Вербальные средства деловой риторики

Деловая риторика Конспект лекций назад | содержание | вперед Лекция  3. Вербальные средства деловой риторики   1.  Деловой язык и деловая речь: общие понятия 2.  Особенности официально-делового стиля речи 3. Оформление деловой документации   Деловой язык является неотъемлемой  частью русского литературного языка. Отвечая всем нормам его построения, он имеет существенные отличительные черты, которые формируют официально деловой стиль. ОДС имеет свою историю и современные тенденции, особенности устной и письменной речи, примерами которой могут служить оформление деловой документации и интервьюирование. Язык – это система знаков, объективное, исторически сложившееся явление духовной жизни общества. Знаком принято называть «заместителей» других объектов. Кроме языка, естественной знаковой системы, существуют искусственные, например, сигналы светофора, нотное письмо, символические записи, используемые в математике и других науках. В отличие от этих искусственных систем, язык способен передавать сообщения любого, ничем не ограниченного содержания, то есть он универсален. Жестикуляция и мимика – системы невербального общения – придают звучащей речи лишь добавочные эмоциональные и смысловые оттенки. Любая система состоит из множества элементов, которые находятся в связях друг с другом, образуют одно целое. Язык объективен и абстрактен, относительно устойчив, инвариантен. Речь – это форма существования языка, его употребление. Под речью понимают использование человеком языковых средств в жизненных ситуациях, результат процесса формулирования и передачи мысли средствами языка. Речь отдельного говорящего обладает особенностями произношения, лексики, структуры предложений. Таким образом, речь конкретна и индивидуальна, динамична.         Виды речи: Письменная Устная Монологическая Диалогическая Внешняя Внутренняя Внешняя речь существует в устной и письменной формах. Устная речь – произносимая, звучащая, слышимая – выражена звуками (акустическим кодом), а письменная – видимая, написанная – буквами (графическим кодом). Письменный текст, как правило, – подготовленный, – записывается на черновиках, подвергается редактированию, совершенствованию. Устная речь не имеет таких возможностей, она спонтанна, т. е. создается в момент говорения, поэтому требует огромной тренировки, быстроты выбора слов, автоматизма синтаксического конструирования. Устная речь должна восприниматься сразу, письменная осмысливается при многократном чтении. В письменной речи четче подбираются слова, преобладает книжная лексика, сложные развернутые предложения, страдательные конструкции. В устной речи наблюдаются повторы, неполные, простые предложения. Известен предел, ограничивающий количество слов звучащей речи: от пяти до девяти тысяч слов. Именно так сегодня оценивают активный словарь современного человека. Только к устной речи предъявляются орфоэпические требования, и только к письменной – орфографические, пунктуационные и каллиграфические. Устная речь обладает средствами звуковой выразительности, отличается богатством интонаций, паузами, логическими ударениями, а также сопровождается жестами и мимикой. Знаки препинания, кавычки, шрифтовые выделения компенсируют меньшие возможности экспрессивности письменного текста. Устная речь зависит от того, как ее воспринимают, потому что, как правило, коммуниканты не только слышат, но и видят друг  друга. Письменная речь обычно обращена к отсутствующим. Органическую связь между двумя видами речи психологи объясняют наличием общей основы – внутренней речи. Процесс порождения высказывания чаще всего имеет такую структуру: мысленная подготовка фразы – воображаемое проговаривание с микродвижениями речевого аппарата – графическая фиксация мысли. Устная речь может быть записана, а письменная – произнесена. Например, письменный текст при «озвучивании» приобретет некоторые особенности устной речи (интонационную окраску, ритм), но будет характеризоваться как письменная речь в устной форме. См презентация «Функциональные стили».   Официально-деловой стиль речи   Деловая речь – это нормативная литературная речь, особенности ее проявления связаны с официально-деловым стилем. Слово официальный (от лат. officialis – «должностной» имеет такие значения: 1) «установленный правительством, администрацией, должностным лицом, от них исходящий»; 2) «с соблюдением всех правил, формальностей». Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально–правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управлении и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля. Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. Бланк – это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» – оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью. С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с ХУП–ХУШ вв. – обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык ХУ–ХУП вв. при всей лексической пестроте – это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, отдать под суд, учинить расправу и т.п.). С ростом количества документов потребовалось выработать единый подходо к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие, а в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов. В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты. Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства. Экономическая необходимость и развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны. Наряду с регламентированными письмами, сегодня все шире входят и практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными – полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону.   Особенности ОДС   Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческий взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.  Его особенности: однозначность передаваемой информации, ограниченность круга тем, высокая регламентированность речи (определенный запас средств выражения и способов их построения), официальность (строгость изложения; слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки) и безличность (официально-деловая речь избегает конкретного и лично­стного). Высокая степень терминированности лексики ОДС может быть продемонстрирована на примере:      юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т.д.);       экономические термины (дотация, затраты, купля–продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, расходная часть бюджета и т.д.);      экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.); Термины и процедурная лексика составляют, опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70 % всех словоупотреблений. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Например, «Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки». Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке: 1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения; 2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности); 3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.          Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности, два подстиля — официально-докумен­тальный и обиходно-деловой. В первом можно выде­лить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором — служебную переписку и де­ловые бумаги. Язык дипломатии насы­щен международными терминами. В средние ве­ка в Западной Европе общим дипломатическим язы­ком был латинский, потом французский (XVIII — начало XIX в.). Поэтому в языке дипломатии много терминов французского происхождения: атташе — дол­жность или ранг дипломатического работника; ком­мюнике — официальное правительственное сообщение по вопросам внешней политики; дуайен,— лицо, воз­главляющее дипломатический корпус, старейший по времени вручения верительных грамот дипломатиче­ский представитель высшего ранга. Есть и русские термины — посол (слово использовано уже в мирной грамоте Новгорода с не­мцами в 1199 г.), посольство, поверенный в делах, на­блюдатель и др. Только в дипломатии употребляются этикетные слова. Это обращения к представителям других государств, обозначения титулов и форм титулования: король, королева, принц, шахиншах. Его Высочество, Его Превос­ходительство и др. Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветв­ленной союзной связью, с причастными и деепри­частными оборотами, инфинитивными конструкци­ями, вводными и обособленными выражениями. Язык законов — это официальный язык, язык государственной власти. Глав­ное в нем — точность выражения мысли, обобщен­ность выражения, отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения. Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля.                Главная особенность языка служебной переписки его высокая стандартизованность. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотип­ны многие производственные ситуации. Существование моделей и их речевых вариантов, т. е. стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Идеал делового письма — краткость и точность. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего, специалиста.   Оформление официально-деловой документации:   К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: однозначность используемых слов и терминов; нейтральный тон изложения; соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,    обеспечивающих точность и ясность изложения;  смысловая достаточность и лаконичность текста. Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама;  эксклюзивный вместо исключительный; дэд-лайн вместо крайний срок; тайм-менеджмент вместо организация времени. Форма служебного документа — это совокупность элементов его офор­мления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам офор­мления документа относятся наименования, различные адреса, даты, реквизиты. Содержательное, композиционное и функциональное разнообразие служебных документов 1)          директивные и распоря­дительные документы (законы, постановления, решения, приказы и т. п.); 2)административно-организационные документы (планы, уставы, прави­ла, акты, отчеты, протоколы, служебные письма и т. д.); 3)документы личного состава работающих, включая такие их виды, как заявление, авто­биография и т. п. (личные документы); 4)финансовая документация; 5)учетная документация; 6)контракты и коммерческие договоры.   Особенности составления деловых писем   Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем: 1.  Изучение существующего вопроса 2.  Подготовка и написание проекта текста письма 3.  Согласование проекта письма 4.  Подписание руководителем 5.  Регистрация 6.  Отправка Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...» В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества. Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается. По содержанию и назначению письма могут быть: - инструктивными; - сопроводительными; - гарантийными; - информационными; - благодарственными; - поздравительными; - рекламными. Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении. Резюме: Итак, владея навыками деловой речи, вы сможете наиболее эффективно организовать свою деятельность,  достигнуть поставленные цели.   Тесты к лекции 3:   1. Из приведенных ниже названий функциональных стилей языка исключите лишние: 1.                разговорный; 2.                научный; 3.                официально-деловой; 4.                публицистический; 5.                литературно-художественный; 6.                управленческий; 7.                тюремный; 8.                музыкальный.   2.Выберите правильный вариант начала текста заявления: 1.                Я, Иванов А.С., студент 1 курса физико-математического факультета прошу выделить мне материальную помощь… 2.                Хотелось бы получить материальную помощь… 3.                Прошу студенческий профком выделить мне материальную помощь… 4.                Прошу, чтобы вы выделили мне материальную помощь…   3.Соответствие ключевых понятий документа их значению          1 реквизит                             1 информация с реквизитами          2 адресат                               2 получатель          3 адресант                             3 составитель          4 документ                             4 обязательные признаки документа   4. Клише, используемые в документах, являются основой… 1.                достоверности информации 2.                точности словоупотребления 3.                стандартности языка 4.                правовой значимости   ЗАДАНИЯ: дайте краткий ответ (2-3 предложения) на поставленные вопросы:   1. Какая речь преобладает в современной жизни – письменная или устная? 2. Перечислите известные вам из истории русской деловой речи слова, дайте им определения.   Обязательная  литература: 1. Введенская Л. А. Теория и практика русской речи / Л. А. Введенская, П. П. Червинский. – Ростов - на - Дону, 1997. 2. Жинкин Н. И. Механизмы речи / Н. И. Жинкин. – М. , 1958. 3. Леонтьев А. А. Язык, речь, речевая деятельность / А. А. Леонтьев. – М. , 1972. 4. Никольская С. Т. Техника речи / С. Т. Никольская. – М. , 1978. 5. Щерба Л. В. Языковая система и речевая деятельность / Л. В. Щерба. – М. , 1974.   Дополнительная литература:   1. Деловая переписка на русском, английском и французском языках [Текст]. – М. : Бизнес-Центр, 2001. 2. Громова Н. М. / Н. М. Громова, Т. М. Деева , Е. В. Кичатова, В. А. Лавров, Н. А.  Чхиквишвили//  Ваш зарубежный партнёр: переписка, документация, контракты. – М., 1992. 3. Казаруева О. М. Культура делового общения / О. М.  Казаруева // Управление персоналом, №3, 1998. наверх   назад | содержание | вперед