Типы документов на предприятии. Классификация документов и их содержание

ТЕМА 2 Классификация документов и их содержание. Каждый тип документа на предприятии должен нести свою специфику, как по содержанию, так и форме построения. С этой целью документы разделяются на отдельные группы, т.е. классифицируются. Все документы предприятия можно разделить на три группы: - организационные - распорядительные - информационно-справочные. Так как документы по личному составу имеют ряд особенностей в оформлении, мы их выделяем в отдельную группу. І. Организационные документы К данной группе относятся следующие документы:  устав  структурa и штатная численность  штатное расписание  инструкции  должностные инструкции  положение oб организации, о структурном подразделении  правила внутреннего трудового распорядка организации. Организационно-правовые документы обязательно проходят процедуру утверждения или вышестоящей организации, или руководителем организации, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения. Так же организационные документы могут утверждаться распорядительным документом руководителя или коллегиального органа, актом руководителя. ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок формирования, структуру, задачи и функции работы организации. Положение об организации утверждают распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) вышестоящего органа управления. Положение вступает в действие с момента его утверждения, если в тексте документа не указана другая дата. Реквизиты формуляра-образца ПОЛОЖЕНИЯ:  наименование организации – автора документа;  наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;  гриф утверждения документа;  дата документа;  регистрационный номер документа;  место составления или издания документа;  заголовок к тексту;  текст документа;  подпись;  гриф согласования документа;  визы согласования документа. Примерная структура текста ПОЛОЖЕНИЯ об организации: 1.Общие положения. 2.Цели и задачи. 3.Функции. 4.Права и обязанности. 5.Руководство. 6.Взаимоотношения (связи). 7.Организация работ. 8.Реорганизация и ликвидация. ИНСТРУКЦИЯ– правовой акт, необходимый для установления правил регулирующих различные стороны деятельности организаций, предприятий, гражданских лиц. Инструкцию оформляют на общем бланке, подписывает авторсоставитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ. УТВЕРЖДЕНА приказом ООО «НЕФТЬ» от 05.06. 2019 № 256 ИНСТРУКЦИЯ Реквизиты формуляра-образца ИНСТРУКЦИИ:            наименование организации – автора документа; наименование вида документа – ИНСТРУКЦИЯ; регистрационный номер документа; дата документа; место составления или издания документа; гриф утверждения документа (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу); заголовок к тексту; текст документа; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа. 2 Формуляр-образец ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИИ Наименование организации ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ Должность лица, утвердившего документ подпись И.О.Фамилия дата ___________№__________ место издания └ заголовок к тексту┘ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2. ОБЯЗАННОСТИ 3. ПРАВА 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ Руководитель структурного подразделения личная подпись И.О.Фамилия СОГЛАСОВАНО Должность подпись И.О.Фамилия Дата С инструкцией ознакомлен: подпись расшифровка подписи дата ІІ. Распорядительные документы  постановление  решение  приказ  указание Юридическим основанием разработки распорядительного документа является конкретное поручение вышестоящего органа. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону (постановлениям правительства). Выделяются следующие стадии подготовки распорядительного документа:  изучение существа вопроса;  подготовка проекта документа;  согласование;  подписание;  доведение до сведения исполнителей. Для постановлений и решений добавляется стадия согласований. 3 Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают причины, цели, послужившие основанием для создания распорядительного документа. В связи с необходимостью проведения ремонтных работ в цехе первичной обработки и координации действий различных подразделений ООО «Нефтехим» Если основанием является документ, то указывается наименование документа, автор, дата, номер, заглавие. Во изменения приказа РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина от 24.02.2020 г. № 15 «О пропускном режиме» Распорядительная часть строится по схеме: исполнитель – поручение – срок исполнения поручения Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. ПРИКАЗ - это правовой документ, издаваемый организациями, действующими на основе принципов единоначaлия, руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций и предприятий для решения оперативных задач, стоящих перед ними. Формуляр-образец ПРИКАЗА продольное расположение реквизитов Наименование организации /Наименование вида документа/ ПРИКАЗ Дата № Место издания Заголовок к тексту Текст -Констатирующая часть (основание, цель распорядительного действия). ПРИКАЗЫВАЮ: -Распорядительная часть (содержит поручения, с указанием исполнителя и сроков по каждому пункту). Последний пункт - о контроле. 1. 2. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на…(должность. фамилия, инициалы) 4 Должность /Подпись/ Расшифровка подписи УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителями предприятий, учреждений преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным c организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления. Образец УКАЗАНИЯ угловое расположение реквизитов Адресат Указания могут адресовываться подведомственным учреждениям, структурным подразделениям внутри учреждения, конкретным должностным лицам и исполнителям. Наименование организации ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «НЕФТЕГАЗ» УКАЗАНИЕ Дата Место составления или издания документа 25.04.2019 №10 Начальникам отделов и служб Наименование вида документа Регистрационный номер Москва Об усилении контроля за безопасностью производства Заголовок к тексту В связи с участившимися случаями получения производственных травм среди работников ЦДНГ-14 ПОРУЧАЮ: 1 .Провести комплексный анализ условий труда рабочих ЦДНГ-14. 2 .Разработать и внести на рассмотрение проект инструкции по технике безопасности производства до 05.05.2019. 3. Контроль за исполнением указания возложить на начальника отдела охраны труда Максимова А.И. Первый заместитель генерального директора Н.Е. Самсонов 123 45 67 Отметка об исполнителе личная подпись В.В. Васильев Текст документа. Указания издаются в соответствии с законодательными актами, постановлениями, распорядительными актами вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, указания могут готовиться по инициативе руководителя для решения оперативных вопросов управления. Причины издания документа отражаются в констатирующей части текста. Распорядительная часть может начинаться со слов: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОРУЧАЮ». Само поручение должно быть сформулировано максимально точно и конкретно. Обязательно 5 нужно указывать сроки исполнения. Последним пунктом указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. РАСПОРЯЖЕНИЕ - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия в целях решения оперативных вопросов. Распоряжения могут издавать заместители руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации. Порядок составления и оформления распоряжений аналогичен порядку оформления приказов. Различие в том, что распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» («ПРЕДЛАГАЮ») или следует непосредственно за констатирующей частью после двоеточия без слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Образец РАСПОРЯЖЕНИЯ ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «НЕФТЕГАЗ» РАСПОРЯЖЕНИЕ № 05 30.03.2019 г. Нефтеюганск О подготовке к научно-технической выставке «Нефть России» В связи с проведением ежегодной научно-технической выставки «Нефть России» ОБЯЗЫВАЮ: 1. Заместителю генерального директора по научной работе Ермакову К.Г. провести отбор научно-технических разработок среди подразделений компании до 07.04.2019. 2. Начальнику отдела по связям с общественностью Макаровой Н.М. подать заявку на участие в Оргкомитет выставки «Нефть России» - 15.04.2019. 3. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на заместителя генерального директора компании Дмитриева В.Г. Генеральный директор личная подпись 6 В.В. Васильев III. Информационно-справочные документы. Информационно-справочные документы содержат информацию o фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.  справки  служебные письма  служебные, докладные и объяснительные записки  протокол  сводки  обзоры  акты  письма  телефонограммы и телеграммы ПРОТОКОЛ– документ, фиксирующий обсуждение вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах коллегиальных органов. Реквизиты ПРОТОКОЛА:  Наименование организации – автора документа;  Наименование вида документа ПРОТОКОЛ ;  Дата документа (заседания);  Регистрационный номер;  Место составления или издания документа (город);  Гриф утверждения ( если нужно);  Заголовок к тексту;  Текст документа;  Подпись;  Гриф согласования (если нужно);  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Правила составления ПРОТОКОЛА 1. Постоянная информация – « Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». 2. Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. 3. Присутствовали: если < 15 человек располагают по алфавиту в строчку; > 15 чел. указывают количество и в скобках – список прилагается; приглашенных – фамилию, организацию. 7 22.04.2019 Образец ПРОТОКОЛА ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗ» ПРОТОКОЛ №1 Москва Общее собрание акционеров Председатель – И.М. Крайнов Секретарь – А.П Воронцова. Присутствовали: владельцы акций общества и их полномочные представители в количестве 300 акционеров, что составляет 80% голосов (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ 1. Об увеличении уставного капитала общества. Доклад председателя Совета директоров общества Н.Л.Орлова 1. СЛУШАЛИ: Орлов Н.Л. – на основании Положения о порядке увеличения уставного капитала общества действующего российского законодательства, в связи с увеличением объемов производственной деятельности общества … Увеличение уставного капитала общества предлагается произвести путем дополнительного выпуска акций общества ( проект проспекта эмиссии акций прилагается) и их свободного размещения. 1. ВЫСТУПИЛИ: Смирнов А.Ю. – поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества и эмиссии акций. Павленко О.И. – предложил перечень периодических изданий для публикации информации о дополнительном выпуске акций общества (прилагается). 1. РЕШИЛИ: 1.Увеличить уставный капитал общества на 100 млн. руб. 2. Утвердить представленный Советом Директоров проспект эмиссии акций. 3. Внести изменения в Устав общества в части увеличения уставного капитала общества. В голосовании приняло участии 300 акционеров – владельцев обыкновенных акций общества и их полномочные представители в количестве 300 акционеров, что составило 80% голосов. «За» - 288 голоса. «Против» - 0 голосов. «Воздержались» - 2 голоса. Решение принято 288 числом голосов. Председатель Личная подпись Личная подпись А.П. Воронцова 8 И.М. Крайнов Секретарь 4. ПОВЕСТКА ДНЯ – каждый вопрос нумеруют арабскими цифрами и обязательно указывают докладчика. 5. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса по отдельности. 6. СЛУШАЛИ: указывают И.О.Фамилию докладчика, содержание выступления или «доклад прилагается». 7. ВЫСТУПИЛИ: указывают И.О.Фамилию выступающего и содержание выступления. 8. Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. 9. Протокол подписывают председатель и секретарь. 10. Дата протокола - дата проведения заседания. Виды протокола: полный, краткий. Краткий ПРОТОКОЛ строится по схеме: СЛУШАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) . Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА Средство общения с учреждениями и частными лицами. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, и занимают до 80% входящей и исходящей документации. Главная цель служебного письма – побудить к действию. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Приводимые факты должны быть обязательно проверены, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным. Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица ГОСТ Р7.097-2016 установил бланк письма, реквизиты которого зависят от учредительных документов организации. Бланк письма Герб РФ или Герб субъекта РФ или Эмблема организации Наименование организации-автора Справочные данные об организации Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа 9 Начальнику управления долгосрочных вложений ОАО «Газпром» К.В. Кравченко О формах корпоративной отчетности Уважаемый Константин Валерьевич! ООО «Газпром развитие» был получен приказ ОАО «Газпром» от 12.04.2019 №86 «О формах корпоративной периодической и годовой статистической отчетности». Согласно данному приказу общество должно предоставлять формы 95-газ «Долгосрочные финансовые вложения», 96-газ «Сведения об объектах долгосрочных финансовых вложений», 111-газ «Сведения об объектах долгосрочных финансовых вложений ОАО «Газпром». По состоянию на 26.04.2019 на балансе общества нет долгосрочных финансовых вложений и пока они не планируются. В связи с вышеизложенным прошу Вас разрешить обществу не предоставлять данные формы до момента появления долгосрочных вложений. Генеральный директор личная подпись И.И. Иванов Исп. Н.С. Лисичкина, т.935-72-84 Письмо содержит наряду с обязательными реквизитами бланка следующие переменные реквизиты:  адресат;  заголовок к тексту;  текст документа;  отметку о наличии приложения (если оно есть);  подпись должностного лица;  отметку об исполнителе. Письма составляются в двух экземплярах, если указан один адресат. Первый экземпляр, оформленный на бланке, после регистрации отправляется 10 адресату, второй – хранится в деле. Если письмо адресуется нескольким адресатам (но не более четырех), то количество экземпляров письма будет на один больше, чем адресатов. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки. Каждый экземпляр, кроме остающегося в деле, оформляется на бланке и подписывается как первый. На каждом экземпляре пишется только один адресат или адресат указывается обобщенно. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?». Реквизит «Текст документа» является одним из важнейших элементов деловых (служебных) писем, так как успех любого дела зависит от умения точно и грамотно изложить суть дела. Рекомендуется излагать письмо на 1 печатной странице. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ. Во второй, основной части, делаются выводы, просьбы, предложения, замечания, т.е. то, ради чего документ составлялся. Учитывая постоянный рост объемов информации, можно начинать письмо с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма из вышестоящих организаций, а также по несложным обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений. Необходимо понимать, что письмо является юридическим документом. Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации-авторе. Письмо подписывается руководителем организации или его заместителем в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо – это всегда официальное сообщение. Вот почему письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. 11 ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ ПИСЬМА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОГО ХАРАКТЕРА Разнообразие решаемых вопросов привело к возникновению большого количества разновидностей информационных писем. Информационное письмо (письмо-сообщение) В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Построить письмо следует так, чтобы с первых же фраз вызвать интерес адресата к деловому предложению и желание его принять. Для этого следует быть убедительным: подчеркнуть преимущества предложения, указать на имеющийся положительный опыт деятельности и, возможно, привести рекомендации партнеров. Сопроводительное письмо Особенность этого вида писем – унификация содержания и малый объем – до одной трети формата А4. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Возвращаем», «Направляем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемых документов. Сопроводительное письмо не имеет самостоятельного заголовка. Если письмо не несет смысловой нагрузки, его составлять не следует. Циркулярное письмо Отправителем циркулярного письма обычно является руководящая организация, которая информирует дочерние фирмы или филиалы по какому-либо вопросу или отдает им соответствующие распоряжения. Высылается обычно в несколько адресов. Подписывается оно руководителем организации, а по вопросам финансовой деятельности, учета и отчетности также главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы. Письмо-извещение Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письмаизвещения являются: «Ставим Вас в известность…», «Сообщаем Вам о…». Письмо-подтверждение Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Этот вид письма близок к информационному письму. Ключевыми фразами письма-подтверждения являются:  «Подтверждаем получение (Вашего заказа…)»; 12 «Организация не возражает против (совместного проекта…)»; «Подтверждаем условия постановки (оборудования…)»; «Подтверждаем (телефонный разговор 18.07.2012 по вопросу поставки…)». Подтверждая получение послания от адресата, указывают дату и номер этого послания; подтверждая готовность к ранее согласованным действиям, указывают на конкретный документ – соглашение, договор, протокол, телефонные переговоры и т.п. Как правило, письмо-подтверждение состоит из одного абзаца. В письмеподтверждении уместно употребление заключительной формулы вежливости. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, так как позволяет снять вопрос с контроля. Гарантийное письмо Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей:  выражение просьбы;  подтверждение гарантии. Возможно использование в качестве заголовка к тексту наименования вида письма «Гарантийное письмо». Убедительности гарантийному письму придает краткость и подчеркнутая официальность. В письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Гарантийные письма подписываются двумя должностными лицами и удостоверяются печатью. Рекламное письмо Цель письма – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок. Письмо-напоминание Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Его следует направлять только тогда, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить необходимый ответ.    КОММЕРЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА Коммерческий запрос Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (предложение продавца к покупателю). 13 Письмо-предложение (оферта) Это письменное заявление поставщика о намерении продать продукцию потенциальному заказчику. Различают:  свободную оферту, то есть без обязательств (простая письменная форма предложения);  твердую оферту с указание обязательств (в том числе срок действия предложения), которые поставщик готов принять в случае достижения договоренности (табличная форма). Согласно рекомендациям Всемирной торговой организации (ВТО) оферта помимо сведений обязательного характера должна включать:  вступительное выражение благодарности за запрос;  информацию о том, что входит в объявленную цену, например, стоимость упаковки, транспортировки, страховки и т.д.;  сопутствующую информацию о других товарах и услугах, которые могут быть интересны потребителю;  заключительное выражение надежды на принятие (акцепцию) оферты потенциальным заказчиком. ЭТИКЕТНЫЕ ПИСЬМА Внимание в этикетной переписке – одно из проявлений этики деловых отношений. Сегодня успех в бизнесе напрямую стал зависеть от сохранения и приумножения деловых контактов, поэтому современное деловое общение невозможно без таких этикетных писем, как: поздравления; приветствия; приглашения; извинения; имиджевые письма для поддержания контактов и взаимоотношений и т.д. БЛАГОДАРСТВЕННЫЕ ПИСЬМА Благодарственные письма пишут с целью выразить адресату благодарность за его усилия, в результате которых автор получил ощутимую пользу, преимущества, выгоду. Посылать благодарственные письма уместно в следующих случаях:  новому партнеру за первый заказ;  партнеру за особо крупный заказ;  за быструю оплату счета;  за информацию, обладающую особой ценностью или переданную в сжатые сроки;  за любое содействие в деле. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО-ОТВЕТ Ответы посылают на: запросы, просьбы, обращения, предложение (оферта), требования, заявления. В письме-ответе целесообразно употребление заголовка, например: «О сотрудничестве». 14 Письмо-ответ должно содержать ссылку на номер и дату инициативного письма, на который дается ответ: «На № от ». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа. Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу:  отказ от предложения;  выполнение просьбы;  ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован. В тексте используют:  ключевую формулу – «В ответ на Ваше письмо от…»;  устойчивые словосочетания – «Мы не можем принять Ваше предложение из-за…», «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…», «Предлагаемые Вами сроки проведения…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…». Пример письма-отказа ЗАО «ГАЗ» Нижегородская ул., д. 15, Москва, 119544 Тел./факс: (495) 312-14-56. E-mail: [email protected] ОКПО 05871395, ОГРН 10595963429 ИНН/КПП 7756946912/7736512600 20.05.2012 № 516 На № 01-05/359 от 15.05.2012 Генеральному директору ОАО «Техник» г-ну С.А. Дмитриеву О возможности сотрудничества Уважаемый Станислав Анатольевич! Благодарю Вас за интерес, проявленный к нашей компании и выпускаемой нами продукции. Рассматривая ОАО «Техник» как постоянного и надежного партнера, специалисты нашей компании провели всесторонний детальный анализ Вашего предложения. Результаты исследований позволяют уверенно констатировать, что реализация проекта имеет перспективы. К моему большому сожалению, мы не сможем начать поставки продукции до сентября 2012 года, поскольку до этого срока связаны определенными договорными обязательствами. Очень рассчитываю на Ваше понимание данной ситуации и надеюсь, что вернуться к продолжению диалога мы сможем в конце 2012 года. С уважением Директор С.С. Анисимов Смирнова 335-67-45 15 Употребление вводного слова «к сожалению» - предельная возможность выражения эмоции в деловой документации. Для организации перспективная цель делового письменного общения более значима, чем срочная. Из этого исходит основная посылка при выработке речевых тактик – говорить об интересах. От того, насколько точно пишущий сумеет определить и отразить интересы организации-адресата, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемой проблеме и по вопросам перспективного долгосрочного сотрудничества. Документы по личному составу:  трудовой договор - документ, отражающий условия трудовых взаимоотношений работника с работодателем;  приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение сотрудников предприятия);  личная карточка (форма № T-2) является основным документом по учету персонала и заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу;  трудовая книжка;  личные заявления работников предприятия. За документы по личному составу отвечает служба отдела кадров, которая ведет оформление, учет, регистрацию и обеспечивает правильное ведение делопроизводства. Документы имеют длительный срок хранения. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные по закону отнесены к категории конфиденциальной информации. Приказы по личному составу в отличие от приказов по основной деятельности имеют основание и личную подпись работника ( «С приказом ознакомлен»). Документы по личному составу оформляются в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Вопросы для самоконтроля. 1.На какие группы можно разделить все документы предприятия по документированию управленческой деятельности? 2.Какие документы входят в группу «Организационные документы и их основное содержание»? 3.Какие документы входят в группу «Распорядительные документы»? 4.Какие документы входят в группу «Информационно-справочные документы»? 16 5.Для чего необходима процедура визирования проектов распорядительных документов? 6.Какие реквизиты обеспечивают юридическую силу приказа, издаваемого руководителем предприятия? 7.Правила оформления протокола. 8.Особенности в оформлении приказа по личному составу. 9.Перечислите реквизиты трудового договора. 10.Разновидности служебных писем. 17 18