Технотронные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле

Министерство образования и науки Российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОМЫШЛЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ДИЗАЙНА» ИНСТИТУТ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ КАФЕДРА ИСТОРИИ И ТЕОРИИ ДИЗАЙНА И МЕДИАКОММУНИКАЦИЙ ТЕХНОТРОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧНИИ УПРАВЛЕНИЯ И АРХИВНОМ ДЕЛЕ КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ для обучающихся заочной формы обучения по направлению подготовки бакалавриата 46.03.02 – Документоведение и архивоведение профиль «Документоведение и ДОУ» Составитель: Е. Г. Шемшуренко Учебный модуль 1. Понятие технотронного документа Тема 1. Понятие технотронного документа. Процесс развития видов технотронных документов и архивов технотронных документов Тема 2. Теоретические и практические проблемы функционирования архивов, хранящих технотронные документы Учебный модуль 2. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве Тема 3. Связь технотронного документирования с документоведением, теорией информации, архивоведением. Тема 4. Технотронные архивы. Их виды и источники комплектования. Учет электронных документов в государственном архиве и создание научно-справочного аппарата к ним. Учебный модуль 3. Материальные носители изображений Тема 5. Основные системы документирования. Тема 6. Цветные фотографические приемники информации. Учебный модуль 4. Материальные носители кино- и видео- изображений Тема 7. Состав и классификация аудиовизуальных документов. Тема 8. Государственный архив аудиовизуальных (кинофотофоно) документов. Виды архивов организаций (ведомственных архивов) аудиовизуальных документов. Учебный модуль 5. Материальные носители звуковой информации и механической звукозаписи Тема 9. Трансформация понятия «аудиовизуальные документы» в процессе исторического развития Тема 10. Проведение научно-технической обработки аудиовизуальных документов и контроля их технического состояния. Особенности составления описей аудиовизуальных документов. Учебный модуль 1. Понятие технотронного документа Технологии фиксирования информации развивались на протяжении последних двухсот лет в процессах механизации и автоматизации. В результате этого стали возникать такие технологии, как звукозапись, фотография, кино и видеозапись, а также технологии машинной обработки информации. Использование таких технологий со временем привело к рассмотрению их в качестве исторических источников и приданию им документного статуса. На рубеже 19-20 веков Б. Матушевский поднял вопрос о создании кино- и фотоархивов. В 1930-х годах бельгиец Поль Отле включил грампластинки, фотографии и киноматериалы в состав документации, наделил их документным статусом и определил их как «документы, отличные от библиографических и графических» [1]. Во второй половине XX в. К.Г. Митяев в рамках созданной им дисциплины документоведения заложил научные основы для изучения феномена документирования информации (в том числе с использованием сложных технических устройств). Ученый отмечал, что общее документоведение – это введение в изучение проблем технического документирования, фото-кино- фонодокументирования, документирования научно-хозяйственного учѐта [2]. Вместе с документоведением, которое с 1970-х годов стало концентрировать внимание на документировании управленческой информации, стало развиваться техническое (научно-техническое) и кинофото-фонодокументирование [3]. Придание кино-фото-фономатериалам документного статуса, а также объединение их с технической документацией в одну группу привело к поиску терминов, охватывающих данный тип документов; к формированию научного направления, изучающего их специфику. В качестве обобщающих терминов начинали использоваться термины «некнижные материалы», «мета-книга», «аудиовизуальные материалы», «документы на "нетрадиционных" видах носителей» и т. д. Спецификой этих документов является их непосредственная связь с техническими устройствами, используемыми при регистрации информации, а часто и при еѐ представлении. В научную практику вводится и термин «технотронный», этимология которого восходит к древнегреческому языку (в своей суффиксальной части он означает инструмент, орудие, приспособление). Данный неологизм применяется для обозначения явлений, связанных с использованием современной медицина», техники, «технотронная эра», «технотронная «технотронный документ», а также научных направлений, изучающих различные аспекты этого явления: технотронная архивистика и технотронное документирование. Несмотря на активное внедрение термина осмысление его научного потенциала только начинается. Без теоретической разработки содержания данного понятия существенно ограничивается его использование и термин становится не более, чем красивой метафорой. В настоящее время существует несколько концепций «технотронного документа» как результата технотронного документирования. В научной сфере к проблеме «технотронности» одними из первых обратились источниковеды и архивисты для обозначения специфических исторических источников и специализированных архивов. Это привело к началу формирования источниковедческой концепции, авторами которой стали специалисты Историко-архивного института РГГУ (во главе с В.М. Магидовым). Они рассматривали понятие «технотронный» в двух аспектах. Во-первых, как отражение уровня развития техники. Говоря о технотронных документах можно иметь в виду документ вообще, технологически связанный с развитием науки и техники независимо от носителя информации, на котором она закреплена [4]. Другими словами, это содержательный аспект вне зависимости от специфики материального носителя и способа документирования. Он позволяет включить в содержание понятия всю систему научно-технической и производственной информации. Во-вторых, как документирования непосредственная информации, связь со обусловленным способом использованием технических средств. Технотронный документ сам по себе, независимо от его содержания, отражает состояние технического прогресса, выступая источником информации по развитию науки и техники. В конечном счѐте, технотронные документы, по существу, собирательное понятие. Оно включает в себя все существующие в природе виды и разновидности научно-технической, электронной, аудиовизуальной документации, в том числе созданные посредством новейших информационных технологий [5]. Таким образом, «технотронный документ» в данной интерпретации является собирательным понятием. С одной стороны, он объединяет документы, способу характеризующиеся регистрации «техническим информации: происхождением» по кино-фото-фоно-видеодокументы, микрографические документы, оптические документы, созданные с помощью электронно-вычислительной техники и называемые цифровыми или электронными. использования Определяющим новейших признаком информационных выступает технологий фактор (цифровых, мультимедийных). С другой стороны, технотронные документы трактуются как все виды и разновидности источников изучения истории науки и техники от письменной научно-технической документации до электронных и аудиовизуальных документов. Важным аспектом концепции, предложенной Магидовым, является соотношение технотронного Нетехнотронный документ в и нетехнотронного рамках данной документа. концепции – это управленческий документ, документ правовой практики и другие виды нетехнической документации, имеющие письменно-листовую форму, выполненные без применения средств электронно-вычислительной техники. Это противопоставление эффективно при анализе исторических источников и архивных документов, созданных в прошлом, но сегодня практически вся управленческая документация готовится и используется с помощью компьютерных технологий. Слабым местом подхода является предлагаемая собирательность: с одной стороны, это связь с техническими средствами документирования, с другой научно-техническая отраслевая направленность. Природа собирательного понятия подразумевает некоторое объединение, в основу которого кладется имеющийся экспериментальный опыт: так сложилось, что возникли технические архивы, где доминирующее положение занимают документы о технике и созданные с помощью технических устройств. Собирательное понятие в большей степени построено на интуиции, чем на теоретическом обосновании. Такие понятия необходимы в познании, однако они хороши Собирательность в как данном вспомогательные контексте или можно дополнительные. характеризовать как проявление недостаточной теоретической проработанности понятия, как одну из первых попыток объяснить понятие «технотронный» на интуитивном, а не на научном уровне. В таком контексте четко очертить границы понятия «технотронный» невозможно. Для преодоления противоречивости объединения технических и печатных форм документов, имеющих научно-техническую и экономическую направленность, Ф.А. Гедрович предложила выделить лингвистический аспект в понимании «технотронного документа». В его основу были положены теоретические исследования французского лингвиста Ж. Деррида, который определил письменность как любую форму записи информации. По мнению польского ученого Марии Майеновой, понятие текста не обязательно касается только языковых структур. Любая знаковая структура, передающая определенное целостное значение, есть текст. Единственным признаком текста при таком подходе оказывается наличие какого-либо значения2. Данные исследования создали теоретическую основу для понимания технотронных документов как документов, полностью или частично созданных искусственным языком технически обусловленной формы письменности. Это, по мнению Ф.А. Гедрович, снимает противоречия и позволяет отнести к технотронным документам научно-техническую и экономическую документацию. Значительным шагом вперед в данном подходе стал поиск признака, дающего научную основу для определения границ понятия. Слабым местом является размытость понятия письма (письменности). В лингвистике под письмом традиционно понимают знаковую систему фиксации речи, позволяющую с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени [6]. Это дает возможность выделить в ней две системы: фонетическую и идеографическую. Расширение понятия письма, предложенное Ж. Деррида, позволило включить в состав письменности пиктографию. Специфика современной пиктографии заключается в разработке технических средств ее визуальной регистрации или моделирования с помощью фото-, кино- и видеотехники, в основе которых лежат контексте можно данных компьютерные технологии. В теоретических построений фотографию или чертеж интерпретировать как технически обусловленную форму письменности и приравнять к текстовому документу. Таким образом, можно объединить чертеж, схему, фотографию и текст в один вид. Вместе с тем необходимо отметить, что в документоведении и архивоведении письменность, рассматриваемая как дискретная запись информации на основе заранее определенного кода репертуара символов, имеющих конкретное, заранее определенное информационное значение. Выражения «язык искусства», «язык кино», «язык экрана» с этих позиций не более чем метафора. Кроме этого в данную концепцию не вписываются фотодокументы: здесь никакой формы письменности нет, и объединительным началом выступает лишь невозможность их ручной регистрации. Документы, созданные полностью или частично языком письменности в традиционном ее понимании, т. е. идеографическим и фонетическим письмом, не являются технотронными. Однако большинство документов содержит как письменный текст, так и пиктографию в виде иллюстраций, рисунков, схем. Видимо, при разделении документов на технотронные и нетехнотронные необходимо выявлять, какой формой письменности выполнена часть информационного сообщения, несущего основную информационную составляющую. Очевидно, что для большинства технических и фотодокументов пиктографическая часть доминирует над текстовой. Таким образом, несмотря на значительный шаг, вперед, данный подход лишь отчасти подвел теоретическую основу под рассматриваемое понятие. В библиотечно-библиографической науке начиная с 1990-х гг. формируется самостоятельный подход к пониманию «технотронного документа». Классифицируя документы по способу записи информации, Швецова-Водка разделила их на ручной (рукописный), механический и автоматический виды. К рукописным документам были отнесены документы, написанные от руки или на пишущей машинке, к механическим (позже они были названы печатными) те, которые получаются в результате использования человеком каких-то технических устройств для их исполнения, к автоматическим – те, которые создаются в результате автоматической записи информации, то есть без непосредственного участия человека. К автоматическому виду документов были отнесены документы, созданные фотографическим способом, а также с использованием электронно- вычислительных машин. После ряда критических замечаний эта классификация была доработана. Одним «автоматический» из изменений стала замена термина на «технотронный». Очевидно, что прямая замена терминов не могла иметь место, поскольку, во-первых, границы термина «технотронный» были гораздо шире и включали не только автоматизированные технологии. Во-вторых, термин «технотронный» обозначал и научно-техническую документацию, отнесенную Г.Н. Швецовой-Водкой к рукописному и механическому (печатному) видам. Поэтому ею было предложено сузить данное понятие, ограничив его лишь теми документами, которые были созданы с использованием технических средств. Технотронными документами, отмечает она, можно назвать документы, в которых запись информации имеет техническое происхождение, то есть осуществлена с помощью того или иного технического приспособления, созданного человеком. В рамках данного понимания к технотронному документу были отнесены: электронный документ, аудиозапись, фотография, кино- и телефильм, диафильм и диапозитив, видеозапись, микрография и голография. В более поздней работе к технотронным документам были отнесены магнитная, оптическая и магнитооптическая запись звука, изображения, письменной такие или устной документы, приспособлений речи. которые (машин) «Технотронные создаются путем с документы помощью автоматического – это технических воспроизведения действительности (например, фотографии или звукозаписи) или как результат выполнения определенных программ. Понятие «технотронный документ» объединяет документы, которым присуще «техническое происхождение»: кино-фото-фоно- видеодокументы, микрографические документы, оптические диски, так называемые цифровые или электронные документы». Слабым местом данного подхода является неопределенность границ понятия «техническое происхождение». Причисляя к документам кино-фото-фоно-видео- и электронные технотронным документы, исследователь относит к механическому виду документов фонозаписи на фонографических валиках и грампластинках, а также документы на перфокартах и перфолентах , тем самым лишая их статуса «технического происхождения». Неясно тогда, почему не были отнесены к механическому виду фото- и кинодокументы, полученные с помощью камер, имеющих механическое устройство затвора. Непонятно, почему текстовые документы, выполненные на пишущей машинке, отнесены к печатному (механическому) виду, а набранные на персональном компьютере – к электронному виду. Разница между механической, автоматической или цифровой записью информации может иметь место в техническом, но не в документоведческом аспекте, поскольку полученные документы имеют абсолютно одинаковый документоведческий статус. Судя по приведенным Швецовой-Водкой примерам, понятие «техническое происхождение» связывается исключительно с новейшими магнитно-оптическими технологиями. При этом понятие «технотронный» выступает, по сути, синонимом понятия «электронный» и включает в состав технотронных документов электронные текстовые и аудиовизуальные документы. Данная концепция отражает технократический подход, при котором «технотронный документ» трактуется как «документ, обусловленный развитием техники, в особенности ЭВМ и связи». К нетехнотронным документам в этом случае, по-видимому, относятся документы, созданные без использования средств электронно- вычислительной техники. С близким трактованием понятия «технотронный документ» выступили украинские исследователи Ю.И. Палеха и Н.О. Лемиш, связавшие технотронный документирования и документ с противопоставившие техническим его ручному способом способу документирования. В состав технотронных документов они включили документы, полученные электромагнитные, цифровые механическим и полученные (печатным) химическим способом, способом (кинопленка и фотография). На иной аспект технотронных документов обратила внимание Т.В. Майстрович. В контексте изучения электронных (машиночитаемых) документов она предложила разделить машиночитаемые документы на аналоговые и технотронные. Главным отличием технотронного документа, по мнению исследователя, является физическое кодирование информации, что делает ее принципиально не воспринимаемой человеком в отличие от информации аналоговых (репродуцированных) документов, воспринимаемой человеком в той форме, в которой она записана, хотя бы и с использованием технических средств. Таким образом, технотронный документ – это документ, в котором знаковая система матрицы может быть переведена в знаковую систему, человеком только с непосредственно воспринимаемую помощью технических средств. Данный подход сводит понятие технотронного документа к одному из видов электронного документа, что сужает границы понятия. Краткий обзор предложенных определений технотронного документа показывает, что они конструируются преимущественно путем перечисления видов документов. Сущностные признаки понятия «технотронный документ» сводятся к следующим: техническое происхождение, научнотехническая направленность содержания и технически обусловленная форма письменности. Что техническое касается происхождение, исследователями, нам наиболее отмеченного представляется, что важного признака практически его – всеми использование в документоведении требует ряда уточнений. Во-первых, технический аспект в процессе документирования информации присутствует всегда и определяется уровнем развития техники и технологии в тот или иной исторический период: начиная с примитивных средств письма в виде стиля или калама и заканчивая современной цифровой техникой. Другое дело, что для презентации или воспроизведения некоторых видов документов необходимо использование технических средств, при этом другие виды могут быть презентованы без их использования. В этом случае из состава технотронных документов могут быть исключены машинописные документы, изготовленные в том числе и с использованием персональных компьютеров и принтеров, а также фотодокументы, чья презентация может осуществляться без применения технических средств. Что касается электронных документов, то к технотронным могут быть отнесены только те из них, которые невозможно представить без использования компьютерной техники (например, программы для ЭВМ, базы и банки данных). Во-вторых, в качестве технического признака может быть указано наличие в технологии документирования и последующего использования документа некоего технического запоминающего устройства. В свое время А.А. Кузин и Н.Г. Филиппов отмечали, что сущностью технического документирования является закрепление технологического способа производства и создание в нем запоминающих устройств и средств информации1. Тогда фотопленка и кинопленка, винчестер, оптический диск или дискета могли бы быть определены в качестве такового технического запоминающего устройства, связав полученные при данной технологии документы в единый технотронный вид. Что касается отраслевой научно- технической направленности, то данный признак носит второстепенный, а не главенствующий технические средства характер. Безусловно, записи информации разрабатывались в первую очередь для документирования научно- технической и производственной информации, однако это вовсе не означает, что на них распространяется признак технического происхождения. Использование технического способа документирования в качестве источника по истории науки и техники является исключительно источниковедческим признаком и не может быть отнесено к сущностным признакам. Научно- технической и специальной документации противостоит управленческая, финансовоэкономическая и документация иного отраслевого вида, сложившаяся исторически. Понятие «технотронный документ» активно осваивается различными направлениями документационной науки. В настоящее время сложилось несколько концепций технотронного документа. Объединяющим аспектом этих концепций выступает техническая природа документа, однако по мере развития техники и технологий данный аспект утрачивает свое решающее значение, поскольку при документировании информации все в большей степени используются технические средства. Связь технотронного документа с техническими средствами рассматривается в двух аспектах: вопервых, это связь с новейшими техническими достижениями. Однако такой подход вряд ли может быть использован в документационной науке: в XIX в. это одни технические средства и технологии, в XX в. – другие, а в XXI в. – совсем иные. Таким образом, в каждом из исторических периодов имеются свои виды технотронных документов. Данное понимание не позволяет связать понятие «технотронный» с конкретными видами документов. Во-вторых, это использование технических средств на всех этапах бытования документа: начиная с документирования информации и вплоть до архивного хранения документа. Возможно, определяющим элементом будет выступать использование технических запоминающих устройств. Помимо технического аспекта, раскрывающего сущность технотронного документа, необходимо выделить и другие сущностные черты. В качестве таковых Ф.А. Гедрович предложила лингвистический признак, согласно которому к технотронным документам относятся документы, полностью или частично созданные искусственным языком технически обусловленной формы письменности. Е.А. Плешкевичем был предложен семантический признак, по которому к технотронным документам следует отнести документы, имеющие аналоговую природу. Таким образом, технотронный документ, по сути, противостоит текстовому документу, вне зависимости от его содержания. Как видно из вышесказанного, ни одна из предложенных концепций не может считаться завершенной и лишенной противоречий. Вероятно, окончательно противоречия будут сняты после определения места технотронного документа во всем документном массиве и соотнесения технотронного документирования с нетехнотронным. Очевидно, что в практической деятельности специалисты сталкиваются не только с технотронными документами «в чистом виде», многие документы имеют синтетический характер. Поэтому ближайшей задачей является снятие противоречий и разработка практической деятельности. классификационных критериев для Учебный модуль 2. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве Можно назвать три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве: Подготовка документов с использованием электронных технологий осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов. Электронная передача информации - используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства. Электронная регистрация поступления документов в систему -предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм. Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует. Рекомендации о направлениях исследований в области ЭД и электронных технологий Таким образом, предлагаемый мною подход заключается в том, что на современном этапе - по крайней мере, в ближайшие пять лет первоочередное внимание следует уделять не проблемам “электронного документа”, а использованию электронных технологий в традиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению: · сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности · основания разделения подлинников и копий · ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД · на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, практического использования методиках и сбора и т.п. документах информации о для недостатках разработок. В частности, целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6.10.4-84 и подготовить Методические рекомендации от имени ВНИИДАД (можно даже Временные методические рекомендации) по применению электронных технологий в делопроизводстве. Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, в принципе, следующим: · терминология, соответствующая международной · условия признания юридической силы документа на машинном носителе; действующие нормативные акты, позволяющими пользование электронными документами · случаи обязательного использования бумажного документа, аналогичного электронному (например, в документах по личному составу персональных данных, а также документах постоянного и долговременного хранения, обеспечивающих права граждан и др.) · порядок удостоверения электронного документа; способы удостоверения: ЭЦП, сопроводительное письмо или удостоверяющий документ и его реквизиты. · использование факсограмм, электронной почты, документов, полученных по Интернет; юридическая сила изображения документа на экране · передача электронных документов на архивное хранение в сопровождении бумажного аналога или наоборот · ограничение применения документов в электронной форме (виде), например, при направлении извещений, свидетельств, приглашений и т.п. гражданам; при выдаче гражданам медицинских документов. На данном этапе необходимость сохранения обязательных реквизитов письменных документов для электронных документов, имея в виду, что в большинстве случаев они будут преобразованы в бумажную форму. При использовании электронных технологий обеспечить сохранение формы документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу. Обязательность бумажного подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения и документов, обеспечивающих права граждан. Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования ЭД, что и происходит в практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах. Электронный документооборот в организации Всю совокупность реально существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы: - документы, для которых электронная форма существования будет, является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка); - документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов. В настоящее время расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта - это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социальнопсихологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения. Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению. Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота. Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы. Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота - как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации. «Практика показывает, что необходим ряд этапов во внедрении корпоративных систем и электронного документооборота (1-й этап решаются вопросы организации внедрения системы; на 2-ом - определяются виды и разновидности документов, затем предполагается масштабное использование функций электронного документооборота)» Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации//Делопроизводство. 2003. №2. С. 15. Можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов документооборота: - документооборот внутри организации; внешние коммуникации организации. В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации. Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Возможно, осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение. Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск. Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный поиск в базе данных. Также при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст. Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы. Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. прикрепляются Если к файлы электронным исходящих и регистрационным карточкам распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа. Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Сочетания использования электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов. Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом. Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии электронные образы с установленными которых вводятся категориями в документов, корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатке на бумажном носителе. Таким образом, работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов организации. электронного документооборота сотрудниками Учебный модуль 3. Материальные носители изображений С появлением в конце 1830-х гг. фотографии, во второй половине 70х XIX в. - звукозаписи, и в конце прошлого века – кинематографа, значительно расширилось представление о технотронных документах как о документах, для создания и воспроизведения которых необходимы технические средства и аппаратура. Постоянно развивающаяся методика и технология фотографии, звукозаписи, кинематографии, телевидения и других, в том числе современных коммуникативных систем, позволяет рассмотреть технотронные документы как постоянно развивающиеся во времени и пространстве документальные системы, находящие свое проявление в различных формах выражения, и отражающие различные стороны деятельности человека, развития культуры и производства. Создаваемые таким способом документы получили название аудиовизуальных, то есть содержащих звуковую и изобразительную информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования Обычно они рассматриваются как комплекс, так как весьма схожи по технике воспроизведения и создания, по характеру содержащейся информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относят: фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах. Фотодокумент – это документ, созданный фотографическим способом. Появление фотодокументов относят к 1-ой половине 19 века и связывают с изобретением фотографии. Фотография – это совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах посредством воздействия на них света и последующей химической обработки. Изобретение фотографии – это результат трудов ученых многих поколений из разных стран. Одной из предпосылок создания фотографии стала камера-обскура (тѐмная комната), свойство которой заключается в том, что луч света, проникая в неѐ сквозь небольшое отверстие, оставляет на плоскости рисунок предметов. Еще одной предпосылкой стало изобретение очков в XIII веке. была снабжена В результате этого камера-обскура двояковыпуклой линзой и стала использоваться для механической зарисовки предметов. Решающей предпосылкой стали достижения в химии. В XVIII веке была обнаружена светочувствительность растворов солей брома и железа, а в начале 19 века был открыт основной закон фотохимии. В соответствии с ним на вещество могут химически действовать только лучи, которые поглощаются этим веществом. Первое в мире фото удалось сделать французу Ж.Н. Ньепсу в 1826 году. Он же создал и первый фотографический аппарат. Другим соотечественником Ньепса Л.-Ж.М. Дагером впервые был сделан снимок со сравнительно высоким качеством изображения на галоген - серебряном слое. В дальнейшем фотография развивалась по пути английского изобретателя В.Ф.Г. Тальбота, открывшего негативно-позитивный процесс. В 1835 году ему удалось получить первый в мире негатив и позитивный отпечаток с него на бумаге. В России первые фотографические изображения были получены в 1839 году академиком Ю.Ф. Фрицше. В дальнейшем происходило постоянное совершенствование процессов фотодокументирования. Сразу же после своего появления фотография получила широкое распространение и применялась в различных сферах человеческой деятельности: в политике, культуре, науке, искусстве и других. С фотографией тесно связано развитие отраслей, которые занимаются технической обработкой информации: картографии, полиграфии, репрографии. Фотодокументам отводится важная роль в СМИ. Они являются важнейшим историческим источником. Кроме того, фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских удостоверениях и т.п. Применение микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. Результатом стало появление документов на микроформах. Это фотодокументы на плѐночном или ином носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники (микрокарты, микрофильмы, микрофиши, ультрамикрофиши). С фотодокументированием тесно связано кинодокументирование, появившееся благодаря изобретению фотографии. Кино – это, по сути, фотография в движении. Родословная кино также уходит вглубь столетий. Ещѐ древнегреческий учѐный Птолемей обратил внимание на способность человеческого глаза задерживать в течение нескольких секунд зрительные впечатления. Другой предпосылкой стало изобретение «волшебного фонаря». Принцип его действия был известен ещѐ древнеегипетским жрецам и стал востребованным в середине 19 века. В основу конструкции «фонаря» положен вращающийся круг с нанесенными рисунками. С помощью зеркал передавалось изображение на экран. Однако решающими стали успехи в областях науки и техники, достигнутые к концу 19 века: − изобретение хронофотографии (покадровой съемки последовательных фаз непрерывного движения); − использование ленточного перфорированного носителя изображения; − осуществление проекции изображения непрерывного движения на экран; − создание механизма прерывистого движения светочувствительной плѐнки в процессе съѐмки и при кинопроекции. В результате уже в 1880-е годы были изобретены первые киносистемы. Разработку одной из таких систем осуществил француз О.ЛеПренс, первым применивший гибкую целлулоидную светочувствительную ленту и частоту съѐмок, составляющую 16 кадров в секунду. Исследования активно проводились и в других странах: Англии, США, Германии. Однако рождение кинематографа в дальнейшем оказалось связанным с именами братьев Люмьер, которым в 1895 году удалось не только осуществить киносъѐмки, но и впервые организовать публичный показ фильмов. До конца 19 века французами было снято около 2 тысяч фильмов, ставших первыми в мире кинодокументами. Первой киносъѐмкой в России была съѐмка коронации Николая Второго в 1896 году. В том же году в Санкт-Петербурге был открыт первый в нашей стране кинотеатр. Вскоре кинохроника в России получила довольно производства широкое развитие. Со временем на основе хроникально-документальных съѐмок выросла отечественная художественная и научно-популярная кинематография. В процессе кинодокументирования создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из планов, кадров, а также звуковой составляющей, то есть органически сочетают в себе текстовые, шумовые, музыкальные и изобразительные компоненты. В кинодокументах находят отражение самые различные события и факты действительности. Не случайно на протяжении вот уже более чем ста лет кинодокументы широко применяются для фиксации информации в различных областях науки и техники, политической, социально- экономической, культурной жизни. Многие тысячи метров киноплѐнки в жанре кинохроники и кинопублицистики стали своеобразной летописью отечественной и мировой истории. Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию. Впервые попытки создания видеозаписи были предприняты в далеком 1927 году англичанином Бэрдом для записи видеосигналов механического механической записи на телевидения. видеопластинку Это наподобие была система существовавшей тогда обычной грамзаписи. В 1950-е годы с распространением электронного телевидения для видеозаписи первоначально также использовались методы звукозаписи. К тому времени таких методов было три: магнитный (в магнитофонах), механический (на грампластинках), фотографический (в кинофильмах). Однако наиболее перспективным оказался разработанный в 1956 г. в США принцип поперечно - строчной записи на магнитную ленту. Широкое внедрение в видеотехнику цифровых методов и твердотельных матриц вместо электронно-лучевых трубок видеокамер привело к появлению цифровых и твердотельных видеомагнитофонов. В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нѐм с помощью видеозвукозаписи. Хотя видеофонограмма создаѐтся на принципиально ином в техническом, технологическом и материальном отношении носителе информации, тем не менее, в документоведении и источниковедении она причисляется к одной из разновидностей кинодокументов. Следует заметить, что несмотря на свою важность, фото-, кино-, видеодокументирование даѐт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего к форме того или иного события, явления, объекта, процесса. Фотографии, кинокадры и видеодокументы, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и следственные связи между ними. процессов, раскрывать причинно - Еще одним видом технотронных документов являются фонодокументы. Попытки создания аппаратов, которые могли бы воспроизводить звуки, предпринимались еще в Древней Греции. В IV-II веках до н. э. там существовали театры самодвижущихся фигурок – андроидов. Движения некоторых из них сопровождались механически издаваемыми звуками, складывающимися в мелодии. В эпоху Возрождения был создан целый ряд различных механических музыкальных инструментов, воспроизводящих в те или иные мелодии: шарманок, музыкальных шкатулок, ящиков, табакерок. В Средние века были созданы большие комнатные часы с музыкальным механизмом, издающие бой в мелодической последовательности тонов или исполняющие небольшие пьесы. В 1807 году физик Т. Юнг сумел впервые закрепить следы колебаний звука на закопченной бумаге. В 1857 году Скотт создал фоноутограф – аппарат для записи звуковых колебаний, передаваемых через воздух. Только в 1877 г., то есть спустя 70 лет, американскому изобретателю Т.А. Эдисону удалось создать аппарат, который получил название фонограф. С помощью него производилась не только запись, но и воспроизведение звука: сначала на валике с оловянной фольгой, а затем на восковом валике. Параллельно в других странах велись разработки иных способов механической звукозаписи. В частности, француз Шарль Кро предложил идею, а немец Э. Берлинер осуществил на практике запись звука не на вращающийся цилиндрический валик, а на цинковый диск. Таким образом, в 1888 г. был изобретѐн граммофон. С диска оказалось гораздо удобнее делать копии, чем с фоновалика, поэтому вполне закономерно, что фонограф постепенно был вытеснен граммофоном. Со временем на смену граммофонам пришли электропроигрыватели, где вращение пластинки со скоростью осуществлялось с помощью небольшого электродвигателя. С их появлением существенно улучшилось также качество записи и воспроизведения звука. Теоретически, способ механической фиксации звуковых колебаний был известен давно, но только в последней четверти XIX века удалось реально создать прибор, позволяющий не только зафиксировать, но и воспроизводить звук. Практически одновременно это сделали Шарль Кро и уже упоминавшийся Томас Эдисон. И тот и другой использовали носитель из мягкого материала (воск или фольга) и мембраны с металлическими иглами. Приоритет Т.Эдисона был в том, что он сумел наладить его промышленное производство, что способствовало массовому распространению этого способа звукозаписи. Механическая звукозапись – это система записи звука посредством изменения формы носителя при механическом действии на него. Механическая запись – первая система звукозаписи. Еще в начале 19 века при изучении звуковых сигналов физики стали записывать колебания некоторых источников звука. Первоначально такие записи предназначались только для визуального изучения и не воспроизводились. В 1877 году Ш. Кро впервые научно принципы записи звука на барабан и еѐ последующего воспроизведения. Фонограф довольно быстро завоевал популярность, особенно среди специалистов, заинтересованных в фиксации живого звука – фольклористов, этнографов, искусствоведов. В России фонограф появился в 1878году, когда компания Эдисона организовала демонстрационные записи и фонографические концерты в Москве. Первоначально изобретение Эдисона воспринималось с недоверием. В России первого владельца фонографа осудили на три месяца тюрьмы за демонстрацию «механического зверя». Однако вскоре преимущества и выгоды нового способа документирования признали. Одними из первых пользу звукозаписи увидели коммерсанты. Они стали рекомендовать фонографы завещателям наследства, для высказывания предсмертной воли без оформления письменных завещаний. При многих достоинствах (компактность, сравнительная простота использования) фонограф имел и серьѐзный недостаток – невозможность тиражирования фоноваликов, так как они быстро теряли уровень звучания при их перезаписи. Этот фактор сильно задерживал распространение звукозаписи. Указанный недостаток был преодолен с изобретением граммофона и грампластинки. Разработка инженера Э.. Берлинера стала серьезным скачком в истории звукозаписи. Ее суть заключалась в использовании более совершенного и стойкого носителя - металлического граморигинала, получаемого путем гальванической обработки воскового диска, на котором механическим путем фиксировалась информация. С граморигинала тем же способом изготавливались матрицы, служившие для печатания тиражей грампластинок. звуковых Теперь записей. грампластинок появилась возможность Технологическая компенсировалась массового сложность простотой в выпуска производства эксплуатации звукозаписывающего устройства – граммофона. С появлением грампластинок и граммофонов началось массовое распространение звукозаписи (в первую очередь бытовой сфере). Это определило характер записей – подавляющее большинство из них составляли музыкальные и эстрадные произведения различных жанров. Граммофоны на первых порах охотно приобретались владельцами трактиров для привлечения с их помощью в свои заведения посетителей. Трудно переоценить значение изобретения звукозаписи для развития культуры. Уже впервые десятилетия существования отечественной грамзаписи, начало которой в России было положено в 1899г., удалось записать и тем самым сохранить для потомков голоса многих выдающихся деятелей культуры, искусства, политиков, учѐных и т.д. На фоновалики в начале века были записаны, в частности, голоса Л.Н. Толстого, А.П.Чехова, ряда известных артистов, а на Западе – выступления рейхсканцлера Германской империи О. Бисмарка, английского премьер-министра У. Гладстона, молитвы папы Римского Льва XIII. Впервые граммофон был продан в России еще в 1895 году и очень быстро завоевал широкую популярность. Зарубежные производители увидели в этом удобную возможность проникновения на российский рынок. Он быстро и прочно оказался захваченным ими. В страну хлынул поток пластинок, что привело к очень жесткой конкурентной борьбе. Чтобы привлечь российского потребителя фирмы шли на различные ухищрения: в рекламных целях всячески расширялся репертуарный диапазон записей, велась борьба за увеличение длительности звучания дисков за счет увеличения их диаметров, использовалась откровенная фальсификация и т.д. В конечном итоге, побеждали те фирмы, которые отказались от ввоза пластинок из-за рубежа, перенеся свои производственные базы непосредственно в Россию и наладив выпуск граммофонных пластинок с российским репертуаром. Наиболее крупными из них были фирмы «Граммофон», «Пате», «Экстрафон», «Сирена Рекорд» и др. В России первый граммофон фабричного производства был изготовлен в 1897 году. По некоторым данным первые записи русских артистов были осуществлены в Германии компанией «Эмиль Берлинер Граммофон» в 1898 году, когда были выпущены грампластинки исполнителей цыганских романсов и народного хора под управлением С. Медведевой. К рубежу веков грампластиночное производство оформилось в специфическую отрасль промышленности, при удачной постановке дела приносящей немалые прибыли. Сложился определенный рынок грамзаписей со своими приоритетами и спецификой. В общественную жизнь вошло явление, получившее название «граммофонный мир». В нашей стране производство отечественных грампластинок началось в 1902 году с пуском в Риге заводов «Граммофон» и «Зонофон». Появлялись и первые робкие ростки отечественного граммофонного бизнеса. Война 1914 – 1918 гг. способствовала укреплению позиций российских фирм, так как производственные базы, принадлежавшие компаниям с немецким капиталом, были конфискованы в пользу российских владельцев. Октябрьская революция 1917 года положила конец деятельности всех частных граммофонных компаний в России, заводы и фабрики по производству пластинок были национализированы. Первоначально, немногие действующие граммофонные фабрики были подчинены Наркомпроду, но уже в 1919 году они передаются в ведение Центрального управления учета, распределения и распространения произведений печати (Центропечать), в котором создается специальный отдел «Советская пластинка». В сложных экономических условиях начала 20-х годов производство пластинок шло в весьма ограниченных объемах, причем приоритетными были записи политического, агитационного характера. С 1922 года граммофонным делом ведало объединение «Грампластинка» в системе Наркомпроса, которое занималось не только производством, но распределением и сбытом звуковой продукции. В 1924 году эти функции были Музтрест, одной из задач которого являлось руководство грампластиночным производством. В связи с реорганизацией управления хозяйством страны в 1933 году при Наркомтяжпроме создается Государственный трест граммофонно - пластиночной промышленности (Грампласттрест), на который специальным постановлением Совнаркома СССР были возложены задачи реконструкции и развития всей этой отрасли. В этот период значительно возрастают общественные потребности в звуковой информации, что предъявляет новые требования и к технической и к организационной стороне дела. На рубеже 20-х – 30-х годов было обращено внимание и на проблему сохранения звукового исторического наследия, хотя с решением ее все обстояло весьма неоднозначно. В 1930-е гг. А.Ф. Шориным был сконструирован аппарат для механической записи звука на киноплѐнку, получивший название «шоринофон». Механическая звукозапись на протяжении многих десятилетий была основным способом фонодокументирования, пока не уступила место магнитной звукозаписи. Историю отечественной магнитной записи звука, вероятно, надо писать с 1942 г., когда Н. Рабинович разработал первый ленточный магнитофон. В нем использовалась четырехголовочная строчная запись, в определенном смысле предвосхитившая первый формат магнитной видеозаписи. Уже в 1944 г. под руководством И. Горона началось конструирование устройств профессиональной магнитной записи. Были созданы два магнитофона: МАГ-1 с подмагничиванием постоянным током и МАГ-2 с высокочастотным подмагничиванием. Эти разработки вели А. Вроблевский и В. Пархоменко. Московский экспериментальный завод выпустил более 70 магнитофонов МАГ- 2. Ими оснащались дома нашей страны. Позже на смену пришли усовершенствованные аппараты МАГ-3 (разработчик И. Морев) и МАГ-4 (Э. Дыскин). В 1945 г. Н.Рабинович разрабатывает первый отечественный студийный магнитофон СМ-45. Образец этого устройства был изготовлен в 1948 г. Почти до конца сороковых годов радиовещание в нашей стране использовало механическую запись звука и тонфильмы (запись на фотопленки, аналогичная используемой в звуковом кинематографе тех лет). Первым отечественным профессиональным стереомагнитофоном была модель МЭЗ-41. Затем появился переносной аппарат МЭЗ-29, стереомагнитофоны для передвижных записывающих станций и репортажный магнитофон МЭЗ-60. Модели МЭЗ-101, 102, 109 появлялись по мере совершенствования конструкции. Все они - аппараты воспроизведения. Модель МЭЗ-115 была специально предназначена для реставрации записей, а МЭЗ-205 с головкой предварительного считывания для монтажа. Магнитофоны МЭЗ поставлялись в Болгарию, Ирак, Румынию, Северную Корею, Монголию, Афганистан, на Кубу, во Вьетнам и другие страны. Первый массовый бытовой магнитофон, точнее приставка, МП-1 был разработан в 1954 г. С. Шифриным и В. Островским. Промышленность выпустила около 60 тыс. таких аппаратов. Основной проблемой магнитной записи оставался износ магнитных головок. Срок службы сердечников магнитных головок составлял всего150 – 200 часов. Первые профессиональные многодорожечные магнитофоны появились в семидесятые годы. Они позволяли одновременно записывать на магнитную ленту большое число (до 24 и более) сигналов на ленту шириной в один или два дюйма. Такая система произвела подлинную революцию в записи и обработке музыкальных произведений с большим числом исполнителей. Стало возможным записывать отдельно инструменты и инструментальные группы больших симфонических оркестров, вокалистов. В 1979 году создали совершенно новый носитель информации, заменивший грампластинку, – оптический диск для записи и воспроизведения звука. По сравнению с механической звукозаписью он имеет целый ряд преимуществ – очень высокую плотность записи и полное отсутствие в процессе записи и воспроизведения. С помощью лазерного луча сигналы записываются на вращающийся оптический диск цифровым методом. В результате записи на диске образуется спиральная дорожка, состоящая из впадин и гладких участков. В режиме воспроизведения лазерный луч, сфокусированный на дорожку, перемещается по поверхности вращающегося оптического диска и считывает записанную информацию. При этом впадины считываются как нули, а ровно отражающие свет участки – как единицы. Цифровой метод записи обеспечивает практически полное отсутствие помех и высокое качество звучания. Высокая плотность записи достигнута благодаря возможности сфокусировать лазерный луч в пятно размером менее 1 мкм. Это обеспечивает большое время записи и воспроизведения. На смену существующим компакт-дискам приходит новый стандарт носителей информации – DVD. На вид они ничем не отличаются от компакт- дисков. Их геометрические размеры одинаковы. Основное отличие DVD-диска – гораздо более высокая плотность записи информации. Он вмещает в 7-26 раз больше информации. Новый стандарт DVD определен таким образом, что будущие модели будут разрабатываться с учетом возможности воспроизведения всех предыдущих поколений компактдисков. CD- и DVD-оптические диски стали первыми цифровыми носителями и накопителями информации для записи и воспроизведения звука и изображения. Учебный модуль 4. Материальные носители кино- и видео- изображений. Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы от хранилищ с остальными документами. В целях противопожарной безопасности при работе с документами на нитрооснове запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при перемотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 метров в минуту, допускать трение о поверхность оборудования, подвергать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздействию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере возможности переводятся на триацетатную основу. Немаловажную роль в хранении технотронных документов играет температурно-влажностный режим (данные для каждого вида документов представлены в таблице 1). Таблица 1 – Температурно-влажностный режим Вид документа Температура, град. C Относительная влажность воздуха, % черно-белые Цветные черно-белые Цветные Нитрооснова не выше +10 не выше -5 40 - 50 40 – 50 Безопасная основа не выше +15 не выше -5 40 – 50 Документы на кинопленке: 40 - 50 Фотодокументы: Стекло не выше +15 не выше -5 Пленка не выше +15 не выше -5 40 - 50 40 – 50 Фотобумага не выше +15 не выше -5 40 - 50 40 – 50 Документы на магнитной ленте и дисковых носителях +8 - +18 45 - 65 Кино-фото-фоно-видеодокументы должны храниться на металлических стеллажах при условии их размагничивания и замыкания контура стеллажа – соединения металлических частей стеллажа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудованием являются деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки. Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки, кассеты соответствующего размера упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические коробки. Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона. Микроформы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты соответствующего размера и размещаться в коробках, папках, другой вторичной упаковке. Учебный модуль 5. Материальные носители звуковой информации и механической звукозаписи С 1 июля 1996 г. введен в действие стандарт России ГОСТ 7.69-95 "СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения". Стандарт представляет интерес для работников телевидения и радио, архивистов и специалистов других отраслей науки и техники, органов научно-технической информации, специалистов библиотечного и издательского дела. Терминология аудиовизуальных документов используется в средствах массовой информации, в архивном деле, на всех этапах библиотечной и информационной работы, начиная с комплектования, учета, обработки, организации и хранения фондов и заканчивая обслуживанием исследователей и научно-методической работой. Правильное применение терминов необходимо соблюдать во всей архивной и библиотечной документации, в учебных методических и справочных изданиях. С появлением новых видов аудиовизуальных документов, развитием теоретической мысли будет совершенствоваться и стандарт. В 1983 г. Международной организацией по стандартизации ISO (International Organization for Stardatization) был утвержден Международный стандарт ISO 5127 "Документация и информация. Термины и определения. Часть 11. Аудиовизуальные документы" (далее ISO 5127-11), который практически в первоначальном виде был переутвержден в 1987 г. Странойразработчиком данного стандарта являлась Дания. Все страны, в том числе СССР, единодушно проголосовали за утверждение стандарта. До настоящего времени не было стандарта России, обобщающего термины и определения основных видов аудиовизуальных документов (существовали и продолжают действовать узковедомственные, отраслевые стандарты и словари), хотя необходимость в нем назрела из-за того, что аудиовизуальные документы стали в больших количествах появляться не только в архивных учреждениях, но и в библиотеках, информационных центрах и других местах, где о таких документах знали лишь понаслышке, четко не представляя номенклатуры носителей. Кроме этого, необходимо было установить точную, научно обоснованную терминологию в области документов этого вида, удовлетворяющей принципу однозначного соответствия терминов и выражаемых ими понятий; зафиксировать современный уровень знания и технического развития; обеспечить сопоставимость научно-технической терминологии на национальном и международном уровнях; обеспечить взаимосвязанное и согласованное развитие лексических средств, используемых в информационных системах; выявить и устранить недостатки терминологии, используемой в документации и литературе. Госстандарт РФ и ВНИИ кодирования и информации (ВНИИКИ) (который является "законодателем" терминов и определений в области документации и информации) в начале 1990-х гг. предложили Главархиву разработать аналогичный национальный стандарт, одновременно выразив настоятельную просьбу в том, чтобы стандарт ISO 5127-11, после соответствующей экспертизы научно-исследовательскими учреждениями Росархива, Роскино, Гостелерадио и ВИНИТИ, был бы принят целиком как стандарт класса СИБИД (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу). Эта работа была поручена РНИЦКД; в 1991 г. Росархивом и Госстандартом РФ было утверждено Техническое задание на разработку стандарта. При разработке первого варианта стандарта было обнаружено, что состав стандарта ISO (английская и французская версии) не отвечает определениям многих терминов, принятых в качестве стандартных и используемых в практике работы учреждений нашей страны. В связи с этим был проведен всесторонний анализ терминов в области аудиовизуальных документов, разработанных в системах Госкино (стандарты класса У00), Гостелерадио, Министерства культуры [1-7]. Кроме этого, при разработке проекта ГОСТ мы использовали "Словарь современной архивной терминологии социалистических стран" (1982-88 гг), энциклопедию "Фотокинотехника" (1981 г.), "Политехнический энциклопедический словарь" словарь" (1986 (1989 г.) и г.), "Советский другие издания энциклопедического и справочного характера. При разработке первого варианта национального стандарта структура была заимствована из стандарта ISO, но определения почти всех терминов были тщательно откорректированы, проверены или даны заново. 71% определений терминов (20 из 28) были сформулированы заново, остальные 8 терминов из стандарта ISO были исключены в связи с расплывчатой формулировкой, неточным толкованием аудиовизуальным или документам из-за терминов, (например, не относящихся термины к "Видеолента", "Кинопленка", "Ленточный носитель звука"). В первую редакцию проекта стандарта было включено 66 терминов и определений. Среди новых терминов и определений: "Лаковый оригинал фонограммы", "Компакт-диск", "Негатив изображения", "Контратип" и др. Первая редакция проекта ГОСТ содержала 2 приложения, относящихся к терминам и определениям кино- и фототехнике, микрографии, хранению аудиовизуальных документов ("Термомагнитная запись", "Электрофотография", "Фонотека", "Фильмотека" и др.). Проект ГОСТ был разослан на отзыв в 33 организации, в том числе в органы стандартизации Госкино, Министерства культуры, Гостелерадио, в учреждения, имеющие непосредственное отношение к терминологическим аспектам аудиовизуальных документов, являющиеся пользователями стандартных терминов. На первую редакцию проекта стандарта было получено 19 отзывов, содержащие 82 замечания и предложения, из которых 52 было принято, а 30 отклонено. Замечания и предложения, не учтенные при доработке проекта стандарта, относятся к следующему: ввести термины и определения способов записи видеодокументов (эти термины не являются объектом стандартизации); исключить термины, определения которых уже даны в отраслевых стандартах Госкино и относятся к кинодокументам (определения этих терминов были уточнены во 2-ой редакции ГОСТ и даны применительно к аудиовизуальным документам). Вторая, окончательная редакция проекта ГОСТ была разослана на согласование в 4 организации, являющиеся разработчиками стандартов на термины и определения в системе "Документация и информация" (ВИМИ, ГРБ, НПО "ВКП", ВИНИТИ). Со всеми перечисленными организациями окончательная редакция стандарта была согласована. После получения оформленного проекта ГОСТ Госстандарт РФ рассмотрел присланные материалы и принял решение о повышении статуса стандарта и направил его на утверждение в Межгосударственную комиссию по сертификации, стандартизации и качеству стран СНГ в г.Минск. Однако, в связи с внутриполитическими проблемами и необходимостью дополнительного согласования со странами СНГ утверждение стандарта затянулось и лишь в сентябре 1995 г. он был утвержден, получил наименование ГОСТ 7.69 -95 "СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения" и введен в действие с 1 июля 1996 г. Этот же стандарт был представлен в виде национальной версии известного стандарта ISO 5127-11 на 28-ой сессии Технического комитета 46 ISO, состоявшейся в г. Оттава в мае 1995 г. Стандарт ISO 5127-11 разработал подкомитет 3 (ПК3/ТК46) "Термины и определения". В результате внимательного рассмотрения Российского стандарта и последующего обсуждения на заседании ПК3 принял следующую резолюцию: "Принять Российский стандарт в качестве основы для пересмотра англо-французской версии стандарта ISO 5127-11. Просить Россию представить к декабрю 1995 г. в ТК46 полный перевод ГОСТ 7.6995 на английский язык". На следующей, 29-ой сессии ТК 46 ISO, состоявшейся в г.Осло в мае 1996 г., участникам встречи ISO/NC46/SC3 3 проф. П.Ларсен (председатель ПК 3) выразил благодарность за представленные Российской стороной материалы и предложил принять резолюцию о том, чтобы содержание российского стандарта было полностью учтено при разработке проектов новых Международных стандартов ISO по терминологии. Члены Подкомитета 3 (ПК3) вынесли решение о подключении Российской стороны (включения в состав рабочей группы) к разработке проектов стандартов ISO 5127-2 "Словарь. Документы и части документов" и "Словарь. ISO 5127-11 Аудиовизуальные документы". Разработка этих стандартов ведется Германией, Данией и Великобританией (профессорами M.Roper, P.Port и P.Larsen). Правильное применение терминов - вопрос нашей профессиональной культуры. Исходя из того, что ГОСТ 7.69-95 важен для специалистов архивного дела, работников радио и телевидения, библиотек и информационных центров, подробнее остановимся на том новом, что появилось в нем по сравнению с ранее действующими нормативнотехническими документами. Разработке стандарта предшествовали научные исследования в области типологии терминов по аудиовизуальным документам. Эти исследования позволили дать четкие определения новых терминов, уточнить дефиниции ранее принятых, вывести из стандарта термины, обозначающие узкоспециальное значение. разновидности В стандарт документов, введены термины, имеющих широко применяющиеся в архивной практике и на телевидении. Сократилось количество недопустимых для применения синонимов терминов. С одной стороны, это свидетельство о том, что за последние 20 лет стандартизованная терминология хорошо внедрилась в сознание и документы. С другой стороны, разработчики подошли к оценке существующей практики словоупотребления с более реалистических позиций. Именно поэтому стандартизованы термины кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Снят необоснованный запрет на применение термина слайд, который стал обобщающим, собирательным понятием для фотодокументов на позитивной пленке. Новый стандарт состоит из вводной части, 6разделов и алфавитных указателей содержащихся в нем терминов на русском языке и их эквивалентов. В первом разделе "Общие понятия" определены общие термины аудиовизуальных документов. В последующих 4 разделах термины разделены по классам, в основе которых лежит или один классификационный признак - целевое назначение или комплекс признаков. В разделе "Вспомогательные средства" содержатся основные понятия средств, применяемых для намотки или удерживания документа. Этот комплекс находит широкое применение в архивном деле и в практической работе. Ниже приведено содержание стандарта ГОСТ 7.69-95 "СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения" ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ Аудиовизуальный документ - Документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования. Примечание. Документ может также содержать текстовую информацию. Фонодокумент - Аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию. Видеодокумент, видеофонограмма - Аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи. Кинодокумент - Аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом кинофильме - также звуковую информацию). Фотодокумент Аудиовизуальный - документ, содержащий информацию,зафиксированную на нем посредством фотографической техники предметы в виде отдельных фотоизображений. Документ на микроформе - Фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники. ФОНОДОКУМЕНТЫ Оригинал грамофонной пластинки - Фонодокумент на металлическом дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную посредством одного из видов механической звукозаписи. Граммофонная матрица - Фонодокумент на металлическом дисковом носителе в виде негативной копии оригинала граммофонной пластинки, предназначенный для тиражирования граммофонной пластинки. Граммофонная пластинка, грампластинка - Фонодокумент на дисковом носителе из пластмассы, полученный прессованием, штамповкой или литьем. Лаковый диск - По ГОСТ 13699-91. Лаковый оригинал фонодокумента - Фонодокумент на лаковом диске, с которого гальванопластическим способом изготовляют первый металлический оригинал фонограммы. Первый (металлический) оригинал (фонограммы) - По ГОСТ 1369991. Второй (металлический) оригинал (фонограммы) - По ГОСТ 13699-91. Третий (металлический) оригинал (фонограммы) - По ГОСТ 13699-91. Фонодокумент на компакт-диске. КИНОДОКУМЕНТЫ Кинофильм - Кинодокумент на пленочном носителе, представляющий собой совокупность последовательных фотографических изображений (кадров), объединенных общим сюжетом и предназначенных для воспроизведения на экране при помощи проецирования. Негатив кинодокумента - Кинодокумент на негативном пленочном носителе, полученный в результате киносъемки и последующей химикофотографической обработки. Позитив кинодокумента - Копия кинодокумента, полученная в результате печати с негатива изображения на позитивной кинопленке и последующей химико-фотографической обработки или: Документ на обращаемой кинопленке, полученный в результате киносъемки и химико-фотографической обработки. Промежуточный позитив кинодокумента - Копия кинодокумента, полученная с негатива изображения и предназначенная для тиражирования кинофильмов. Контратип - Копия кинодокумента, полученная с промежуточного позитива и предназначенная для тиражирования кинофильмов. Рабочий позитив кинодокумента Копия - кинодокумента на позитивной кинопленке, отпечатанная с негатива или контратипа для проведения монтажных работ по изготовлению рабочей копии кинодокумента. Рабочая копия смонтированная из кинодокумента монтажных Копия планов кинодокумента, рабочего позитива, синхронизированная с фонограммой и предназначенная для монтажа негатива изображения. Позитивная копия кинодокумента Копия - кинодокумента с изображением и фонограммой на одной позитивной кинопленке. Эталонная копия кинодокумента Копия - кинодокумента, отпечатанная с с негатива и утвержденная в качестве образца. Контрольная копия кинодокумента - Копия кинодокумента, отпечатанная с контратипа и утвержденная в качестве образца для тиражирования кинофильмов, изготовляемых с данного контратипа . ФОТОДОКУМЕНТЫ Фотонегатив - Фотодокумент на прозрачном носителе, представляющий собой единичное негативное изображение объекта, предмета, явления и полученное с помощью технических средств фотографии на негативной пленке после съемки и химико-фотографической обработки. Фотопозитив, фотоотпечаток - Копия фотодокумента, полученная печатью с фотонегатива на фотобумагу или фотопленку с последующей химико-фотографической обработкой. Голограмма - Фотодокумент, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную посредством голографической техники. Слайд - Фотодокумент в виде единичного позитивного изображения на прозрачном пленочном носителе, предназначенный для просматривания на просвет или проецирования на экран. Стереослайд - Фотодокумент в виде пары позитивных изображений на прозрачном пленочном носителе, который при рассматривании в стереоскопическом устройстве обеспечивает объемное изображение ДОКУМЕНТЫ НА МИКРОФОРМАХ Микрокарта - По ГОСТ 13.0.002-84. Микрофильм - По ГОСТ 13.0.002-84. Микрофиша - По ГОСТ 13.0.002-84. Ультрамикрофиша - Микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СРЕДСТВА Сердечник - Цилиндрическая деталь, на которую наматывается кинопленка или магнитная лента. Катушка - Сердечник с закрепленными на нем круглыми дисками (щеками), предохраняющими кинопленку или магнитную ленту от повреждения и облегчающими работу с кинопленкой или магнитной лентой. Кассета - Катушка или пылевлагозащитная коробка для намотки или перемотки кинопленки или магнитной ленты. Апертурная карта - По ГОСТ 13.0.002-84. Джеккет - По ГОСТ 13.0.002-84. ГОСТ 7.69-95 создан, трудная задача формирования терминосистемы аудиовизуальных документов решена. Но гораздо труднее добиться внедрения стандарта в практику повседневной работы. Изучение и освоение стандарта позволит специалистам радио и телевидения, информационных органов, архивистам и библиотечным работникам повысить свой профессиональный уровень, расширить кругозор и поможет правильно применять на практике термины по аудиовизуальным документам. Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в конденсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала. Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку. При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акклиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях – до 3 суток, для фотодокументов и микрофиш сутки при температуре 20 + 3 °С и влажности воздуха 35–15%. В процессе хранения документы проверяются на их техническое состояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов. В ходе хранения документов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных и консервационных работ. Документы очищаются от пыли и укрепляются. Документы на магнитной ленте очищаются, перематываются с целью снятия внутренних напряжений, возможна замена пересохших и коробленных склеек, оформление магнитной ленты защитным магнитным слоем. Документы на дисковых носителях обрабатываются антистатиком. Граморигиналы фонодокументов могут проходить электрохимическую очистку. Библиография 1. Аполлонова Л.П., Шумова Н.Д. Механическая звукозапись. – М., 1978. – 232 с. 2. Волков-Ланнит Л.Ф. Искусство запечатленного звука. – М., 1964. 3. Гедрович Ф.А. Технотронные документы – результаты технически обусловленных форм письменности // Вестник архивиста. − 1998. − № 12− С. 71–73. 4. Дьяконов И.М. Письмо // Лингвистический энциклопедический словарь − М.: Советская энциклопедия, 1990. 5. Калашников А.А. Очерк развития техники механической записи звука // Труды института естествознания и техники. – М., 1959. – С. 175-178. 6. Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: РУДН, 2004. – 288 с. 7. Магидов В.М. Технотронные документы и архивы: Проблемы архивоведения и источниковедения // Вестник архивиста. ‒ 1998. − № 2 − С. 30−37. 8. Майстрович Т.В. Электронный документ как объект библиотечного дела. ‒ М.: Пашков дом, 2004. ‒ 248 с. 9. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. − 1964. − № 2. 10.Отле П. Библиотека, библиография, документация: Избранные труды пионера информатики. ‒ М.: Пашков дом, 2004 11.Тельчаров А.Ф. Архивоведение. Конспект лекций. М: Приор– издат, 2004. 12.Храпченко М.Б. Природа эстетического знака // Вопросы философии. – 1976. − №3 − С. 90–107. 13.Швецова-Водка Г.Н. Книга понятий и Документ: соотношение // Книга: Исследования и материалы. М., 1994. 14.Швецова-Водка Г.Н. Типология документа: Нач. пособие. для студ. Киев, 1998. 15.Швецова-Водка Г.Н. Некоторые дискуссионные вопросы типологической классификации документов // Книга: Исследования и материалы. М., 2002. – С. 186−202.