Справочно-информационные документы. Составление актов и протоколов.

Лекция 4. Тема: Справочно-информационные документы. Составление актов и протоколов. 1. Акт. 1) Формуляр и структура текста. 2) Разновидности актов. 3) Основания составления акта. 4) Особенности оформления актов проверок, сдачи приема выполненной работы. 2. Протокол. 1) Формуляр и структура текста. 2) Разновидности протоколов. 3) Правила протоколирования. 4) Приложения к протоколу. 5) Особенности протоколирования заседаний коллегиальных исполнительных органов, собраний, совещаний. Акт. --- Акт (от лат. actus «действие») — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни. Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций: • Ревизии и различные исследования. • Инвентаризация. • Испытание новой техники. • Передача ТМЦ. • Передача дел новому руководителю. • Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства. Формуляр и структура текста. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов. Формуляр-образец документа – модель построения формы док-та, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры. Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр – формуляр конкретного документа. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицир-ой формы док-та или бланка док-та. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Разновидности актов. Основные виды нормативных актов подзаконного характера в России делятся на: общефедеральные акты (указы и распоряжения Президента РФ, постановления правительства, приказы министерств и ведомств) акты субъектов федерации (местные конституции, уставы, а также законы, принимаемые законодательными и исполнительными органами власти региона) муниципальные законы (распоряжения, решения или постановления, принимаемые мэриями, городскими советами и аналогичными структурами) Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы: • О списании активов. • О приеме-передаче активов/работ/документов. • О проверках техники/ итогов работы. • Об осмотрах. • О нарушениях в сфере трудовой дисциплины. • Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом. • Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения. • Об испытаниях оборудования/образцов. • О ликвидации учреждения. • О ревизии/инвентаризации. • О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев. Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.   Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: − временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.), -  постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.) Формуляр и структура текста. В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты: полное наименование организации или предприятия; • название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата; индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам); место составления; заголовок; • текст; • подписи. Дополнительными реквизитами протокола являются: • наименование структурного подразделения; • гриф утверждения; • отметка о наличии приложений; место (помещение, офис) и время проведения заседания; • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании; • дата подписания протокола; • способ голосования (открытое, тайное, заочное). Задание: 1. Составить ответ на вопрос. • Основания составления акта. • Особенности оформления актов проверок, сдачи приема выполненной работы. 2. По предоставленному образцу составить протокол заседания Вашей организации. 3. Решение тестовых задач. 1) Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?  1. О направлении студентов на семинар 2. Студенты направлены на семинар 3. Семинар 2) Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?  1. Директор       Подпись           О.И. Петрова 2. Зам. директора         Подпись О.И. Петрова 3. И.о. директора, зам. директора   Подпись  О.И. Петрова 3) Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя? 1. Да. 2. Нет. 4) Какое письмо заверяется печатью?  1. Гарантийное письмо. 2. Коммерческое предложение. 3. Письмо-просьба. 5) Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?  1. Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз. 2. Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз. 3. Приложение: на 3 л. в 1 экз. 6) Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?  1. Да. 2. Нет.