряд». 2. Объяснительное исследование, основная цель которого — выявление причинно-следственных связей между элементами изучаемой системы. «Сверхзадачей» здесь будет формализация выявленных закономерностей в виде строгих математических формул (функций), позволяющих количественно отобразить изучаемые связи. Результат может быть представлен графическими методами, отображая характер взаимосвязей, например, в виде графиков, диаграмм и т. п. • В контексте этой цели задачи инвентаризации времени будут формулироваться уже более узконаправленно, например: Какие именно помехи в большей мере препятствуют быстрому выполнению определенных видов работ? Как различные виды работ связаны с затратами различных видов энергии? 3. Прогностическое исследование, когда целью является предсказание поведения системы в случае изменения характеристик одного или более из ее элементов (или, в случае целенаправленного воздействия, на этот элемент). Предсказание поведения системы осуществляется на основе моделирования ее поведения в будущем. Само моделирование может происходить исключительно «на бумаге», с опорой на выявленные в объяснительном исследовании и формализованные причинно-следственные закономерности. Достаточно лишь подставить в полученную формулу новое значение, чтобы получить представление о будущем поведении системы. Но здесь велик риск ошибки, так как изучаемая система может быть нелинейной, и с определенного момента ее поведение может стать непредсказуемым. В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов. ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации Шаг 1. Определить виды временных затрат, характерных для вашей жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества). Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки изучаемых временных затрат. Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки. ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж) Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки. Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их кдальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели. ЭТАП 3. Анализ времени Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям: 1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам); 2) затраты на внерабочую активность; 3) затраты на временные помехи; 4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность. Примечание. Объем и направления анализа могут быть произвольными, в зависимости от масштабности поставленных вами задач инвентаризации. Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования (см. выше). Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов. Наиболее «типичным» результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени. Выявленные закономерности могут быть как процессуального характера (сложившиеся стратегии, способы, поведенческие стереотипы использования времени), так и структурного (реальный фонд времени, помехи, энергетические ресурсы и др.). Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени. ЭТАП 4. Изменение стратегии/способов управления временем Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно. Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике (перейти к оперативному ТМ). Методы измерения времени и их назначение Хронометраж служит для анализа приёмов труда и определения длительности повторяющихся элементов операций. Подготовка к Х. включает выбор объектов наблюдения, расчленение операции на элементы, установление фиксажных точек, определение числа наблюдений, заполнение документации (анализ). Если цель хронометража – установление норм времени, то в качестве объектов наблюдения обычно рекомендуются рабочие или бригады, результаты деятельности которых находятся на уровне между средней производительностью, достигнутой всеми рабочими, и ПТ передовых рабочих. После расчленения операций на элементы устанавливают их границы, определяемые по фиксажным точкам. Фиксажные точки – это резко выраженные (по звуковому или зрительному восприятию) моменты начала и окончания элементов операций (прикосновение руки к инструменту, характерный звук процесса и т.п.). При выборочном Х. для каждого элемента операции устанавливают начальную и конечную фиксажные точки. Если Х. проводится по текущему времени, то устанавливается начальная и конечная фиксажные точки только для первого элемента операции, для остальных элементов определяются только конечные фиксажные точки (они будут начальными для последующих элементов операции). Т.к. длительность элемента является случайной величиной, устанавливается необходимое количество замеров. Для того чтобы понять, достаточное ли количество наблюдений было произведено, используется коэффициент устойчивости Ку: Ку = tmax/tmin Значения этого коэффициента трактуются НИИ Труда, определяя допустимые значения показателя в зависимости от двух факторов: • Серийности производства (массовое, крупносерийное, серийное, мелкосерийное) • Используемого вида труда (машинный, машинно-ручной, ручной, наблюдательный) для элементов операций продолжительностью до10 с. и свыше 10 с. Далее проводится обработка данных, начиная с исключения дефектных замеров. Если рассчитанный Куст. лежит в рамках нормативов НИИ Труда, ряд признаётся устойчивым. Если нет – исключается из ряда максимальное значение и расчёт производится повторно. Последний этап – анализ результатов, который включает в себя выявление лишних движений, действий, простоев, даёт оценку возможности их совмещения и уменьшения длительности. По результатам анализа устанавливается необходимое время на выполнение операции. При хронометраже может оцениваться не только длительность элементов операций, но и эффективность трудовых движений (как правило, от 0,45 до 1,15). При обработке результатов наблюдений, для целей нормирования длительности операций, расчет нормативного времени осуществляется с учётом этого коэффициента: , где Тнорм – это нормативное время, с целью установления которого и проводится Хронометраж, Тфакт. – это время осуществления элемента операции, полученное в ходе наблюдения, Кэфф.- коэффициент эффективности трудовых движений. Важным моментом в проведении наблюдений с целью анализа времени и его использования является объём выборки, т.е. количество замеров, необходимых для установления истинных значений показателя. Чем большее количество замеров будет совершено, тем точнее будет результат. Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат на протяжении рабочей смены или её части. Если при Х. объектом изучения являются элементы оперативного времени на конкретный вид продукции, то при ФРВ фиксируются затраты времени на все виды работ и перерывов, которые наблюдались в течение определенного отрезка времени. ПОТОЧНАЯ КАРТА Одним из простых методов инвентаризации операций, выполняемых в тех или иных видах/ситуациях деятельности организации, является поточная карта (полное название — «поточная карта трудового процесса»). Метод поточного анализа был разработан в 1960—1970 годах первоначально для анализа трудовых, но впоследствии также информационных, финансовых, управленческих и др. операций и используется в различных модификациях и в настоящее время. Поточная карта позволяет описать и проанализировать линейную последовательность совершаемых операций, а также пространственно-временные характеристики каждой операции. Как правило, на один и тот же вид/ситуацию деятельности поточная карта заполняется многократно, что позволяет, после обобщения полученной информации, создать весьма точную модель изучаемого вида деятельности. В дальнейшем полученная модель деятельности может быть модифицирована с целью улучшения ее отдельных пространственно-временных характеристик или всего «потока» операций в целом. Идея поточной карты заключается в том, что все многообразие операционального состава деятельности может быть сведено к сравнительно небольшому числу качественно различных типов операций. Каждый из выделенных типов операций предполагает собственные специфические способы оптимизации. На поточных картах типы операций обычно кодируются с помощью специальных символов, причем выделяемые типы и их обозначения могут быть произвольными. Так, первоначально было предложено до 50 типов трудовых операций, но впоследствии они были сведены к пяти наиболее универсальным типам операций. Ниже приведены наиболее универсальные базовые типы операций и соответствующие им символы поточных карт для описания трудовых (производственных) процессов: ОПЕРАЦИЯ — целенаправленное изменение объекта, лица, информации ТРАНСПОРТИРОВКА — перемещение объекта, лица или информации с одного места на другое КОНТРОЛЬ — проверка или испытание объекта, лица или информации с целью опознания, установления качества или количества ЗАДЕРЖКА—ожидание объектом, лицом или информацией следующей операции. Возникает спонтанно, естественно, непроизвольно ХРАНЕНИЕ —пребывание объекта, лица или информации без изменения в контролируемых условиях до следующей операции. Возникает запланировано. Возможны также смешанные операции, которые обозначаются, например, следующим образом: — контроль в процессе выполнения операции; —операция во время транспортировки. ПОТОЧНАЯ ДИАГРАММА Поточная диаграмма обычно используется как дополнение к поточной карте, наглядно отображая пространственные (при этом речь может идти не только о реальном пространстве, но и о символическом, например, информационном) аспекты описываемого процесса деятельности. Примечание. В данном разделе термин «поточная диаграмма» используется в его первоначальном значении. В настоящее время термин «поточная диаграмма» (flowchart) имеет расширенное толкование, в частности, используется не столько для отображения перемещений в физическом пространстве, сколько для отображения движения информации, финансов и др. В отличие от логической или информационной поточной диаграммы, пространственная поточная диаграмма может носить название планиграммы. В некоторых случаях поточная диаграмма обладает самостоятельной ценностью, не просто удобно отображая анализируемые процессы (операции), но и являясь «отправной точкой» для исправления ситуации. Например, ниже приводится гипотетический пример поточной диаграммы, отображающей стандартное движение документов в офисе (цифрами обозначена очередность, то есть от «Входа» документы движутся к рабочему месту № 1, потом к рабочему месту №2ит.д.)- Очевидно, что центр офиса является совершенно «непроходимым» местом, где царит постоянная толчея. Подобное «столпотворение» наверняка отвлекает сотрудников от работы и оказывается мощным поглотителем времени. В поточную диаграмму (при одновременном использовании вместе с поточной картой) легко ввести и «временное измерение». Для этого достаточно над дугами, изображающими путь, отметить затраченное на него время. После проведенной оптимизации ситуация выглядит так: КАРТА СОВМЕСТНЫХ ОПЕРАЦИЙ Попытки проанализировать временные затраты сразу нескольких сотрудников в процессе совместной работы предпринимались еще со времен Тейлора. В частности, ученик Тейлора Генри Лоуренс Ганг (в русскоязычной литературе встречаются также варианты написания фамилии — Ганнт, Гантт) для оптимального планирования, согласования и контроля совместной деятельности во времени предложил графический способ отображения операций, получивший название «график Ганга». «График Ганга» (также называемый «сетевым графиком»), активно используемый с 1940-х годов, стал отправной точкой для так называемого «сетевого анализа» (см. раздел 3.6), весьма популярного в современной экономике. Ниже приведен простейший пример графика Ганга: Задачи, операции исполнитель Ресурсы Неделя 1 Неделя 2 Неделя 3 Неделя 4 Операция А Иванов И.И. Операция Б Петров П.П. Операция В Сидоров С.С. Операция Г Попов С.С. Операция Д Несмотря на то что «график Ганга» изначально разрабатывался как инструмент календарного планирования, заложенная в нем идея представления времени совместной работы может использоваться также для целей инвентаризации и анализа времени. Развитие идей Ганга привело к появлению так называемых «карт совместных операций», которые позволяют не только анализировать согласованность действий нескольких работников во времени, но и выявлять распределение временного ресурса между людьми и машинами. На с. 118 приведен пример заполнения простой человеко-машинной карты совместных операций. Приведенная человеко-машинная карта описывает временные затраты в рамках одного рабочего цикла по нарезке пленки. Обычно подобная карта заполняется несколько десятков (а то и сотен!) раз, в результате чего вычисляются усредненные временные траты для каждого из участников совместной деятельности по каждой из учитываемых операций. Обратите внимание, что в приведенном примере в итоговых показателях учитываются только два типа операций: «работа» и «простой». На самом деле, учет типов операций может быть более детализирован, например, с выделением в отдельные категории «транспортировки», «хранения» и т. д. (см. раздел 3.3).