Теория организации

Теория организации – наука, изучающая принципы, законы и закономерности возникновения организации как явления, ее эволюции, механизмы функционирования, взаимодействия ее частей и элементов между собой, а также с внешней средой для достижения намеченных и/или проектирования новых целей. Предмет теории организации составляют организационные отношения людей в процессе совместной деятельности и закономерности их развития. Объектом теории организации является сама организация. В отличие от других управленческих наук теория организации интегрированно подходит к ключевым процессам, происходящим в формальных и неформальных объединениях людей и их коммуникациях. Место теории организации в системе управленческих наук Связь теории организации с другими науками Организация: 1) искусственная (синоним – организованная) система, созданная человеком по определенному плану (проекту); 2) активный, относительно независимый элемент общественной системы, через который преломляются интересы индивида и общества. Организация как процесс – совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. В качестве примера организации как процесса можно привести процесс создания работоспособного коллектива. Организация как процесс регулируется законами о труде, процессуальным и уголовным кодексами. Организация как явление – это объединение элементов для реализации программы или цели по производству товаров, услуг, информации, знаний и действующих на основании определенных правил и процедур. В России организации как явление регулируются Гражданским кодексом РФ. Подходы к исследованию организаций: Системный Комплексный Аспектный Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений. Системный подход предусматривает рассмотрение объекта в качестве системы, состоящей из многих взаимосвязанных подсистем (элементов), имеющих вход, выход, связь с внешней средой, обратную связь. Требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если это оправдано, то его использование целесообразно. Комплексный подход требует составления приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных элементов. Более дешевый, чем системный, но увеличивается погрешность при обработке недостаточных данных и в результатах решения. Аспектный подход довольствуется учетом отдельных ключевых элементов при анализе или синтезе организационных образований. Более дешевый, чем системный, но увеличивается погрешность при обработке недостаточных данных и в результатах решения. Развитие теории организации включает три конкретных этапа, которые в свою очередь могут быть поделены на соответствующие подэтапы: 1) сбор и обработка информации: • сбор фактов, явлений, прогнозов, тенденций, исторических и фольклорных сведений, легенд и мифов о существовании или функционировании организаций (как явления), особенностях организации (как процесса); • систематизация информации и составление типологии, например, по времени, по эффективности, по характеру организационных отношений, по сфере деятельности; 2) создание теорий и методик: • создание понятийного аппарата: категории, термины, их взаимосвязь, классы терминов, синонимы; • привлечение научного багажа других наук для более полного понимания своих собственных проблем, например теории управления, разработки управленческих решений, кибернетики Виннера, функционально-стоимостного анализа; • нахождение зависимостей между параметрами, отношений между категориями, формулирование законов и закономерностей, например нормы управляемости персоналом в зависимости от характера деятельности, закон развития, закон самосохранения, закон синергии; 3) апробация теорий и методик: • практическое апробирование разработанных теорий и методик; • обобщение теоретических разработок и практических результатов применения отдельных положений теории организации, накопление статистических данных. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА В основе теории организаций лежит теория систем Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную. Система – это 1) целое, созданное из частей и элементов целенаправленной деятельности и обладающее новыми свойствами, отсутствующими у элементов и частей, его образующих; 2) объективная часть мироздания, включающая схожие и совместимые элементы, образующие особое целое, которое взаимодействует с внешней средой. Допустимы и многие другие определения. Общим в них является то, что система есть некоторое правильное сочетание наиболее важных, существенных свойств изучаемого объекта. Признаки системы: • множество составляющих ее элементов, • единство главной цели для всех элементов, • наличие связей между ними, • целостность и единство элементов, • наличие структуры и иерархичности, • относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Подсистема – набор элементов, представляющих автономную внутри системы область (экономическая, организационная, техническая подсистемы). Большие системы (БС) – системы, представляемые совокупностью подсистем постоянно уменьшающегося уровня сложности вплоть до элементарных подсистем, выполняющих в рамках данной большой системы базовые элементарные функции. Свойства системы – это качества элементов, дающие возможность количественного описания системы, выражения ее в определенных величинах. Статические свойства системы -особенности конкретного состояния системы, то, чем обладает система в любой, но фиксированный момент времени. • Целостность • Открытость • Внутренняя неоднородность систем • Структурированность Динамические свойства системы - особенности изменений со временем внутри системы и вне ее. • Функциональность • Стимулируемость • Изменчивость системы со временем • Существование в изменяющейся среде Синтетические свойства системы обобщающие, собирательные, интегральные свойства, делающие упор на взаимодействия системы со средой, на целостность в самом общем понимании. Свойство эмерджентности – это 1) одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее, что целевые функции отдельных подсистем, как правило, не совпадают с целевой функцией самой БС; 2) появление качественно новых свойств у организованной системы, отсутствующих у ее элементов и не характерных для них. Одно дерево — не лес, скопление отдельных клеток — не организм. Например, свойства биологического вида или биологической популяции не представляют собой свойства отдельных особей, понятия наследуемость, рождаемость, смертность неприменимы к отдельной особи, но применимы к популяции или виду в целом. Свойство синергичности – одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее однонаправленность действий в системе, которое приводит к усилению (умножению) конечного результата. знания и усилия нескольких человек могут организовываться таким образом, что они взаимно усиливаются; прибыль после слияния двух компаний может превосходить сумму прибылей этих компаний до объединения. Синтетические свойства системы (продолжение) Свойство мультипликативности – одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее, что эффекты, как положительные, так и отрицательные, в БС обладают свойством умножения. Для управления предприятием принцип мультипликативности системы означает то, что своевременное принятие правильных управленческих решений приводит к быстрым и значительным положительным результатам, с точки зрения состояния финансов и экономики, деятельности всего предприятия без особых усилий и дополнительных вложений. Но мультипликативность имеет и обратный эффект. Вовремя непринятое решение, или серьезная ошибка могут привести к деструктивным процессам, хаосу, саморазрушению. Это может обернуться катастрофой для предприятия. В таких случаях говорят об отрицательной мультипликативности. Неаддитивность - эффективность деятельности БС варьируется во времени и далеко не всегда равна алгебраической сумме эффектов частей в нее входящих. В большинстве случаев эффективность работы группы из 7 человек выше, чем группы, в которую входят 17 сотрудников. Многие психологи считают, что рабочая группа (руководитель плюс взаимодействующие между собой исполнители) с точки зрения эффективности и оперативности руководства, взаимодействия членов и экономии средств должна иметь численность не менее 5 и не более 9 человек (так называемый закон «7 плюс-минус 2»). Синтетические свойства системы (продолжение) Адаптивнсть - способность организации приспосабливаться к новым внешним условиям, возможности саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Свойств «Обратных связей» - информация (ресурсы, энергия) с выхода системы (или входящих в нее подсистем) поступает на вход этой системы (или подсистем, в нее входящих). Выходная информация, например показатели хозяйственной деятельности, под действием различных обстоятельств постоянно варьируются во времени, менеджмент постоянно проводит их анализ и сравнение с поставленными целями (вход системы). По результатам сравнения принимаются управленческие решения, корректирующие работу системы (в случае необходимости), что обеспечивает адаптивность системы (приспособление ее к новым условиям работы) и оперативность (гибкость) ее управления. Обратные связи нередко играют и негативные системные роли. Например, в подсистеме «персонал» размер вознаграждения влияет на трудовые усилия и полученные работниками результаты. Если вознаграждение за труд несоизмеримо с усилиями, система начинает саморазрушаться, снижаются стимулы к выполнению рабочих заданий и результаты труда (объем продукции, ее качество) также снижаются Теория ожидания В. Врума Анализируя мотивацию трудовой деятельности, теория ожидания выделяет три важные взаимосвязи: • приложенные усилия – результат; • результат – вознаграждение; • вознаграждение – валентность. валентность = ожидаемая ценность вознаграждения. Соотношение неопределенностей в деятельности различных подсистем Взаимодействие подсистем Возможные результаты при нарушении целостности системы Организация как открытая система Факторы внешней и внутренней среды Постановка цели. Цель --- Средства достижения --- Цель 1 SMART- метод • Specific - конкретная; • Measurable - измеримая; • Achievable - достижимая; • Realistiс - реалистичная; • Timed - определенная по времени. Классификация целей организации Обобщенная классификация целей Признаки классификации целей Группы и виды целей 1. Содержание Экономические; технические; социальные; научные; организационные; экологические; политические и др. II. Период установления Стратегические; тактические; оперативные III. Приоритетность Особо приоритетные; приоритетные; прочие IV. Измеримость Количественные; качественные V. Характер интересов (среда) Внешние; внутренние VI. Повторяемость Постоянно повторяющиеся; разовые VII. Временной период Краткосрочные; среднесрочные; долгосрочные VIII. По функциональной направ­ленности Финансовые; инновационные; маркетинговые; производственные; административные IX. По стадии жизненного цикла выпускаемой продукции На стадии проектирования и создания; на стадии роста; на стадии зрелости; на стадии завершения жизненного цикла X. Иерархия Цели всей организации; цели отдельных подразделений (проектов); личные цели работника XI. Масштаб Общефирменные; внутрифирменные; групповые; индивидуальные Структура отдельных групп целей организации, рассчитанных на разный временной период Виды целей Краткосрочные Среднесрочные Долгосрочные Финансовые Прибыль за каждый месяц; уровень постоянных и переменных расходов; размер дивидендов; ликвидность Прирост объема прибыли по сравнению с предыдущим периодом; уровень рентабельности; ликвидность; размер дивидендов; размер и структура капитала Объем прибыли в год; капитал и его структу­ра; уровень рентабельно­сти; ликвидность; размер дивидендов Организационные Выполнение сотрудниками должностных инструкций; мотивация сотрудников; повышение квалификации сотруд­ников; заполнение структуры (набор со­трудников) Макроструктура; функциональная схема; состав работников; профили требований; мотивация; повышение квалификации Макроструктура и ее изменения Структура отдельных групп целей организации, рассчитанных на разный временной период (продолжение) Виды целей Краткосрочные Среднесрочные Долгосрочные Маркетинговые Объем продаж по месяцам (с раз­биением по группам товаров, груп­пам клиентов); количество привлекаемых клиентов за период по каждой категории; цели по привлечению конкретных (по именам) клиентов; расширение объема продаж у ста­рых клиентов; планы продаж и показатели работы по сотрудникам Прирост объема продаж по сравнению с предыдущим периодом (с разбиением по группам товаров, группам клиентов); доля рынка; планы продаж и показатели работы по сотрудникам/от­делениям; ассортимент; структура клиентов Объем продаж в год (с разбиением по группам товаров, группам клиентов); доля рынка; ассортимент; структура клиентов Миссия Критерии классификации Цели Критерии классификации Измеримость Структурные Содержание Иерархия Стадии жизненного цикла Приоритетность Качественные Маркетинговые Инновационные Кадровые Экономические Организационные Научные Стратеги-ческие Такти-ческие Организации Проектирование и создание объекта Рост объекта Особо приоритетные Приоритетные Количественные Производственные Финансовые Административные Социальные Технические Политические Оперативные Подразделений Зрелость объекта Завершение жизненного цикла объекта Прочие З А Д А Ч И Классификация организаций по принципу их построения и функционирования Механизм образования формальных и неформальных организаций Типология организаций Сравнительная таблица хозяйственных товариществ и хозяйственных обществ ТОВАРИЩЕСТВО ОБЩЕСТВО Объединение лиц (умов) Главное различие Объединение капиталов Личное участие в деятельности Участие Достаточно участвовать капиталом Только индивидуальные предприниматели и юридические лица Участники Любые субъекты гражданского права Называется «складочным». Нормы нет Уставный капитал Установлен минимальный размер Полная имущественная ответственность полных товарищей в субсидиарном порядке) Ответственность Участники несут риск убытков только в размере своих вкладов Невозможно Участие одного и того же лица в нескольких товариществах, обществах Возможно Сравнительная таблица унитарных предприятий Унитарное предприятие на праве хозяйственного ведения Критерий Унитарное предприятие на праве оперативного управления (казенные предприятия) Имущество находится в государственной или муниципальной собственности Собственник имущества Имущество находится в государственной собственности По решению уполномоченного государственного или муниципального органа Создание предприятия По решению Правительства РФ Не отвечает Ответственность собственника по обязательствам предприятия РФ несет субсидиарную ответственность при недостаточности имущества казенного предприятия Собственник имущества: • решает вопросы создания, реорганизации, ликвидации предприятия; • определяет цели и задачи деятельности; • осуществляет контроль за использованием и сохранностью имущества • участвует в распределении прибыли • Владеет, пользуется и распоряжается имуществом Может создать дочернее унитарное предприятие путем передачи ему части имущества в хозяйственное ведение Имущественные права предприятия • Владеет и пользуется имуществом в соответствии с целями деятельности и задачами собственника • Распоряжается имуществом лишь с согласия собственника • Самостоятельно реализует продукцию (если не установлено иное) • Собственник вправе изъять лишнее или не по назначению используемое имущество Организационные отношения, их типология и схемы Линейная схема (в схеме нет обратной связи) В схеме нет обратной связи. Линейная схема работает в небольших организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя, а также большой заинтересованности подчиненного в успешной работе организации. Кольцевая схема хорошо зарекомендовала себя в небольших организациях или в подразделениях средних организаций со стабильной продукцией и рынком, в которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Кольцевая схема (функциональные связи) Схема «колесо» хорошо зарекомендовала себя в небольших организациях или в подразделениях средних организаций с неустойчивой номенклатурой выпуска продукции и рынками сбыта, на которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Руководитель реализует линейные (административные) воздействия, а работники выполняют положенные им функциональные обязанности. Схема «колесо» (линейно-функциональные связи) Схема «звезда» дает положительные результаты при филиальной структуре организации и при необходимости соблюдения конфиденциальности каждой составляющей организации. Схема «звезда» (линейная связь) Иерархическая схема основана на схеме «колесо» и применима для больших организаций с явно выраженным разделением труда. Иерархическая схема (линейно-функциональные связи) Штабная схема основана на схеме «звезда». Она предусматривает создание функциональных штабов при руководителе в форме отделов или групп (например, финансовый отдел, отдел кадров и др.). Эти штабы готовят руководителю проекты решений по соответствующим вопросам. Затем руководитель принимает решение и сам доводит его до соответствующего подразделения . Штабная схема имеет преимущества при необходимости осуществлять линейное управление (единоначалие) по ключевым подразделениям организации. Штабная схема (линейная связь) Матричная схема (линейные и функциональные связи) В основе матричной схемы лежат схемы «линия» и «кольцо». Она предусматривает создание двух ветвей связей подчинения: административную – от непосредственного руководителя и функциональную – от специалистов, которые могут и не находиться в подчинении того же руководителя (например, это могут быть специалисты консультационной фирмы или передовой организации). Матричная схема применяется при сложном, наукоемком производстве товаров, информации, услуг и знаний. Смешанная схема отношений в организации Средний уровень управления определяет гибкость организационной структуры организации – это наиболее активная ее часть. Высший и низовой уровни должны быть наиболее консервативны по структуре. В рамках одной организации и даже в рамках одного типа организаций может существовать несколько типов отношений. Характеристика основных типов организационных культур Типы организационных культур Органическая Предпринимательская Бюрократическая Партиципативная Организация направляется согласием с общей идеей свободной инициативой сильным руководством всесторонними обсуждениями Проблемы решаются на основе исходного согласия с целями и задачами индивидуального творчества ясного и сосредоточенного продумывания открытого взаимодействия Лидерство основывается на разделяемых взглядах о направлении общего движения наличии авторитета и признания власти и положении содействии контактам и сотрудничеству С хроническими проблемами справляются с помощью непридания им значения и отказа от обсуждения поиска новых творческих подходов укрепления руководства и следования правилам более напряженной дискуссии и выработки способов решения Повседневная работа осуществляется при минимальном вмешательстве в нее выполняется и видоизменяется каждым по-своему зависит от неизменности курса и активности руководства постоянно перепроверяется для большего совершенства Функции и ответственность реализуются с почти автоматической точностью получаются такими, какими их делают люди предписываются и закрепляются разделяются и сменяются по необходимости Желания и интересы отдельных людей оцениваются по степени их согласованности с целями организации считаются более важными, чем интересы организации подчиняются интересам организации согласуются с интересами организации путем договоренностей Руководство задает контекст и цель, сводя к минимуму остальное вмешательство дает людям возможность делать так, как они считают нужным определяет лидеров и возможные направления развития действует как катализатор группового взаимодействия и сотрудничества Разногласия и конфликты отражают факт расхождения с общими целями и задачами являются продуктивным выражением индивидуальных особенностей и различий угрожают стабильности организации и мешают работе считаются жизненно необходимыми для эффективного решения проблем Коммуникации (общение) ограничены и несущественны меняются по интенсивности и непредсказуемы формальны и подчиняются правилам открыты и насыщенны Информация и данные (как правило) расцениваются как совместное знание, которое не нужно выносить вовне используются для индивидуальных достижений контролируются, и доступ к ним ограничен оцениваются и распределяются открыто Теория организации Лапыгин, Ю.Н.Теория организации и организационное поведение: Учеб.пособие.- М.: Инфра-М, 2013. (гриф УМО) Парахина, В.Н., Федоренко, Т.М. Теория организации: Учеб.пособие.-М.: Кнорус, 2010. Теория организации: Хрестоматия /Пер.с англ.: Клемина, Т.Н.-СПб.: Высшая школа менеджмента, 2010. Теория организации. Организация производства: Учеб.пособие /Агарков,А.П. и др.-М.: Дашков и Ко, 2012. www.biblioclub.ru Долгов,А.И. Теория организации: Учеб.пособие.-М.: Флинта, 2011. www.biblioclub.ru Яськов,Е.Ф. Теория организации: Учеб.пособие.-М.: Юнити-Дана, 2012. www.biblioclub.ru