Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями проект а Коммуникации - целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией. В рамках проекта для обмена информацией используют различные формы коммуникаций: • письменные и устные; • внутренние и внешние; • формальные и неформальные; • вертикальные и горизонтальные. Управление коммуникациями необходимо для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон. Управление коммуникациями проекта включает в себя три процесса: • Планирование управления коммуникациями • Управление коммуникациями • Мониторинг коммуникаций Планирование управления коммуникациями - процесс разработки соответствующего подхода и плана для операций по коммуникациям проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы, имеющихся активов организации и потребностей проекта. • Цель разработки плана коммуникаций проекта - организация коммуникации между участниками проекта; поддержка системы связи между участниками проекта, передача управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. • В задачи плана коммуникаций входит определение информационных потребностей участников проекта; регулярный сбор и своевременная доставка необходимой информации участникам проекта; обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование; сбор, обработка и организация хранения документации по проекту. • План коммуникаций позволяет значительно повысить эффективность командной работы и снизить транзакционные издержки в рамках проекта. Эффективность коммуникаций влияет на сроки, качество и стоимость проекта. Именно поэтому план управления коммуникациями проекта имеет стратегическое значение. Для разработки плана необходимо решить следующие задачи: • выделить заинтересованные стороны, необходимую им информацию и регулярность обмена ею; • разработать процедуры, поддерживающие процессы планирования управления коммуникациями, управления и мониторинга коммуникаций; • разработать шаблоны для поддержки процедур. При разработке плана коммуникаций необходимо учитывать: • являются ли заинтересованные стороны по отношению к организации внутренними, внешними, или и теми, и другими; • находятся ли члены команды в одном часовом поясе или в разных; • какие технологии имеются в распоряжении организации для обеспечения процессов коммуникации; • какие информационные технологии являются экономически выгодными для коммуникаций с заинтересованными сторонами; • какой язык/ языки будут использоваться в организации коммуникационных операций. При разработке плана коммуникаций используют следующую информацию: • Устав проекта, в котором определен список основных заинтересованных сторон, их роли и сферы ответственности; • План управления ресурсами и план вовлечения заинтересованных сторон; • Реестр заинтересованных сторон (содержит информацию об участниках проекта). В качестве основных потребителей информации проекта выступают: • менеджер проекта для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту; • заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; • поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; • проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; • непосредственные исполнители работ на местах. Перечень потребителей информации составляется на основе реестра заинтересованных сторон Шаблон реестра заинтересованных сторон ФИО . Должность Зона Роль в проекте ответственности Контактные данные Сторона (внутренняя или внешняя) • Требования к коммуникациям заинтересованных сторон проекта - требования к уровню коммуникаций между заинтересованными лицами, направленные на отслеживание выполнений целей и задач участников проектной группы. Шаблон требований к коммуникациям Событие . Цель Формат Ответственны й Участники Регламент Периодичнос ть Шаблон об используемых методах коммуникации на проекте Метод . Технология Краткое описание Ответственное лицо Инст румент ы и методы , которые используются в процессе планирования управления коммуникациями: • Экспертная оценка • Анализ требований к коммуникациям • Коммуникационные технологии • Коммуникационные модели • Методы коммуникаций • Навыки межличностных отношений и работы с командой • Отображение данных • Совещания Вы ходы процесса: • План управления коммуникациями • Обновления плана управления проектом • Обновление документов проект Управление коммуникациями - процесс обеспечения своевременного и надлежащего сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, мониторинга и, в конечном счете, архивирования / утилизации информации проекта. • Цель данного процесса состоит в обеспечении эффективного и результативного обмена информацией между заинтересованными сторонами проекта, а также создания благоприятных возможностей для подачи запросов на получение дальнейшей информации, разъяснение и обсуждение. Процесс управления коммуникациями включает: • Выбор технологий, методов и способов коммуникаций проекта. • Обеспечение гибкости коммуникационных мероприятий. Методы коммуникаций: • интерактивные коммуникации; • коммуникации методом информирования без запроса; • коммуникации методом информирования по запросу. Инст румент ы коммуникаций: • Краткие обсуждения • Расширенные совещания • Простые письменные документы • Расширенные документы (веб-интерфейс, базы данных) Краткое описание коммуникационных инструментов Название инструмента MindManager Kanban/Scrum-доска Таск-трекер Дашборд Журнал проблем Пояснение программный продукт для управления цифровыми интллект-картами инструмент структуризации концепций и идей с использованием графической записи в виде диаграммы инструмент организации деятельности (производственного процесса, проекта и пр.), который заключается в разделении доски на части (соответствуют производственным этапам, например, "Запланировано", "В работе", "На контроле", "Выполнено") и продвижении по ней карточек (соответствуют задачам проекта) инструмент для управления проектами. Он позволяет создавать задачи, распределять их по исполнителям, следить за их выполнением и контролировать результаты доска с отображением отчетов и показателей в реальном времени. Визуально понятное отображение (графики, диаграммы и пр.) позволяет быстро и наглядно понимать, что происходит с определенными показателями и группами показателей документ проекта, в котором регистрируются и отслеживаются все проблемы. Он помогает руководителю проекта эффективно отслеживать проблемы и управлять Мониторинг коммуникаций - процесс обеспечения удовлетворения потребности проекта и его заинтересованных сторон в информации. Контроль коммуникации производится посредством анализа содержания электронных писем/комментариях в информационных системах, протоколов совещаний, фиксации личных договоренностей. В число других задач контроля коммуникаций можно включить следующие: • проверку выполнения плана коммуникаций (периодичность совещаний, наличие в проекте групп рассылки, соблюдение правил хранения информации и т.п.); • оценку степени удовлетворенности заинтересованных сторон качеством и оперативностью информации, поступающей к ним; • анализ проблем взаимодействия, причин задержек, сбоев, случаев неполноты или ненадежности информации, циркулирующей в проекте; • анализ запросов на изменения и трансформацию системы коммуникаций (при необходимости). Входы процесса контроля коммуникациями Планы Документ ы проект а План управления проектом Журнал проблем План управления ресурсами Реестр извлеченных уроков План управления коммуникациями Коммуникации проекта План вовлечения заинтересованных сторон Данные об исполнении работ Факторы среды предприятия Активы процессов организации К методам и инст румент ам, необходимым для организации процесса контроля коммуникаций, относятся: • Экспертная оценка • Информационная система • управления проектами • Отображение данных • Навыки межличностных отношений и работы с командой • Совещания Вы ходы процесса: • Информация об исполнении работ • Запросы на изменения • Обновления плана управления проектом (План управления коммуникациями, План вовлечения заинтересованных сторон) • Обновления документов проекта (Журнал проблем, Реестр извлеченных уроков, Реестр заинтересованных сторон) Для организации успешного контроля коммуникаций рекомендуется разработать ряд процедур: • Процедура сбора обратной связи • Процедура фиксации замечаний/проблем/пожеланий в ходе процесса коммуникации между заказчиками и исполнителями, участниками проекта • Процедура мониторинга инструментов, благодаря которым происходит коммуникация между заказчиком и исполнителем путем взаимодействия между всеми стейкхолдерами. • Процедура анализа и фильтрации выявленных замечаний/проблем/пожеланий.