Справочник от Автор24
Управление проектами

Конспект лекции
«Коммуникации проекта»

Справочник / Лекторий Справочник / Лекционные и методические материалы по управлению проектами / Коммуникации проекта

Выбери формат для чтения

pptx

Конспект лекции по дисциплине «Коммуникации проекта», pptx

Файл загружается

Файл загружается

Благодарим за ожидание, осталось немного.

Конспект лекции по дисциплине «Коммуникации проекта». pptx

txt

Конспект лекции по дисциплине «Коммуникации проекта», текстовый формат

Коммуникации проекта ИГСУ РАНХ и ГС ГМУ, Управление проектами и программами Сухарев Вадим Владимирович, к.т.н. Коммуникации • Коммуникации — это процессы , связанны е с обеспечением своевременного и соот ветст вующего ф ормирования, сбора, распрост ранения, хранения и окончательного размещения проект ной инф ормации Коммуникативные потребности участников проекта • понимать • чувствовать • действовать Потребность «Понимать» • Участники проекта должны иметь возможность получить объективную, полную и непротиворечивую информацию о целях и задачах проекта и иметь возможность сформировать собственное рациональное мнение о проекте. Потребность «Чувствовать» • Заинтересованные стороны должны четко понимать, какие процедуры предусмотрены для организации их участия в принятии решений по проекту, есть ли каналы обратной связи, как они могут быть вовлечены в реализацию наиболее значимой для них части проекта. Потребность «Действовать» • Сотрудники должны быть проинформированы, какие средства, методы, инструменты предусмотрены для их скорейшей адаптации в условиях новой организационнофункциональной среды бизнеса организации. Процессы управления информационными связями Планирование системы коммуникация Отчетность о ходе выполнения проекта Сбор и распределение информации Документировани е хода работ Виды коммуникаций • Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций Внутренние ---Внешние Формальные --Не формальные Письменные --Устные Вертикальные --Горизонтальны е Отчетность о ходе выполнения проекта • информация о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; • информация об отклонениях от базовых планов; • прогнозирование будущего состояния проекта Документирование работ Сбор и верификация окончательных данных Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ Архивирование результатов с целью дальнейшего использования План управления коммуникациями • требования и ожидания от коммуникаций для проекта; • как и в каком виде будет происходить обмен информацией; • когда и где будут иметь место коммуникации; • кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций. Коммуникационные требования потребность в информации о распределении ответственности информация о принимаемых решениях потребность в координации информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе Потребность в информации о распределении ответственности • Каждому члену команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает, каковы его полномочия и обязанности. Основой для такой информации выступает организационная структура проекта Потребность в координации • Выполняя работы проекта, члены команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды. В категорию координирующей информации попадает информация о внесении в проект любых изменений. Информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе • Члены команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта, что позволяет вовремя выявлять проблемы и предпринимать меры по их разрешению. К такого рода информации относятся отчеты о средствах, затраченных на определенный момент времени, о соблюдении календарного плана и расписания проекта. Также важна информация о текущем статусе рисков и возникающих проблемах. Информация о принимаемых решениях Члены команды должны знать о решениях, принимаемых руководством, спонсорами проекта и клиентами, если эти решения касаются самого проекта, либо его экономического окружения. Примером подобной информации служат: • устав проекта • содержание работ • график выполнения работ • бюджет проекта. Потребности людей в коммуникациях выходят за рамки перечисленных четырех пунктов. Но в рамках управления коммуникациями проекта следует учитывать только то, что «необходимо и достаточно» для успеха проекта. Избыток информации, равно как и ее недостаток, негативно влияет на осуществление проекта. Основания для коммуникационных требования • Организационная структура проекта • Подразделения, вовлеченные в проект • Логистика количества и местоположений людей, вовлеченных в проект • Внутренние и внешние потребности участников План управления коммуникациями (дополнительно) • требования к коммуникациям со стороны участников проекта • сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации • имя сотрудника, ответственного за передачу информации • имя сотрудника или группы — получателей данной информации • частота коммуникации (например, еженедельно) • схема передачи по инстанциям • метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями • глоссарий общепринятой терминологии Карточка коммуникации (пример) Раздел плана Предмет коммуникац ии Цель Коммент арий Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта С какой целью распространяется данная информация Частот а Как часто предполагается распространять данную информацию Дат ы начала (завершения ) Формат (средство связи) Временные рамки распространения данной информации Представление передачи информации и способ Коммуникационные технологии Выбор средств и технологии коммуникации зависит от Продолжительность проекта Срочность получения информации Доступност ь технологии Окружени е проекта Персонал Официальные коммуникации Письменные отчеты, письма, факсы, электронная почта Используется, как правило, в тех случаях, когда скорость отклика не очень критична, либо тогда, когда важно документальное подтверждение каких-либо действий. Совещания, телеконференции Преимущество совещаний в том, что они позволяют нескольким (иногда большому количеству) участников обменяться информацией и прийти к принятию общего решения в течение короткого промежутка времени. Кроме того, совещания способствуют более тесному общению членов команды проекта, что позволяет добиться сплоченности, развития коллективного стиля управления, повышению личной заинтересованности и ответственности каждого участника. Отчет о незавершенной работе (пример) до начала совещания каждый его участник должен составить отчет о незавершенной работе Каналы коммуникаций и их воздействие Журнал выявленных проблем В результате проведения коммуникаций и обсуждения невыполненных задач создается журнал выявленных проблем. При этом под проблемой понимается препятствие или помеха, которую проектная команда не в состоянии устранить собственными силами. Журнал выявленных проблем (пример) Элемент ы Коммент арии Идентификатор проблемы Уникальный код, который присваивается проблеме — определяется технологиями управленческого учета проекта Стат ус Открытая (закрытая) Описание Что представляет проблема, какими могут быть ее последствия, если ее не удастся решить Ответственны й исполнитель Член проектной команды, отвечающий за решение Дат а вы явления День, данной проблемы когда данная проблема была впервые занесена в журнал Последнее действие День, когда было выполнено последнее действие, описание этого действия и последний статус проблемы Управление ожиданиями стейкхолдеров проекта Управление ожиданиями заинтересованных лиц (стейкхолдеров) -важный критерий успешности проекта. • активное ведение переговоров, для того чтобы увеличить вероятность принятия проекта и добиться поддержки проектных целей; • обсуждение и решение возникающих вопросов, пока они еще не переросли в проблемы, оценку рисков, связанных с возможными проблемами; • решение выявленных проблем План коммуникаций проекта, применительно к стейкхолдерам • Кому необходима информация? • Почему им необходима эта информация? • Какая именно информация необходима, насколько подробной она должна быть и с какой частотой она должна предоставляться? • Каковы цели руководителя проекта в общении с руководителем фирмы и заказчиками? Эффективность формальных каналов коммуникаций • Насколько быстро и как часто официальные решения руководства компании транслируются по этим коммуникационным каналам? • Какие заинтересованные стороны могут быть проинформированы посредством данного канала? • Насколько применим данный канал коммуникаций: есть ли ответственное лицо, возможно ли его использовать для внутренних и внешних коммуникаций? • Каким образом производится оценка данного канала коммуникаций? • Насколько данный канал отвечает современным потребностям в информации, есть ли у него интерфейс взаимодействия с новыми информационно-коммуникационными технологиями? Эффективность неформальных каналов коммуникаций • Кто является (неформальным) лидером в организации? • Чье мнение имеет наибольший вес при обсуждении важных вопросов? • Каково отношение в организации к открытому распространению проектной информации и прозрачности деятельности смежных отделов? З группы каналов коммуникаций Формальные - Совещания - телеконфере нция Специфичные для проекта - Инфосессия - Бюллетень - Обучение Неформальные - эл. Почта - Телефон - Общение «за чаем» Группы каналов коммуникаций (2) • Каждая группа участников должна быть проинформирована хотя бы раз по формальному каналу, хотя бы раз по специфичному и один раз по неформальному коммуникационному канал • Степень дублирования следует соотносить с анализом воздействия участников проекта: если участник проекта является ключевым, то степень дублирования должна быть максимально высокой Таблица 7.2. Пример матрицы коммуникаций Формальные Условны е обозначения Основной коммуникаций? Дополнительны й коммуникаций Участники проект а канал канал Совещания Специфичные Интернет Телеконфе ренции Бюллетени Инфо- Бюллетень сессии проекта Неформальные Обучение Стенды Коучи Электро Обще Телефо вопросов нг нная ние в нные почта фойе разгово ры Отдел сбыта Руководство среднего звена Производствен ные отделы Поставщики Клиенты Профсоюзы Обратная связь • Эффективное информирование возможно только при двунаправленности проектных коммуникаций - наличии прямого и обратного канала связи. Последний из них обеспечивает контроль первого. Аспекты мониторинга эффективности каналов информирования • качество информации о проекте, поступающей по установленным официальным каналам информирования; • достаточная интенсивность поступающей информации; • полнота информации, поступающей по установленным официальным каналам информирования

Рекомендованные лекции

Смотреть все
Производственный маркетинг и менеджмент

Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями проект а Коммуникации - целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией. В рамках проекта для обмена информацией исп...

Менеджмент

Управление коммуникациями социокультурного проекта

УПРАВЛЕНИЕ КОМУНИКАЦИЯМИ СОЦИОКУЛЬТУРНОГО ПРОЕКТА Коммуникация проекта – это процесс передачи информации от одного участника проекта другому по поводу...

Управление проектами

Управление стоимостью проекта : понятие, методы и инструменты, результат

Лекция Управление проектами. План: 1. Управление стоимостью проекта : понятие, методы и инструменты, результат. 2. Управление рисками: понятие, методы...

Государственное и муниципальное управление

Основы ТОС, формы, принципы и функции ТОС

Конспекты лекций ОСНОВЫ ТОС, ФОРМЫ, ПРИНЦИПЫ И ФУНКЦИИ ТОС   Под территориальным общественным самоуправлением понимается самоорганизация граждан по ме...

Управление персоналом

Управление внутренними коммуникациями топ-менеджера

Тема 3. Управление внутренними коммуникациями топ-менеджера Цель: формирование и развитие компетенций управления внутренними коммуникациями топ-менедж...

Управление персоналом

Управление человеческими ресурсами. Эффективные коммуникации. Профессиональная компетентность

Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого Центр дополнительных профессиональных программ Модуль «Управление персоналом» Тема «Упр...

Автор лекции

Колосова О.В.

Авторы

Геодезия

Прикладная геодезия

КУРС ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ПРИКЛАДНАЯ ГЕОДЕЗИЯ ДЛЯ ОБУЧАЮЩИХСЯ 3-ГО КУРСА 1 МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное г...

Автор лекции

Скрипникова М. А.

Авторы

Реклама и PR

Рекламно-презентационная деятельность в праздничных формах культур

Министерство культуры Российской Федерации Кемеровский государственный институт культуры Факультет режиссуры и актерского искусства Кафедра режиссуры ...

Автор лекции

Черняк Е.Ф.

Авторы

Менеджмент

Основы управления проектами

Министерство образования и науки Российской Федерации Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина Л. Н. Боронина З...

Автор лекции

Л.Н. Боронина, З.В. Сенук

Авторы

Бизнес-планирование

Управление консалтинговым проектом

Управление консалт инговы м проектом ТЕМА 2. Фазы консалтингового проект а (Beverly Scott, Consulting on the Inside) • • • • • • • • Contact Agreement...

Смотреть все